Валентина Клавдеева

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Ведение любого бизнеса невозможно представить без поставщиков. Особенно важно обеспечить собственную, действующую на постоянной основе, сеть постоянных поставок для производственного сектора. Продуктивное сотрудничество с поставщиками зависит от умения руководства грамотно выбирать контрагента, вести переговоры и уметь договариваться на выгодных условиях.

Виды поставщиков и виды расчетов с ними

Вне зависимости от размеров компании и вида деятельности, все поставщики делятся на несколько типов:

  1.  Производители товара (работы / услуги). Как правило, это официальные представители компании-производителя либо торговые агенты. Такие поставщики предпочитают крупный либо мелкий опт и практически не реализуют товар в розницу. Возможны расходы на доставку и транспортировку товара в силу большой удаленности поставщика.
  2. Дистрибьюторы – организации, выступающие в роли посредников. Закупают партии товаров у производителей и хранят их на своих складах. Цены устанавливают выше первоначальных, однако есть возможность купить товар в единичном количестве или мелкими партиями, разных торговых марок или же разных производителей.
  3. Импортеры. Поставщики товаров иностранных государств. Предполагаются расчеты в иностранной валюте, большая территориальная удаленность и, следовательно, большие расходы на доставку и транспортировку. Поставки товара большими партиями либо же эксклюзивный товар, зачастую дорогостоящий. Цены на товар зависят от среднемировых цен на аналогичную продукцию, колебаний курса валют, страхование груза и иных факторов.

Взаиморасчеты с поставщиками могут осуществляться в следующих формах:

  1. Денежная (наличные или безналичные расчеты). Правила проведения денежных расчетов регулирует Центробанк РФ. Если расчеты производятся в валюте других государств, конвертируйте их по курсу рубля ЦБ РФ на дату совершения операции. Не забудьте отчитаться в банки за совершенные операции согласно законодательства о валютном регулировании и валютном контроле.
  2. Неденежные формы предполагают товарообменные (бартерные) операции. При этом цена товара по таким сделкам определяется согласно ст.40 НК РФ.

Варианты расчетов в денежной безналичной форме:

Аккредитив. Сумма денег в счет оплаты поставки, определенная условиями договора, резервируется на банковском счете покупателя под конкретные договор и поставку товара. При совершении поставки поставщик предоставляет в банк пакет документов, подтверждающий соблюдение условий договора, и банк перечисляет банку поставщика денежные средства. При такой форме расчетов поставщик уверен в получении денег от покупателя, а покупатель получает товар с соблюдением условий договора, причем контроль операций возложен на кредитную организацию. Данный вид расчетов применяется зачастую в начале взаимоотношений, когда уровень доверия контрагентов друг другу минимальный. Для постоянных поставщиков данный вид расчетов не актуален.

 Акцепт. Позволяет контролировать выполнение условий сделки. Поставщик выставляет платежное требование (акцепта). Покупатель оплачивает его в течение 2-3 рабочих дней (предварительный акцепт) либо немедленно (последующий акцепт). Далее покупатель имеет право отказаться от оплаты. Происходит это в случае, если поставка была осуществлена без одобрения покупателя, товар был поставлен не в полном объеме или произошла замена ассортимента, по более высокой, чем в договоре, цене и т.д. Отказ может быть полный либо частичный. Все товары по отказам по оплате хранятся у покупателя для дальнейшего распоряжения поставщика.

Платежные поручения. Самый распространенный вид безналичных расчетов. Покупатель направляет в свой банк распоряжение перевести определенную сумму денег в счет оплаты товара (работы/услуги). Причем платежные поручения применяются для оплаты налогов, взносов в фонды, расчетов с персоналом и т.д. Поручение считается выполненным, когда денежные средства поступают на расчетный счет получателя.

Вексель. Отсроченная оплата за поставленные товары, также используется как залог для выдачи банковского кредита. Вексель предполагает обязательства заемного типа. Сроки платежа по векселю могут быть разные: в конкретный день, в срок до определенной даты, по предъявлении, через некоторое время после его предъявления. Проценты по начисляются только на векселя со сроком платежа по предъявлению, либо же через некоторое время после его предъявления. Проценты по векселю с установленным сроком платежа не начисляются. Обязательства должника снимаются в день оплаты по векселю. Если оплата частичная, на векселе делается отметка с указанием даты и суммы.

