Мария Шантаренкова

Редактор, специалист в области PR. Работала менеджером по маркетингу и PR компании ALP Group. С 2003 по 2014 г. была выпускающим редактором журнала Intelligent Enterprise.

Robotic Process Automation (RPA) — это одна из многих технологий автоматизации, которые сейчас на слуху. Это, несомненно, хайп, но стоит ли за ним что-то реальное? Чем роботизация процессов отличается от их автоматизации и от других технологий, которые на слуху? RPA — это лишь модное слово или принципиально новый подход к автоматизации? Попробуем разобраться.

RPA — это легкая автоматизация

Robotic process automation (RPA) — это класс технологий, которые основаны на использовании различных роботов (ботов) и предназначены для автоматизации повторяющихся задач. RPA — это один из вариантов автоматизации с применением программных роботов. Эти боты взаимодействуют с бизнес-системами, автоматизируя различные, в большинстве своем не сложные задачи на операционном уровне. Например, искать электронную почту, содержащую счет-фактуру, извлекать данные и затем вводить их в систему бухгалтерского учета.

При использовании инструментов RPA мы начинаем с простой задачи или операции, а не с цельного процесса или даже не с его ветки. С помощью технологий RPA мы можем автоматизировать эту операцию или задачу. Конечно, подобные задачи объединяются в отдельные процессы. Однако, технологии RPA, по крайней мере, в их классическом варианте, не идут дальше отдельных атомарных операций. Для автоматизации процесса в целом должны использоваться другие технологии (см. ниже).

Есть версия, что технологии RPA выросли из потребностей общих центров обслуживания, где десятки людей, занимаются одной и той же монотонной работой, например, вводом документов. Таким образом, снижается нагрузка на людей, затраты, а также сокращается количество ошибок. Сами по себе боты — это не роботы в привычном для нас понимании, они, по сути, не обладают интеллектом и не подвержены машинному обучению, они могут имитировать действия человека, но не умеют принимать решения.

Технологии RPA имеют три отличительные особенности — возможность использования разработанного для человека пользовательского интерфейса, техническую легкость и ориентацию на индивидуальные и локальные бизнес-потребности.

Класс технологий RPA имеет три отличительные особенности, которые отличают его от «классической автоматизации» процессов и функций.

  1. Первая отличительная особенность технологий RPA — возможность использования разработанного для человека пользовательского интерфейса для сбора данных и управления приложениями. RPA-боты могут формировать список своих действий, наблюдая за тем, как пользователь выполняет эту задачу в графическом пользовательском интерфейсе приложения, а затем повторять эти задачи непосредственно в этом же интерфейсе. Автоматизация происходит путем простейшего копирования рутинных человеческих операций. Инструменты RPA имеют сильное техническое сходство с инструментами тестирования графического интерфейса пользователя. Предок этой технологии — это инструменты снятия экранных изображений, но RPA считается эволюцией этих технологий.
  2. Вторая отличительная особенность технологий RPA — техническая легкость. В случае «классической автоматизации» мы сначала проектируем работу системы в целом, на системном уровне и во всех необходимых деталях. Далее формулируем функции и действия, необходимые для автоматизации задачи. В случае использования технологий RPA мы решаем локальные задачи без программирования, конфигурируя роботов.
  3. Третья отличительная особенность технологий RPA — бизнес-легкость, ориентация на индивидуальные и локальные бизнес-потребности. RPA легче ориентируются на бизнес, чем другие ИТ, они не требуют столь длительных и сложных согласований с бизнесом, как это происходит при автоматизации комплексных процессов, workflow или сложных логик деятельности. RPA даже называют «подходом снизу вверх», имея в виду, что автоматизация начинается не с глобальных процессов, а с операционных (и иногда, тактических) задач.
Рутину — роботам, творческие задачи — людям. И те технологии, которые это провозглашают, однозначно полезны и неизбежно должны привести к более эффективной деятельности. Однако, это заблуждение, избавляться от рутины, несомненно, надо, но делать это можно по-разному.

Плюсы и минусы технологий RPA

Прежде всего, стоит отметить, технологии RPA идут в русле современных тенденций в ИТ.

  1. Требования к автоматизации растут и нередко, доходят до некоторой крайности — прямо сейчас и желательно без длинных проектов, утверждений и согласований и программные роботы отвечают на эту потребность.
  2. Упрощение процесса создания прикладной системы, переход на создание ее из готовых кубиков — low-code и no-code. В целом RPA идет в русле идей low-code.
  3. Вследствие использования подхода low-code увеличивается круг специалистов, кому под силу конфигурировать роботов и сокращается время на создание и внедрение. Роботизация идет не силами ИТ, а самих пользователей. Программисты в ИТ, как правило, заняты, поставят вашу задачу в очередь, и сделают через полгода. Роботизация обещает сделать быстрее — пользователи сами, с минимумом знаний могут автоматизировать несложные операции.
  4. Боты хорошо коррелируют с привычками поколения Z, которое скоро придет в наши компании. Они привыкли к быстрому и удобному ИТ и привыкнут к роботам и скорее будут удивлены, если сотрудники будут руками вбивать данные.

