Аутсорсинг – это: простыми словами о сути процесса
Аутсорсинг – это передача внутреннего непрофильного функционала внешним специалистам.
Например, организация выращивает овощи на продажу. Главное для нее – это все, что связано с семенами, удобрениями, опылением, поливом и прочей агротехникой. Но еще ведь нужно вести бухучет, платить налоги, судиться с нерадивыми поставщиками, наводить порядок в офисе, ремонтировать автотранспорт.
Резонен вопрос: а нужно ли такое делать самим? Пусть этим занимаются те, кто съел собаку на дебете-кредите, судебных разборках и протирании пыли. В этом и есть суть аутсорсинга: отдаем часть бизнес-процессов сторонним спецам, чтобы сосредоточиться исключительно на том, где спецы – мы сами.
Рынок аутсорсинга: что говорит статистика
Статистика говорит, что рынок аутсорсинга растет. Причем суровые годы ковидных ограничений стали дополнительным стимулом для развития.
Вот несколько интересных цифр про аутсорсинг в России и в мире:
- 731 млрд долл. США – столько могут составить совокупные мировые расходы на аутсорсинг в 2023-м;
- 72% – доля IT-услуг от общей стоимости аутсорсинга в мире;
- более 1 млн человек – ежегодный прирост сотрудников аутсорсинговых агентств в Китае;
- 504 млрд руб. – совокупный оборот рынка кейтеринга в России по итогам непростого для этой сферы 2022-го при темпе роста в 14,6% за год;
- 15,3 млрд руб. – выручка за 2021-й для крупнейших российских компаний, которые занимаются аутсорсингом учетных функций. Рост за год составил 21%;
- 1,9 млрд руб. – оборот юридического аутсорсинга в России за 2021-й. Этот рынок вырос за 2017–2021 гг. в 3,3 раза.
А вот два графика, которые мы перерисовали из исследования «Deloitte Global Outsourcing – Survey 2022». Они про то, какие бизнес-процессы чаще других передаются на сторону.
Все эти цифры-графики мы привели неспроста. Сделали это, чтобы показать: передача части функционала на аутсорсинг – тренд последних лет, который лишь набирает обороты.
И это оправданно, ведь аутсорсинг помогает бизнесу в одной из главных задач – сокращать расходы. Но это не единственная выгода от его применения, есть и другие преимущества.
К слову, прочитать про то, как ужать траты компании, можно в наших статьях:
Виды аутсорсинга: какие процессы обычно передают на сторону
Про виды ауторсинга лучше всего расскажут его классификации. Мы отыскали три подхода и обобщили их в таблице. Заметьте, что они местами пересекаются, а потому не являются взаимоисключающими.
Таблица 1. Какой аутсорсинг существует
|
Вид аутсорсинга |
Его особенности |
|
1 По связи с IT – классификация, которую используют за рубежом |
|
|
1.1 Аутсорсинг информационных технологий (ITO – Information Technology Outsourcing) |
На сторону передаются: · техподдержка сотрудников и клиентов по применяемым или продаваемым программам; · обслуживание IT-инфраструктуры – веб-серверов, систем хранения данных, физических носителей информации; · разработка приложений и программного обеспечения |
|
1.2 Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO – Business Process Outsourcing) |
На сторону передаются операции: · бэк-офиса, связанные с внутренними процессами компании – начисление зарплаты, обработка платежей, наем и обучение персонала и т.п.; · фронт-офиса, связанные с клиентами – обзвон потенциальных заказчиков, обработка заказов, техподдержка покупателей |
|
2 По объему и технологической сложности передаваемых процессов – классификация, которую применила компания Deloitte |
|
|
2.1 Традиционный аутсорсинг |
На сторону передаются простые бизнес-задачи. Например, расчет зарплаты, администрирование сетей, юридическое сопровождение сделок |
|
2.2 Управляемые услуги |
Выходят за рамки традиционного аутсорсинга, так как предполагают сопровождение сложных процессов, приложений или областей бизнеса, где требуются специальные знания. Например, поддержка хостинга или облачных вычислений |
