Инвентаризация: можно ли провести удаленно, как передать на аутсорс и что изменится из-за ФСБУ 28/2023

Удаленная инвентаризация склада: возможна ли и каковы особенности

Удаленная инвентаризация возможна. Минфин разрешил такой формат в конце 2016-го, когда про COVID-19 и не слыхали. А когда услыхали, то удаленный способ остался единственно возможным, чтобы одновременно:

Сейчас страсти по ковиду улеглись, но у некоторых компаний есть обособленные подразделения. Иногда работников там так мало, что полноценную инвентаризационную комиссию не создать, а командировать сотрудников из головного офиса дорого. Удаленная проверка становится отличным решением такой проблемы. Но у нее есть особенности. Давайте разберемся какие.

Это вторая статья на нашем сайте про инвентаризацию. Если хотите узнать, как правильно организовать процесс пересчета активов и какие технические новинки его ускоряют, то читайте материал «Инвентаризация склада: как провести, какими документами оформить и каких ошибок избегать.

Какая нормативка разрешает удаленную инвентаризацию

Про то, что удаленная инвентаризация возможна, написано в законе «О бухучете» и в нескольких письмах Минфина. Обобщили подробности в таблице 1.

Таблица 1. Какая нормативка разрешает удаленную инвентаризацию

Подытожим:

О том, в каких именно, расскажем дальше.

Как узаконить удаленную инвентаризацию внутри компании

Чтобы утвердить удаленный формат проверки, пропишите его в любом из внутренних регламентов. Это могут быть:

Вот как это можно сделать.

Учетная политика. В блоке, где описываете сроки проведения плановых инвентаризаций, отметьте, что проверка возможна в дистанционной форме. Заодно укажите:

Эксперты советуют прописать в учетной политике оба формата – традиционный и удаленный, а конкретный вариант будете указывать в приказе. Вот пример формулировки из учетной политики:

«Инвентаризация может проводиться:

Формат проверки, применяемый в конкретном случае, определяет директор в приказе об инвентаризации».

И еще момент: к примеру, раньше в вашей учетной политике дистанционная инвентаризация не оговаривалась, а теперь вы внесли дополнение про нее. По НК РФ оно вступит в силу лишь с 1 января следующего года (ст. 313 абз. 6). Поэтому до завершения текущего года фиксируйте дистанционный способ в приказе.

Приказ об инвентаризации. В нем для конкретной проверки укажите:

В разгар COVID-19 главной причиной было соблюдение локдауна. Теперь это может быть экономия денег на командировках сотрудников туда, где находятся удаленные склады.

Если вы используете унифицированную форму приказа ИНВ-22, то доработайте ее под себя, ведь в ней нет готового блока про онлайн- или оффлайн-способ подсчета активов.

Положение о проведении инвентаризации. Иногда в компаниях составляют такой регламент. По сути, это часть учетной политики, которую оформили отдельным документом. Раз так, то ничего нового мы тут не напишем, а посоветуем воспользоваться подсказками для учетной политики.

Как происходит удаленный пересчет активов

Дистанционная инвентаризация проходит по такой схеме. Кто-то из членов комиссии и материально ответственное лицо приезжают на склад. Член комиссии будет все пересчитывать. А материально ответственный должен присутствовать очно на основании п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Член комиссии со склада подключается к Zoom, Skype или другому сервису видеосвязи. Это же делают остальные члены комиссии, которые находятся в офисе или дома.

Член комиссии считает активы и записывает их количество в инвентаризационную опись. Остальные участники наблюдают за процессом. При этом ведется видеозапись пересчета.

По итогам проверки в дополнение к описи составляются:

Это стандартные документы, которые составляются для оффлайн- и для онлайн-проверки. Подробности о том, зачем нужен каждый из них и как его заполнить, читайте в статье «Инвентаризация склада: как провести, какими документами оформить и каких ошибок избегать».

Как видите, ничего сложного и необычного. Главное, чтобы была стабильная видеосвязь и осталась запись процесса на тот случай, если налоговики засомневаются в реальности инвентаризации.

Аутсорсинг инвентаризации складов: можно ли передать процесс на сторону

Для инвентаризации склада можно позвать аутсорсеров. Есть немало специализированных компаний, которые оказывают такую услугу. Давайте разберемся, чем они хороши, сколько денег берут и как подходят к организации процесса.