Плановые платежи. Производятся с определенной периодичностью и в определенных суммах. Расцениваются, как авансы поставщикам и не предполагают привязку к какой-либо поставке. Характерны для долгосрочных договоров с постоянными поставщиками. Обязательным условием таких взаиморасчетов считаются составление актов сверки расчетов ежемесячно (ежеквартально).

Для автоматизации расчетов с поставщиками, помимо «1С:Бухгалтерии» можно использовать, например решение «1С:ERP Управление предприятием», в котором для этого предусмотрен специальный блок.

Документальное оформление операций с поставщиками

При осуществлении расчетов по поставке товара (оказанию работы/услуги) требуется оформить следующие документы:

Договор с поставщиком. В зависимости от вида это может быть договор купли-продажи, поставки партии товара, договор мены (бартер), договор комиссии, поручения, агентский договор, оказания возмездных услуг, хранения, аренды (лизинга), подряда, перевозки и транспортировки, хранения товара и т.д. Каждый из них имеет свои особенности, и регулируются разными нормами ГК РФ. В договоре устанавливаются права и обязанности каждой из сторон.

Так, согласно договору купли продажи, товар передается от поставщика к покупателю в обмен на обязанность оплатить за него оговоренную сумму денег. В документе четко прописывается товар, его комплектация и характеристики, сроки и условия поставки и оплаты.  По договору мены покупатель обязуется вместо денег предоставить товар в собственность. Простыми словами, компании обмениваются продукцией собственного производства. Если в договоре нет оценки товара – они считаются равноценными.

По договору оказания возмездных услуг поставщик оказывает услуги, а покупатель обязуется их принять и оплатить. По договору аренды объекты передаются во временное пользование, право собственности не передается. По истечении срока аренды переданный объект возвращается поставщику. 

Платежные документы. Бланки строгой отчетности или кассовые (товарные) чеки. Этими бумагами подтверждается факт оплаты. При расчете наличными средствами оформляются кассовые (товарные) чеки, при безналичной оплате – платежные поручения (требования).

Счет для оплаты. Считается соглашением, по которому поставщик устанавливает цену за товар (работу, услугу), а покупатель соглашается на нее путем оплаты поступившего счета. Не имеет четко регламентированной формы, однако должен содержать реквизиты банковского счета поставщика для оплаты, номер договора, сумму с указанием НДС и т.д. Подпись руководителя на счете не обязательна согласно 402-ФЗ, поскольку документ не устанавливает никаких требований к покупателю.

Накладная или товарный чек. Оформляется при реализации как физическим, так и юридическим лицам в двух экземплярах. Суммы поставки, номенклатура и количество должны совпадать с указанными в счете-фактуре. Работники поставщика (материально-ответственные лица) подписывают документ при отпуске товара со склада с указанием даты отгрузки. Принимающая сторона также должна поставить свои подписи на двух экземплярах и один из них передать обратно поставщику.

Акт выполненных работ. Первичный учетный документ, подтверждающий выполнение работ и оказание услуг. Также составляется в двух экземплярах и содержит подписи каждой из сторон. В нем указана информация о видах услуг, стоимости с учетом НДС, сроках проведения.

Счет-фактура. Документ призван контролировать вычеты по НДС. Заполняется одновременно с товарными накладными или актами выполненных работ, в том числе при выдаче авансов поставщику. Обязателен для всех плательщиков НДС. Вместо счета-фактуры можно заполнять УПД – универсальный передаточный документ, заменяющий собой товарную накладную и счет-фактуру.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Минфин утвердил для расчетов с поставщиками одноименный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Следует отметить, что счет является активно-пассивным, а это значит, что остаток (сальдо) на конец периода может отражаться как по дебету, так и по кредиту счета. Отсюда и нюансы отражения задолженности в бухгалтерской отчетности – задолженность со счета 60 может быть показана как в активе, так и пассиве баланса в зависимости от ее вида. 

Так, выданные авансы по будущим поставкам отразите по дебету счета, а возникшую задолженность за полученные ранее сырье и материалы (а также работы и услуги) отразите по кредиту. Будет сформирована либо дебиторская, либо кредиторская задолженность.

К счету 60 открываются субсчета, на которых аккумулируются данные по разным операциям. Так, для расчетов по выданным авансам предназначен субстчет 60.2, по договорам с поставщиками – субсчет 60.1. Могут быть отдельные субсчета, если в компании предполагаются расчеты в иностранной валюте (для каждой валюты обособленно).