|
2.3 Услуги по эксплуатации |
От управляемых услуг отличаются тем, что: · отношения с аутсорсером становятся труднозаменимым продолжением самой организации. Например, литейное производство на стороне; · услуги аутсорсера содержат значимый инновационный компонент, поэтому дают доступ к уникальному опыту, передовым технологиям и труднодоступным кадрам. Например, пресечение кибератак |
|
3 По видам операций, передаваемых на сторону – классификация, распространенная в российской практике |
|
|
3.1 Бухгалтерский |
На сторону передаются: · начисление зарплаты; · формирование финансовой отчетности по российским правилам и МСФО; · расчет налогов и заполнение деклараций и т.п. |
|
3.2 Юридический |
На сторону передаются: · подготовка договоров с контрагентами; · представительство компании в суде; · оформление документов по реорганизации и т.п. |
|
3.3 Кадровый |
На сторону передаются: · заполнение кадровых документов; · подбор персонала; · сопровождение дисциплинарных расследований и т.п. |
|
3.4 По охране труда |
На сторону передаются: · составление внутренних регламентов по охране труда; · проведение инструктажей по технике безопасности; · организация медосмотров и т.п. |
|
3.5 ИТ-аутсорсинг |
На сторону передаются: · обслуживание компьютеров; · администрирование сетей; · настройка программ и т.п. |
|
3.6 Логистический |
На сторону передаются: · приемка товаров на склад и отгрузка с него; · оформление товарно-транспортных документов; · управление грузоперевозками и т.п. |
|
3.7 Продаж |
На сторону передаются: · формирование клиентской базы; · обзвон потенциальных клиентов и ответы на входящие звонки от них; · прием денег от покупателей, оформление кредитов, рассрочек и т.п. |
|
3.8 Питания сотрудников |
На сторону передается: · доставка готовой еды на обед сотрудникам |
|
3.9 Безопасности |
На сторону передаются: · физическая охрана объектов компании; · контроль за соблюдением сотрудниками рабочего режима; · защита коммерческой тайны т.п. |
|
3.10 Уборки помещений и территорий |
На сторону передается: · ежедневная уборка офиса; · уборка уличной территории; · уход за газонами т.п. |
Эксперты советуют выводить на аутсорс функционал компании, который одновременно соответствует пяти критериям:
- является непрофильным;
- не завязан на особые риски, например, на разглашение гостайны;
- не может стать эффективнее за счет внутренних ресурсов;
- стоит дешевле и оказывается качественнее у сторонних исполнителей;
- относится к сфере, в которой много компаний-аутсорсеров и есть из кого выбирать.
Преимущества аутсорсинга: чем он лучше собственного персонала
Мы насчитали семь выгод от внедрения аутсорсинга. Вот они.
Сокращение операционных расходов
Речь, прежде всего, про траты на сотрудников и обустройство их рабочих мест. К примеру, не придется оплачивать отпуска и больничные. Не нужно арендовать дополнительный офис и покупать ноутбуки. Не потребуется столько воды для кулеров, кофе и туалетной бумаги.
Это из очевидного, но можно копнуть глубже и получить такое:
- уменьшатся траты на наем, обучение и переподготовку сотрудников;
- будет меньше сломанной офисной техники и невзначай прихваченных сотрудниками ручек, карандашей и прочей канцелярии;
- сократится нагрузка на HR-менеджеров, значит, можно перевести их на полставки или вовсе сократить;
- оплата услуг аутсорсеров в принципе окажется меньше, чем зарплата штатных сотрудников с тем же функционалом. Так бывает, когда аутсорсинговая компания привлекает специалистов из регионов с низкими зарплатными ожиданиями.
Прямо скажем: все написанное звучит крайне антисоциально, но тут выбор небольшой:
- или работники с соцпакетами, печеньками и фитнесом за счет компании;
- или прибыльный бизнес, у которого есть резервы для роста.
Идеально, когда получается все это сочетать. Но если нет, тогда аутсорсинг может выручить.