Если интересно узнать о преимуществах аутсорсинга в целом и бухгалтерского в частности, тогда почитайте наши статьи:

В чем плюсы инвентаризации на аутсорсе

Мы насчитали семь преимуществ для аутсорсинга инвентаризации. Сперва покажем на схеме, а потом опишем текстом.

Первое – результат инвентаризации объективен. Сотрудники аутсорсера посчитают все как есть, потому что им не для чего искажать реальность. Им некому угождать или мстить в вашей компании, ведь ни друзей, ни врагов у них тут нет.

Второе – результат инвентаризации быстр и точен. Аутсорсеры разрабатывают свои методики для быстрого подсчета товаров. Они автоматизируют процесс и обучают сотрудников слаженной работе. Им самим выгодна скорость, ведь оплата идет не за время, а за количество проверенных активов. А точность результата – это их репутация на рынке.

Третье – руководство экономит время на организации процесса. Инвентаризация начинается с назначения членов комиссии и сроков проверки. Но кто-то из штатных сотрудников может не захотеть считать активы на складе, а сроки иной раз срываются. А еще нужно правильно оформить кучу документов, сопровождающих инвентаризацию. Если отдадите процесс на аутсорс, то разом решите все такие проблемы.

Четвертое – штатные сотрудники не отвлекаются от основных обязанностей. Если склад большой, то инвентаризация может длиться несколько дней. В это время штатные сотрудники, которых записали в члены комиссии, не занимаются основной работой. Потом им придется ее наверстывать, из-за этого стрессовать и, возможно, ошибаться. Ничего такого не будет, если склад проверяют сотрудники сторонней компании.

Пятое – не меняется график работы склада. Сотрудники аутсорсера могут пересчитывать активы ночью или на выходных. Значит, не придется приостанавливать приемку и выдачу ценностей со склада в рабочие часы, как это требуется по правилам проведения инвентаризации.

Шестое – бухгалтеры не переносят вручную данные из описей в учетную программу. Обычно аутсорсеры используют штрихкодирование – наклеивают штрихкоды на товары, а потом считывают их специальным сканером. Так фактическое количество ценностей сразу попадает в учетную систему предприятия или переносится туда по завершении инвентаризации. Когда склад инвентаризируется своими силами, а процесс не автоматизирован, то фактические товарные остатки вручную записываются членами комиссии в описи, а потом так же вручную переносятся бухгалтерами в 1С. Это затратно по времени и чревато ошибками.

Седьмое – с аутсорсинга инвентаризации может начаться автоматизация складского учета. Если до этого вы не использовали штрихкоды, то, насмотревшись на то, как лихо с ними управляются сотрудники аутсорсера, можете решить, что и вам такое надо. А там, глядишь, до RFID-меток и дронов рукой подать. Про их применение во время инвентаризации мы написали в статье «Инвентаризация склада: как провести, какими документами оформить и каких ошибок избегать».

Недостатки у аутсорсинга тоже есть. Из распространенных – это воровство, халатное отношение, разбалтывание конфиденциальной информации. А еще есть незнание специфики вашего производства, которую хорошо бы понимать, если инвентаризируется не только склад, но и незавершенка в цехе. Чтобы посчитать незавершенку, нужно разобраться с нормативами расхода материалов, естественной убылью, технологическими потерями и процентом готовности изделий.

Проблемы первого рода решаются так: ищи́те надежную аутсорсинговую компанию и правильно составляйте договор. Дальше расскажем, что в нем прописать, чтобы минимизировать риски.

Для проблем второго рода подключайте своих технологов, которые помогут аутсорсеру разобраться в нюансах производства, или оставляйте инвентаризацию незавершенки за штатными сотрудниками.

Сколько стоит аутсорсинг инвентаризации складов

Аутсорсинговые компании не всегда выкладывают прайсы в открытый доступ. Часто просят сначала заполнить заявку, а уже по ее данным делают подсчет и присылают сумму потенциальному клиенту. Но мы все же отыскали тех, кто открыто говорит о стоимости услуг. Вышло так.

Таблица 2. Каковая примерная стоимость инвентаризации складов на аутсорсинге

Сами видите, каков разброс по ценам и условиям. Но в любом случае сориентироваться можно. А еще понять, что кто-то меньше чем за 50 тыс. руб. даже со стула не встанет, чтобы инвентаризировать ваш склад.

Что предусмотреть в договоре на аутсорсинг инвентаризации

Эксперты советуют обратить внимание на семь моментов.