Мы рассмотрим два первых субсчета, которые используются всеми компаниями – 60.1 по взаиморасчетам с поставщиками и 60.2 расчеты по авансам выданным. Бухгалтерские проводки будут следующими:

Дебет

Кредит

Хозяйственная операция

60.2

50, 51, 52

Перечислена предоплата поставщику в счет будущих поставок/оказании услуг, выполнения работ в рублях либо иностранной валюте

08, 10, 20, 25, 26, 41, 44

60.1

Отражаются поступившие материалы, сырье, товары, объекты основных средств  и т.д.

60.1

60.2

Зачет сумм ранее выданных поставщику авансов в счет погашения собственной перед ним задолженности

19

60.1

Отражается «входной» НДС по счету-фактуре, предъявленный в стоимости поставки

60.1

50, 51, 52

Погашена задолженность перед поставщиками

Бухгалтерский учет указанными проводками не ограничивается. Мы показали только типовые операции по учету поставок товара. По дебету счет 60 может корреспондировать со счетами 07, 10, 50, 51,52, 60, 62, 66, 67, 71, 76, 79, 91, по кредиту – со счетами 07, 08, 10, 11, 15, 19, 20-29, 44, 60, 76, 79, 91, 94, 97. 

Важно! Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» строится в разрезе каждого контрагента и каждого договора. Аналитический учет должен раскрывать информацию по каждой операции согласно каждого счета на оплату. 

Анализируя данные по счету учета взаиморасчетов с поставщиками, вы узнаете:

  • о каждом счете на поставку товара (работе/услуги), которые были предъявлены поставщиком, но не оплачены вами;
  • суммах выданных вами авансов в счет будущих поставок;
  • просроченных суммах оплаты за ранее осуществленные поставки;
  • неотфактурованных поставках;
  • расчетах (и авансовых платежах) с поставщиками в иностранной валюте и т.д.

Взаимозачеты при расчетах с поставщиками

Если обе стороны сделки должны друг другу по одному или нескольким договорам, они могут списать долги путем зачета взаимных требований в сторону меньшего долга. Данная схема разрешена законодательством (подробнее ст. 410 ГК РФ). Специальной формы для оформления нет, однако документ, на основании которого осуществляются бухгалтерский учет, должен содержать все необходимые реквизиты. Рекомендуем оформить его согласно закону о бухгалтерском учете 402-ФЗ. Акт зачета взаимных требований должны содержать информацию о сумме по каждой поставке и договоре, по которым производится зачет обязательств с каждой стороны.

Важно! В ст.411 ГК РФ описаны случаи, когда зачет взаимных обязательств невозможен. Так, нельзя зачесть требования по выплате алиментов, списанной задолженности по истечении срока давности, о пожизненном содержании, причинении вреди жизни и здоровью и т.д.

На что обратить внимание директору

Чтобы не иметь головной боли при работе с поставщиками необходимо придерживаться нескольких правил:

  1. Заключайте договор. Без него не провести оплату, не начислить налогов. Однако речь не об этом. Составьте договор максимально подробно, с учетом всех возможных ситуаций, так вы обезопасите себя при возникновении спорных ситуаций. Не забудьте – договор должен быть выгодным для обеих сторон сделки.
  2. На заключайте договор только с одним контрагентом – на рынке существует много поставщиков, которые могут предоставить вам аналогичный товар по более выгодным ценам.
  3. Торгуйтесь. За хороший объем заказов вам могут предоставить хорошую скидку. Хороший шанс сократить свои расходы.
  4. Правильно выбирайте схему оплаты. Если у вас есть свободные денежные средства, можете перечислить аванс. Планируете поступление денег после реализации товара – выбирайте отсрочку оплаты.
  5. Рекламная продукция. Для продвижения собственного товара поставщики зачастую предлагают бесплатные образцы, плакаты, иную рекламную продукцию. Так вы сможете сократить собственные расходы на продвижение товара.
  6. Не бойтесь заключать договоры с поставщиками из других регионов или стран. Стоимость сырья и качество могут быть более приемлемыми.
  7. И, конечно же, следите за качеством товара в поставках. Обязателен пересчет каждой партии при приемке. Так вы уменьшите количество брака и сможете предъявить претензии поставщику. Не забывайте все документировать в присутствии представителей поставщика либо же предоставлять фото и видео подтверждения недостачи.
Расчеты с поставщиками – важная составляющая жизни каждой компании. Правильный подход и организация взаимодействия с контрагентами – залог ее успешной работы. Правильно выбирайте поставщиков, заключайте договоры и не забывайте о документальном оформлении каждой операции – так вы избежите споров с контрагентами и налоговыми инстанциями.
© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.