Уменьшение налоговой нагрузки
С зарплаты работников нужно платить страховые взносы и это траты самой компании, а не сотрудников. А с оплаты услуг аутсорсинговой фирмы никаких страховых взносов нет. Более того, если эта компания работает с НДС, и вы тоже, то получится возместить входной налог из бюджета и сэкономить еще и так.
О других способах уменьшения страховых взносов читайте в статье «10 способов законного сокращения зарплатных налогов».
А в этих материалах можете найти идеи по оптимизации других налогов:
Перевод части постоянных затрат в переменные
Тут начнем с рассказа про то, чем постоянные траты хуже переменных.
Постоянные затраты есть всегда, даже если компания ничего не произвела и не продала. Например, амортизация на грузовик начисляется и при нулевой выручке, а зарплату водителю придется платить даже в самый убыточный месяц.
Переменные траты зависят от объемов производства или продаж. Допустим, ваши товары развозит транспортная компания, а вы платите ей за количество рейсов. Она ничего не увезла – вы ничего не заплатили. Выходит, у постоянных трат запросто может оказаться нулевая отдача, а у переменных такого никогда не бывает.
Аутсорсинг – хороший инструмент для превращения постоянных затрат в переменные. Вот еще парочка примеров, как это можно сделать:
|
Постоянные траты |
Переменные траты |
|
Договоры и претензионные письма в компании составляет штатный юрист. Он получает оклад за месяц независимо от того, сколько документов оформил. Зарплату ему начислят, даже если не оформит ни одного |
Договоры и претензионные письма в компании составляет юрист из аутсорсинговой фирмы. По договору с аутсорсером вы платите только за объем сделанной работы и ее сложность |
|
Штатный сисадмин раза два в неделю чинит «вылетевшую» 1С в бухгалтерии. Остальное время зависает в интернете. Зарплату, как и юрист, получит в полном объеме и при любом раскладе – даже если бизнес по уши в убытках |
Компания заключила договор на удаленное сопровождение 1С. Теперь неполадки с программой решаются специалистами через дистанционное соединение с бухгалтерскими ПК. Оплата аутсорсерам зависит от количества таких подключений |
Если хотите получше разобраться в классификации затрат и узнать, как с помощью их деления на постоянные и переменные посчитать точку безубыточности, то вот наши статьи:
Рост качества и эффективности бизнес-процессов
Это продолжение написанного выше, но чуть с иной стороны. Речь ведь не только про то, чтобы сотрудники получали зарплату за работу, а не за протирание штанов. Иногда проблемным может оказаться уровень самих специалистов.
К примеру, ваша компания впервые заключила внешнеторговый контракт. Для штатных юристов и бухгалтеров такая операция в новинку, и они могут ошибиться в формулировках договора, в проводках или подсчете налогов. А в крупной аутсорсинговой фирме всегда найдутся спецы под большинство ситуаций, в том числе нестандартных.
Или тот же сисадмин из штата может не особо разбираться в 1С и от его «починки» программа работает только хуже. Сравните это с возможностью настраивать продукт удаленными руками тех, кто знает его безупречно.
Про то, как оценивать эффективность отдельных ресурсов или бизнеса в целом, мы тоже когда-то писали. Посмотрите, вдруг пригодится:
Возможности масштабирования
Кому легче забраться на гору – тому, кто идет налегке, или тому, кто тащит с собой два рюкзака и три авоськи? Ответ очевиден. И это смысловая параллель с бизнесом – если распылятся на сотни мелких задач, то за ними можно упустить главное. Ну или не упустить, но приползти к этому главному без сил и ресурсов.
Аутсорсинг забирает у компании непрофильный функционал. Поэтому руководители сосредоточиваются исключительно на том, как развивать продукт, какие новые рынки покорять, как сохранять старых клиентов и какими способами привлекать новых.
Иначе придется думать еще и про то, вовремя ли сдали налоговую декларацию, как написать гарантийное письмо поставщику и не заправляет ли водитель личный автомобиль за счет компании. Бухгалтерия, юрист и транспортная компания на аутсорсе напрочь уберут этот «головняк».
