Валентина Клавдеева

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Системы автоматизации бизнеса становятся все более актуальными и востребованными. Они позволяют быстро и оперативно решать текущие задачи, адаптируются к изменениям в компании, минимизируют издержки и повышают эффективность работы. Что такое автоматизация бизнес-процессов, какие цели и задачи достигаются за счет внедрения, читайте в статье.

Автоматизация бизнес-процессов – это…

Автоматизация бизнес- процессов – это совокупность средств, программ и приемов, помогающих оптимизировать использование ресурсов компании и минимизировать процессы, которые мешают наращивать продуктивность. Сюда можно включить и само внедрение и последующую эксплуатацию этих устройств и программ.

На практике с понятием автоматизации знакомы немногие. Большинство компаний ведут свою деятельность стихийно, не рассматривая ее как систему, которой можно и нужно управлять. В ходе работы возникают ситуации, которые не влекут за собой каких-либо улучшений, а лишь усложняют производственные процессы, приводят к ненужным тратам и расходам. 

Всего этого можно избежать, если автоматизировать часть рутинной работы, упростить некоторые процессы. Прежде всего, требуется провести глубокий анализ работы предприятия, выявить слабые места, а также процессы, нуждающиеся в доработке и оптимизации. Поэтому автоматизации предшествует большой и трудозатратный подготовительный этап. 

Цели и задачи, назначение

Единственная стратегическая задача автоматизации на сегодняшний день выглядит, как стремление улучшить действующее положение компании, привести ее к идеалу, когда все работает слаженно, как часы и удается избежать финансовых, временных и иных потерь. 

Далее рассмотрим цели второго уровня. 

Упорядочить и ускорить бизнес-процессы

Проще говоря, лишнее – убрать, нужное – наладить. Для этого необходимо решить задачи:

  • сокращения времени на операцию;
  • определения и разграничения процессов на этапы, назначения ответственного, закрепление за ним обязанностей;
  • определения максимальных и минимальных сроков для каждой операции.

Так все бизнес-процессы становятся прозрачными, отлаженными, имеют ответственных лиц, которые стремятся сделать свою работу максимально эффективной.

Экономия ресурсов

Если компания вкладывается в автоматизацию бизнес-процессов, это означает некоторые траты на покупку и отладку программного обеспечения и оборудования. Однако, эти расходы с лихвой покрываются за счет экономического эффекта от оптимизации – в результате сокращения времени и ресурсов на единицу операции увеличивается объем производства, сокращается себестоимость продукции – и как следствие увеличивается прибыль. 

Управление предприятием

Автоматизация процессов в компании позволяет:

  • заказчикам – получать в нужном количестве высококачественный продукт, своевременное и качественное обслуживание;
  • работникам – повысить эффективность работы, достигать индивидуальных запланированных показателей, разграничивать уровни ответственности и минимизировать конфликтные ситуации внутри коллектива;
  • работодателю – оценивать и анализировать результаты деятельности предприятия в целом и каждого из сотрудников, а также контролировать и влиять на конечный результат бизнес-процесса.

Инструменты автоматизации

Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать. 

Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.

Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».

Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.

Все инструменты можно разделить на несколько категорий:

Бухгалтерские

Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».

Для управления проектами

Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ»

IT-проектирование

Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Управление продажами

Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8»

Этапы автоматизации

К автоматизации бизнес-процессов нужно подходить системно. Весь процесс автоматизации включает четыре этапа. 

Анализ и планирование

Этот этап предваряет всю работу по автоматизации. Для начала компания должна оценить свои возможности и определить потребности – что нужно автоматизировать, чего хотим добиться. Также важно получить представление о том, как работает тот или иной процесс. Без понимания этих моментов автоматизировать бизнес-процессы будет неэффективно – зачастую такие траты будут осуществляться впустую либо не приведут к желаемым, запланированным результатам.

На данном этапе важно определиться с инструментами воздействия, которые дадут наилучший эффект, применительно к тому или иному процессу. Также выбираем тип автоматизации – опять же, исходя их потребностей и целей конечных пользователей. Нет необходимости кардинально менять бизнес-процессы. Речь идет о модернизации уже существующих процессов, которые являются привычными – их нужно только усовершенствовать и доработать.

Внедрение

Настраиваем выбранные технологии, определяемся с функциями, распределяем доступы к системе, обучаем персонал, распределяем ответственности и т.д.