Таблица. Технологические плюсы и минусы RPA

Плюсы Минусы
Робот надежен, он работает в режиме 24×7×365, всегда на месте, не ходит на обед и не болеет В реальности робот может «висеть» по сотне причин, роботу нужна постоянная поддержка и сопровождение.
Технологии PRA могут использовать разработанный для человека пользовательский интерфейс для сбора данных и управления приложениями Это выглядит странно: сначала мы разрабатываем интерфейсы для людей, а когда люди не справляются, заставляем в этих же интерфейсах работать роботов. Хотя роботы работают в виртуальной среде, а не на физическом экране, робот моделирует экран, согласитесь, такая автоматизация крайне нелогична. Ведь гораздо эффективнее изначально «зашивать» таких роботов в систему, минуя человеко-ориентированный пользовательский интерфейс?
Роботы не ошибаются и не путают буквы Бывает, что путают, например, при сборе данных и обработке контента для них тоже важно, в какой последовательности написаны имя и фамилия или при смене интерфейса (напомним, традиционные PRA-боты не обладают искусственным интеллектом)
В робота можно заложить несколько различных функций, и он способен быстро переключаться между ними, тогда как человека очень сложно быстро переключить из контекста в контекст Но при этом уходит та легкость настройки роботов в парадигме low-code, которой так гордятся поставщики этих технологий. Такие боты уже не просты, так как должны понимать смену контекста. Если сотрудник в течение дня занимается десятками разных задач, то использовать технологии RPA здесь будет не просто
Простота, технология в которую легко погрузиться и почти любой это сможет Это не совсем так, для конфигурирования ботов нужны технический бэкграунд и знание азов программирования

В таблице мы свели технологические плюсы и минусы технологии RPA. Плюсы и отличительные черты технологии RPA вызвали серьезную ее популярность. По данным Gartner, ПО для роботизации процессов (RPA) — это самый быстрорастущий сегмент ПО из всех, которые она отслеживает. Он растет очень быстро на 63% в год. В 2018 г. его объем составлял менее 850 млн. долл., то в 2019 г. он достиг примерно 1,3 млрд. долл., а в 2022 достигнет 2,4 млрд. долл.

Естественно, у технологии RPA существуют и минусы, которые мы показали в таблице. Однако, главное, на наш взгляд, не это, а шумиха вокруг RPA. Хайп — это всегда плохо, это завышенные обещания и надежды, которые потом летят в «пропасть разочарования». Многие считают, что RPA — это эволюция технологий создания прикладной системы. Рутину — роботам, творческие задачи — людям. Перебивать данные из бумажки в систему — это не работа для людей. И те технологии, которые это провозглашают, однозначно полезны и неизбежно должны привести к более эффективной работе. Однако, это заблуждение, избавляться от рутины, несомненно, надо, но делать это можно по-разному.

А ведь подход RPA, то есть использование роботов для автоматизации рутинных операций имеет и существенные, можно сказать системные недостатки, большинство из которых — это продолжение его достоинств.

  1. Проблема гибкости — робот не обладает гибкостью, а в реальном бизнесе существует масса ситуаций, когда надо не как обычно, а по-другому.
  2. Проблема эффекта — автоматизация локальных и рутинных задач, это конечно полезно, но далеко не все. Да, есть бравурные речь об эффективности новой технологии. Так, предприниматель Дэвид Мосс рассказал, что цифровая работа в форме RPA не только может произвести революцию в модели затрат индустрии услуг за счет снижения цены на продукты и услуги, но, вероятно, повысит уровень обслуживания его качество. Многие эксперты ожидают, что технология RPA приведет к новой волне повышения производительности и эффективности на глобальном рынке труда.
    Однако, локальные улучшения отнюдь не всегда приводят к заметному росту производительности, снижению затрат и ошибок. Как известно, производительность системы будет определяться наименее производительным звеном, затраты — наиболее затратным, ошибки — наиболее часто ошибающимся. И кто сказал, что это именно те участки, которые автоматизирует RPA? Мало ли что пользователи посчитают полезным автоматизировать, это еще не означает, что этим имеет смысл заниматься. А поскольку в RPA-проектах на всю систему никто не смотрит (это ведь сложно), то никто и не гарантирует результат.
  3. Проблема ответственности. Непонятно кто несет ответственность за работу робота, кто отвечает за неправильно сделанную операцию. Мы должны понимать, что есть процессы, которые мы не можем автоматизировать, их мы должны проводить через человеческий интеллект. Также есть ситуации, когда юридически мы не можем принимать решение при помощи автоматизированных систем, необходима верификация их человеком. Очень часто служба безопасности или юридическая служба требуют, чтобы конечную визу ставило конечное ответственное лицо.
  4. Иллюзия легкости. Простая возможность работы с роботами притягательна и это многих мотивирует. Однако, это лишь самая верхушка айсберга. Хотя пользователям и может казаться, что они теперь «почти как ИТ-шники», это не так. Легкие технологии создают лишь иллюзию простоты.
  5. Усложнение систем. Сложность систем, получившихся в результате использования RPA, увеличивается, причем практически бесконтрольно. Ведь при вовлечении пользователей их инициативы крайне сложно контролировать. Включение роботов в процессы, ведет к усложнению всей системы — технология должна учитывать использование графических пользовательских интерфейсов таким образом, каким они не предназначались для использования. И это повышает требования к квалификации сотрудников, а также требования к квалификации сотрудников ИТ.

* * *

Итак, мы видим, что у технологии RPA множество минусов. Во второй части статьи мы поговорим о том, где эффективно использовать технологии RPA, приведем несколько примеров, а также сравним технологии RPA с BPA и другими подходами к автоматизации.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.