Минимизация трудовых конфликтов
Финдир напился, главбух с ним подрался, а завхоз под шумок стащил что-то со склада. Уволить бы их назавтра всех скопом, но тут возникает преграда в виде ТК РФ. Надо ведь все доказать и тщательно задокументировать: что один был пьяным, другой – побитым, а третий – нечистым на руку. Иначе через суд они восстановятся на рабочем месте, а ваша компания еще и заплатит им за моральный ущерб.
А теперь представьте, что в рабочее время напился бухгалтер из аутсорсинговой фирмы. Как минимум это проблемы его руководителя. Как максимум расторгайте договор с одним аутсорсером и ищите нового. Благо, их сейчас полно.
Снижение коррупционных и финансовых рисков
Давайте опять на примере. Допустим, ваш менеджер по закупкам договорился с поставщиком о завышении договорной цены на товары. Поставщик не против, потому что разницу между написанной в договоре и настоящей ценой они с менеджером поделят пополам и рассуют по своим карманам. Это коррупционный риск.
Вы уличили менеджера в таком беззаконии и теперь требуете, чтобы он компенсировал убытки компании из-за завышенной цены. Он не против – куда деваться, когда поймали с поличным. Но по ТК РФ всю сумму ущерба за раз вам с него не взыскать – будете частями удерживать из зарплаты, возможно, много месяцев. Это финансовый риск.
Аутсорсинговая компания в сфере закупок поможет снизить оба риска:
- первый – за счет налаженных процессов внутреннего контроля и пресечения мошеннических схем, которых, возможно, нет в вашей организации;
- второй – за счет страхования своей ответственности перед вами и возмещения убытков в полном объеме и сразу.
Завершим этот пункт данными из уже упомянутого исследования «Deloitte Global Outsourcing – Survey 2022». Вот по каким причинам опрошенные в нем руководители передают процессы на традиционный аутсорс:
Риски аутсорсинга: что может пойти не так
Обычно что-то идет не так в двух случаях:
- специалисты аутсорсера оказываются некомпетентными или непорядочными;
- в договоре не прописываются важные для каждой из сторон моменты и это приводит к склокам с аутсорсером или к претензиям от налоговиков.
Вот пять сложностей, с которыми можно столкнуться.
Аутсорсер разболтал конфиденциальные сведения
На аутсорсе вы даете доступ к своей внутрянке. Например, внешние бухгалтеры узна́ют, кто ваши покупатели, какова себестоимость продукта и как вы формируете цены. Это закрытая информация, о которой конкурентам нельзя знать, а то переманят к себе ваших клиентов или начнут продавать аналогичные товары так дешево, как вы не сможете, и выживут вас с рынка.
Чтобы обезопасить себя, включите в договор пункт о неразглашении коммерческой тайны. Предусмотрите в нем такие моменты:
- перечень сведений, которые нельзя разглашать;
- требование сохранять конфиденциальность, в том числе после завершения договора и внутри аутсорсингового агентства;
- возмещение материального ущерба аутсорсером, если его работники разгласят коммерческую, служебную или иную информацию.
Аутсорсер вовремя не выполнил работу
В зависимости от характера работы для вас это может обернуться серьезными последствиями. Например, вовремя несданная налоговая декларация отсвечивает штрафом и блокировкой расчетного счета, а поздно подготовленное исковое заявление обернется проигрышем в суде.
Главная подстраховка тут в том, чтобы отыскать надежного аутсорсера, а не первую попавшуюся контору, где все по дешевке. Но и договором нужно подстелить себе соломки. Для этого пропишите в нем такие пункты:
- возмещение аутсорсером ваших штрафов и упущенной выгоды, которые возникли из-за его нерадивого специалиста;
- обязанность письменно уведомлять о невозможности выполнить задачу в обозначенный срок;
- указание на причины такой ситуации.