Интеграция

Автоматизированные бизнес-процессы нужно интегрировать в уже существующую систему на предприятии. Иными словами – автоматизация бизнес-процесса проходит тестирование. Как новые процессы впишутся в общую схему работы предприятия, не приведут ли к сбоям в работе – эти и другие вопросы требует оценки и анализа на данном этапе.

Сопровождение и обслуживание

Это заключительный этап – поиск «узких» мест, пробелов в работе автоматизированной системы, которые нуждаются в доработке или корректировке. Все недостатки системы подлежат исправлению. Важно! Система нуждается в периодической проверке на актуальность бизнес-процессов, корректировке, обновлении. Поскольку предприятие развиваются, появляются новые продукты, технологии производства, рынки сбыта – все это нужно учитывать. Автоматизация бизнес-процессов – это система, которая нуждается в постоянной техподдержке и обновлении.

Преимущества

Автоматизация бизнес-процессов может быть одной из ключевых составляющих стратегии развития компании, обеспечивая ей достижение запланированных ключевых показателей и стабильный рост. Перечислим основные преимущества внедрения и эксплуатации различных автоматизированных программ и проектов:

Управление клиентской базой

Автоматизированная система даст возможность получить доступ к информации о любом клиенте, истории заказов, текущем состоянии расчетов с ними, а также напомнит о необходимости связаться с ним для решения текущих вопросов. Актуально для компаний, имеющих большое число заказчиков.

Сокращение ручной работы

В любой компании есть бизнес-процессы, которые совершенно никак не влияют на результаты ее работы. Фактически, без них можно обойтись – что и предлагает сделать автоматизация бизнес-процессов. Так, парой кликов можно настроить автоматическую рассылку писем, напоминаний о встрече, благодарственных писем и поздравлений к празднику.

Ускорение принятия решений по текущим вопросам

Сокращается время на обсуждение, переговоры. Теперь не нужно организовывать встречу и собрание – можно решить вопросы на онлайн-конференции или путем переписки в общем чате.

Аналитика

Автоматизированные системы позволяют быстро и с максимальной точностью отслеживать объемы продаж по отделам и работникам, корректировать их загруженность, планировать продажи в перспективе. Данные по состоянию отдела продаж можно получать в режиме реального времени, что упрощает и ускоряет процесс принятия решений по корректировке работы с покупателями.

Эффективные коммуникации

Большинство коммуникаций унифицируются – разработан алгоритм, как поступать работнику в той или иной ситуации. Меньше времени на принятие решений, меньше сбоев в работе.

Снижение ошибок

Речь о минимизации влияния человеческого фактора. Машины более точны, как при принятии решения, так и при осуществлении операций. Автоматизировать можно любой бизнес-процесс без исключения, начиная от закупок и продаж, заканчивая системой обучения, анализа данных и планирования деятельности, разработки стратегии

Есть ли исключения?

Как и в любой системе, есть процессы, которые не подлежат автоматизации. Например, ситуации, когда необходимо коллективно принять сложное решение. Машина будет искать алгоритм и выстраивать цепочку связей. Человек чаще действует интуитивно или принимает решение на основе своих умозаключений – ему проще оценить ситуацию и принять комплексное решение, чем машине. Но не стоит думать, что в этом случае машина не будет являться полезной – она предоставляет подробную отчетность, которая позволит принять решение руководству.

Также существуют процессы, которые не имеют четкой структуры или часто меняются. В этом случае автоматизировать их невозможно.

Частые ошибки при проведении автоматизации бизнес-процессов

После внедрения автоматизированной системы возникают нередко проблемы следующего характера:

Вид программы неинформативный или сложный для восприятия

Когда пользователю сложно воспринимать информацию с экрана монитора – часто интерфейс программы не выводит нужную информацию сразу – ее нужно искать. Возникают сложности с доступом.

Работники не готовы к новому

Персонал категорически отказывается работать по-новому, им удобнее и привычнее старый уклад. В этом случае необходимо проводить собрания, организовать обучающие курсы, стимулировать к новым методам работы.

Нет отдачи

Когда новая система не предоставляет возможности отследить эффект от ее внедрения и применения.

Жесткий алгоритм

Если система не предполагает вариативности при принятии решения или изменении процесса. Такие подходы не являются гибкими, система не адаптируется к изменениям в условиях работы и зачастую бывает бесполезна. 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.