Первый – предмет договора. Обстоятельно пропишите:

Чем четче формулировки, тем меньше будет разногласий с аутсорсером. Вот хороший пример для описания предмета договора:

«Исполнитель обязуется провести полную инвентаризацию товаров заказчика, которые хранятся на складе по адресу: г. Псков, ул. Юбилейная, д. 150.

Характеристики склада:

Под полной инвентаризацией в договоре понимается:

Второй – время пересчета активов. Чтобы не закрывать склад на инвентаризацию в рабочие часы, договоритесь с аутсорсером, чтобы его сотрудники считали товары по ночам или в выходные. Пропишите, в какие дни и часы должны приходить сторонние специалисты. Например, так: «Исполнитель обязуется инвентаризировать товары 8 мая 2023 года с 21:00 до 07:00 часов».

Третий – стоимость услуг. Скорее всего, в договоре стоимость будет примерной. Если аутсорсер определяет ее исходя из количества пересчитанных активов, тогда он не может заранее знать, сколько их окажется. Но чтобы не вышло так, что окончательная цена в разы превысит предварительную, предусмотрите два момента:

Четвертый – конфиденциальность. Укажите, что сотрудники аутсорсера не вправе разглашать, какие активы они пересчитывали, как много их было, как организовано хранение, в каком состоянии склад, обнаружились ли недостачи и т.п. Причем сохранить эту информацию в тайне нужно и после окончания договора в течение, допустим, трех лет.

Пятый – контроль за активами. Опишите меры, которые вы предпримете, чтобы работники аутсорсера не украли ваши товары. Обычно это досмотр этих работников вашими охранниками при входе на склад и выходе с него, а еще нахождение охранников на месте пересчета активов. Если аутсорсер надежен, то он пойдет вам навстречу в этом вопросе и не станет противиться даже повышенным процедурам контроля. Вот как их можно прописать в договоре:

«Для сохранности имущества заказчика во время инвентаризации стороны договариваются о следующем:

Шестой – точность подсчета. Зафиксируйте процент ошибки в количестве пересчитанных товаров, который для вас приемлем. Заодно напишите:

Это нужно, чтобы аутсорсер отвечал за некачественную работу. К сожалению, так бывает, если его сотрудники плохо обучены, ленивы или не разобрались в специфике товаров, например, тех, что хранятся насыпью и требуют специальных знаний для определения их объема.

В договоре это можно зафиксировать так:

«По окончании пересчета активов сотрудниками исполнителя проводится контрольный выборочный пересчет одной ассортиментной позиции, которую укажет заказчик. Выборка составляет 10% от общего количества по этой ассортиментной позиции, но не менее 100 единиц. Контрольный выборочный пересчет проводится в присутствии назначенного заказчиком сотрудника.

Отклонение фактического количества при контрольном выборочном пересчете от факта, зафиксированного в инвентаризационной описи, не должно превышать 1%. Если отклонение будет больше 1%, исполнитель обязуется провести повторную полную инвентаризацию товаров заказчика за свой счет. В случае отказа исполнителя от повторной инвентаризации заказчик вправе не оплачивать услуги по данному договору».

Седьмой – передача результатов. Сформулируйте, что вы посчитаете результатом инвентаризации и как хотите этот результат получить. Пишите четко и конкретно, чтобы потом не спорить с исполнителем из-за размытых и двусмысленных формулировок. Вот пример:

«Не позднее последнего дня договорного срока исполнитель обязан:

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: что изменилось по задумке Минфина

С 16.04.2023 действует бухгалтерский стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Сейчас его можно применять по желанию, а с 01.04.2025 он станет обязательным.

Давайте узнаем, что нового в нем появилось в части проверки активов (таблица 3). Заодно сравним с текущими требованиями из Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – МУ).

Таблица 3. Новшества из ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»

Как видите, новый стандарт не содержит ничего революционного. ФСБУ 28/2023 лишь уточняет некоторые моменты и окончательно вводит в правовое поле то, что и так уже существует, к примеру, удаленную инвентаризацию.

Как кажется, что нового можно сказать про инвентаризацию, если эта тема старее поповой собаки? Однако новшества подкидывает сама жизнь. То ковидные ограничения проталкивают работу инвентаризационных комиссий через видеосвязь, которую до этого многие в таком качестве не использовали. То активно развивается аутсорс и становится полно подрядчиков, на которых можно перекинуть пересчет активов. То Минфин дарит новый стандарт как раз по этому вопросу. В статье мы собрали все такие новинки, поэтому теперь «попова собака» выглядит помоложе.

Комментарии 0