Последний пункт нужен, чтобы понять, из-за кого возник рабочий простой. А еще чтобы наладить внутренние процессы и исключить противоречия, к примеру, тут:
- наличие в вашей компании внутренних регламентов, которые не соответствуют законам;
- инициирование сделок, которые нарушают нормативку;
- вероятность попасться на штрафы от налоговиков за конкретное действие;
- ошибочные формулировки в договорах, нестыковки в первичке и т.п.
Аутсорсер запросил дополнительную плату
Такая ситуация возникнет, если не прописать в договоре во всех деталях, чего вы хотите от аутсорсера и сколько готовы за это платить.
Например, в предмете договора значится расплывчатое «оказание услуг в сфере интернет-маркетинга» и все. Вы подразумеваете под этим ведение группы во ВКонтакте и канала в Телеграм, а еще email-рассылку и написание seo-статей в блог на сайте. А аутсорсер думает, что он будет настраивать таргет в ВК и раз в месяц писать по одному материалу в ПромоСтраницы.
Конечно, начнутся разногласия по объему задач и по их стоимости. Чтобы их не было, укажите в договоре:
- подробный перечень процессов, которые отдаете на сторону;
- количественные показатели для них, если это уместно. Например, ежемесячное количество новых статей в блоге компании и примерный объем каждой;
- возможность заключить дополнительное соглашение на услуги вне оговоренного перечня.
Аутсорсер внезапно расторг договор
Любая из сторон договора может закончить сотрудничество. Это нормально. Главное, убрать ту самую внезапность и обеспечить корректную передачу процессов. Про это и напишите в договоре. Вот что укажите в условиях расторжения:
- за сколько дней аутсорсер должен предупредить о прекращении сотрудничества;
- как и в какие сроки его специалисты передадут рабочую информацию, например, бухгалтерскую базу или правовые документы;
- проконсультируют ли прежние исполнители сотрудников нового аутсорсера о специфике компании, например, об особенностях налогообложения, работе охранных систем или программных продуктов в рамках передачи дел.
Налоговики исключили траты на аутсорсинг из расходов или признали незаконное дробление
Так будет, если инспекторы заподозрят фиктивные расходы. Вот два примера бизнес-решений, в чистоте которых налоговики усомнятся:
- у компании есть штатные бухгалтеры и юристы, но она заключает договор на аутсорсинг учетных функций и правовое сопровождение сделок;
- компания увольняет штатных бухгалтеров и юристов, создает новое ООО и принимает туда всех уволенных. После этого они, как и раньше, работают с этой компанией, но только теперь в ранге внешних специалистов.
В первом случае контролеры запросто решат, что так вы «рисуете» фальшивые траты. А во втором – превращаете безналоговые в части НДС расходы на оплату труда в сторонние услуги с НДС в их цене, который возместите из бюджета.
Вот несколько советов, чтобы избежать таких подозрений:
- обосновывайте необходимость в сторонних специалистах, когда у вас есть свои такие же, например, сложными случаями и нехваткой навыков у штатных сотрудников. Подтверждайте обоснования документами, а оказанные услуги – актами с подробным описанием сделанного;
- не выводите персонал за штат в новую компанию исключительно для экономии на налогах;
- не допускайте, чтобы вновь созданное юрлицо возглавлял ваш родственник;
- исключайте ситуации, когда сотрудники числятся сразу в двух организациях – старой и новой.
Иначе все это смахивает на незаконное дробление, о котором мы писали в статье «Дробление бизнеса: законная оптимизация или налоговое преступление». К слову, там же рассказывали о других его признаках и схемах проверки от налоговиков.
Оказание услуг аутсорсинга: что учесть при выборе компании-аутсорсера
Чтобы исключить часть рисков, о которых написали выше, выбирайте правильного аутсорсера. Специалисты советуют завести табличку и выписать в нее потенциальных кандидатов на сотрудничество. А заодно указать по каждому такую информацию:
|
Что узнать про аутсорсинговую компанию |
Где найти эти данные |
|
Сколько лет компания оказывает услуги |
На сайте аутсорсинговой компании |
|
Работает ли она с организациями из вашей отрасли |
|
|
Есть ли информация о ключевых специалистах и их опыте работы |
|
|
Какова стоимость услуг и не слишком ли она низкая в сравнении со среднерыночной |
|
|
Есть ли отзывы на независимых ресурсах и каковы они |
На сайтах такого типа: · Черный список работодателей и компаний; |
|
Сколько человек работает в компании |
На сайте налоговиков Прозрачный бизнес отыщите компанию по ИНН и в ее карточке посмотрите разделы: · среднесписочная численность работников организации; · уплаченные налоги и сборы |
|
Платит ли аутсорсер налоги и страховые |
Особо отметим момент про цену на услуги. Если их стоимость намного ниже рынка, то, возможно, что у специалистов компании низкая квалификация или этот аутсорсер не платит налоги. В первом случае услуги окажутся некачественными. Во втором – вы рискуете нарваться на встречу с налоговиками, когда они начнут проверять эту мутную контору и заодно зацепят вас как ее контрагента.
Договор аутсорсинга: как правильно составить
Чтобы описанные выше риски минимизировать еще больше, правильно составляйте договор аутсорсинга. По ГК РФ к нему применяются правила из главы 39 «Возмездное оказание услуг».
Вот подсказки про то, что еще написать в договоре в дополнение к моментам, которые обговорили в рисках.
Таблица 2. Договор услуг аутсорсинга: что в нем написать
|
Какие вопросы |
Как раскрыть |
|
Формат оказания услуг |
Подробно опишите услугу: ее количественные, качественные, иные характеристики |
|
Формирование цены |
Укажите правила расчета стоимости. Вот какие варианты могут быть: · фиксированная сумма за месяц; · почасовая оплата на основании отчета от исполнителя о количестве отработанных часов; · совмещение фикса и почасовки |
|
Порядок оплаты |
Пропишите частоту оплат, например, так: · предоплата минимум за три рабочих дня до начала очередного месяца; · оплата по факту оказанных услуг в течение пяти рабочих дней по окончании месяца; · аванс в размере 50% до начала месяца оказания услуг, остаток 50% – в течение двух рабочих дней по итогам месяца. Здесь же нужно зафиксировать порядок повышения цен: · в одностороннем порядке с уведомлением от исполнителя за столько-то дней; · через расторжение этого договора и заключение нового; · через составление дополнительного соглашения к данному договору и т.п. |
|
Правила документооборота |
Зафиксируйте, как будете обмениваться документами и рабочими сообщениями. Вот про что нужно написать: · будете передавать оригиналы первички или ее копии; · отправите документы курьером, отнесете лично, перешлете на email или разместите на удаленном сервере; · станете вести рабочую переписку в конкретном мессенджере, по email, через иной сервис; · в течение какого времени аутсорсер обработает полученные документы и т.п. |
|
Контроль качества и приемка оказанных услуг |
Определите: · кто из ваших сотрудников будет контролировать качество услуг аутсорсера; · на какие критерии он будет ориентироваться при определении уровня качества; · как аутсорсер будет отчитываться о сделанном и в какие сроки |
|
Управление проектом и разрешение споров |
Чтобы решать рабочие вопросы и предупреждать конфликты, создайте рабочую группу. Пусть в нее войдут ваши сотрудники, а также работники от аутсорсера. В договоре пропишите: · состав группы; · вопросы, которые она будет решать; · график встреч; · схему урегулирования конфликтов |
Компании передают внутренние процессы на аутсорсинг, чтобы сэкономить. Параллельно решают и другие задачи:
- непрофильный функционал перекладывается на специалистов, которые хорошо знают свое дело;
- частично снимаются проблемы с кадрами, например, необходимость заменять заболевшего сотрудника или сложности с увольнением подкованного в ТК РФ бездельника;
- уменьшается налоговая нагрузка в части зарплатных налогов и в большей сумме возмещается НДС.
Согласитесь, это отличные доводы, чтобы присмотреться к аутсорсингу и опробовать его в деле.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь