Мария Шантаренкова

Редактор, специалист в области PR. Работала менеджером по маркетингу и PR компании ALP Group. С 2003 по 2014 г. была выпускающим редактором журнала Intelligent Enterprise.

Robotic Process Automation (RPA) — это одна из многих технологий автоматизации, которые сейчас на слуху. Это, несомненно, хайп, но стоит ли за ним что-то реальное? Чем роботизация процессов отличается от их автоматизации и от других технологий, которые на слуху? RPA — это лишь модное слово или принципиально новый подход к автоматизации? Попробуем разобраться.

Области использования технологии RPA

Как вы видели в первой части цикла, системные проблемы технологии RPA существенны. Поэтому логично обсудить те области, в которых использование технологий RPA может быть полезным. Это следующие три основные области.

  1. Поддержка простых и максимально рутинных задач. Как правило, это кратно дешевле, чем другие средства автоматизации. Но необходимо разделить простые и сложные задачи. К последним, например, относится автоматизация длинной и сложной последовательности операций, которая, имеет много ветвлений, или данные не стандартизованы. Для сложных задач технологии RPA подходят плохо, тут лучше применить другие инструменты.
  2. Временная заплатка для небольшой проблемы, которая пока не может быть конечным ИТ-решением (по различным причинам). RPA хорошо работает как временная замена, пока не внедрены более сложные и комплексные ИТ-системы.
  3. Постоянный «костыль» на участке, где полноценная автоматизация невозможна, например, для унаследованных систем, которые уже никто не будет перерабатывать. Это может продлить жизнь унаследованной системе, если это необходимо.
  4. Более дешевое решение в том, случае, если полноценная автоматизация неоправданно дорога. Финансовая эффективность ИТ-поддержки — это важный показатель. Если полноценная автоматизация процесса удорожает его, но не приносит увеличения дохода, делать ее не имеет смысла. Нельзя увлекаться автоматизацией. Здесь нужно искать какое-то более дешевое компромиссное решение, которым могут стать технологии RPA.
  5. Гибкие и быстро изменяющиеся процессы, когда мы понимаем, что детально описывать процессы и затем автоматизировать нельзя, они могут меняться, причем быстро скажем раз в месяц. Здесь мы можем использовать технологии RPA и перенастраивать роботов синхронно с изменением процесса, либо мы вообще не используем средства автоматизации.
Технологии RPA хороши для легкой автоматизации — поддержки простых и максимально рутинных задач, более дешевого решения, в качестве временной заплатки для проблемы и там, где традиционная автоматизация невозможна.

Сценарии использования технологий RPA варьируются от самых простых, таких как автоматический ответ на почтовое сообщение, до более сложных, предусматривающих развертывание длинных цепочек ботов, каждый из которых запрограммирован на автоматизацию определенной задачи. Рассмотрим несколько примеров.

Примеры использования технологии RPA

Пример 1. Есть какая-то рутинная операция по передаче одной и той же информации из одной ИТ-системы в другую, и, предположим, ее невозможно автоматизировать традиционными технологиями, так как одна из систем старая и ее никто не будет дорабатывать, та как в планах через 2-3 года убрать эту систему. Либо для такой небольшой задачи интеграция оказывается неоправданно дорога. Но работать надо прямо сейчас и здесь технологии RPA могут довольно быстро помочь. Но такая автоматизация даст эффект, если эта передача информации действительно была узким местом. А если ваша старая система тормозит еще в 10 других местах ваш эффект будет близок к нулю.

Однако, если в этой же ситуации существует возможность интеграции через API, то именно эту технологию и надо использовать, RPA-боты тут уже не имеют преимуществ. Почему? Потому API не просто существует в первозданном виде, а изменяется и о его изменениях мы узнаем заранее. A RPA-робот может работать хорошо лишь до того момента, пока система не изменится, а потом просто перестанет работать. И его надо будет быстренько «докрутить», возможно это потребует лишь пару часов, но произойдет это, конечно, тогда, когда пары часов у нас не будет.

Нужно внимательно посмотреть и протестировать, в каких случаях технологии RPA будут эффективны, а где нужно системно использовать комплексные технологии ИТ-поддержки. При слабом анализе и выборе неверных сценариев использования технологии RPA, потери и разочарования неизбежны.

Пример 2. Какой-то процесс не выполняется одним и тем же образом, есть ответвление, и процесс регулярно выполняется по второму сценарию. Этот процесс не эффективно поддерживать с помощью технологии RPA. Но если при этом у нас большое количество людей выполняют процесс с одной последовательностью шагов и большое количество людей, которые выполняют его по-другому тоже в определенной последовательности. И пока мы будем решать, как объединять эти две составляющие процесса в единую систему, RPA поможет поддержать каждую из веток процесса по отдельности. И когда мы понимаем, как автоматизировать это процесс целиком, мы просто убираем роботов и полностью его автоматизируем. Таким образом RPA может быть эффективным временным решением.

Пример 3 (уже в конкретной области). Процесс кредитования юридических лиц обычно требует большого количества документов и занимает много времени. Как сделать его быстрее и эффективнее, при этом не снизив качество проверок? Конечно, автоматизировать! Однако, нужен глубокий анализ и реинжиниринг процесса, он непростой и немало времени придется потратить на понимание как этот процесс должен быть выстроен оптимально. Мы тратим время, описываем его подпроцессы и операции, входы и выходы и видим, что для того, чтобы сделать хорошее решение и интегрировать со всеми необходимыми источниками информации потребуется более года.

Но это долго, рынок требует ускорить процесс кредитования уже завтра. И поэтому организация приняла другое решение — быстрая автоматизация части операций на текущих ИТ-системах, без их замены, но с использованием технологии RPA. Оказалось, что можно в нескольких местах «подцепить» роботом нужную информацию, здесь облегчить ввод данных и т. д. То есть «заплатками» быстро решить проблемы, которые «горят». В результате процесс ускорился практически вдвое.

Но при этом использование RPA-технологий рассматривалось как промежуточное решение. Пока одна команда внедряла роботов, другая команда занимается разработкой полноценной автоматизированной системы, которая рассматривается как целевая. И эта работа идет параллельно с автоматизацией с помощью RPA-ботов.

Использование технологий RPA для автоматизации локальных задач, очень часто, фактически не оптимизируя их, принесет повышение эффективности, но не приведет к качественным эффектам. А в некоторых случаях может дать даже отрицательный эффект.

Эти примеры показывают, что, обдумывая использование технологий RPA, нужно внимательно посмотреть и протестировать, в каких случаях будет эффективным бот, где нужно системно поддержать весь процесс. При слабом анализе и выборе неверных сценариев использования технологии RPA, потери и разочарования неизбежны. Кроме того, не забывайте, что использование технологий RPA для автоматизации локальных задач, очень часто, фактически не оптимизируя их, принесет повышение эффективности, но не приведет к качественным эффектам. А в некоторых случаях может дать даже отрицательный эффект.

Некоторые эксперты с неуемной фантазией даже предлагают такой подход (который назвали attended-роботизация) — когда у каждого сотрудника на компьютере есть свой робот-помощник, все сотрудники вовлекаются в их использование и предлагают свои идеи, где и что можно роботизировать. Всеобщая вовлеченность сотрудников в роботизацию — это конечно хорошо, но нетрудно сообразить, что 80-90% предложений будут абсолютно субъективным взглядом на деятельность и не дадут заметного эффекта.

Надо понимать, что, как и в случае с классической автоматизацией, архаичные операции и задачи, сохранившиеся лишь по историческим причинам, лучше убирать, а не автоматизировать их с помощью технологий RPA. И здесь легкость внедрения технологии может «сыграть плохую шутку» — забыв об этом вы можете получите роботов, которые упрямо делают глупости.

Технологии RPA, BPA и другие подходы к автоматизации

Новые технологии приходят их спектр расширяется, возникают различные классы инструментов автоматизации, например, RPA и BPA, каждая из которых нацелена на определенные задачи. Но обилие сокращений привело к путанице, поэтому стоит немного разобраться в них.

Автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation, BPA) — по поводу этого термина нет единого мнения. Некоторые эксперты применяют в качестве зонтичного для любых технологий автоматизации процессов. Другие считают, что технологии BPA автоматизируют не отдельные операции и задачи, а сквозной процесс (от начала до конца). Таким образом, технологии BPA применяются для более длинных и сложных процессов, чем технологии RPA. Эти процессы обычно содержат множество ветвлений и вариантов, и их автоматизация с помощью RPA-ботов слишком сложна в настройке и обслуживании. В такой трактовке технология BPA приближается к старым известным BPM-системам, и, хотя, вообще говоря, это разные технологии для сравнения с RPA их можно объединить. Основные области применения этих двух технологий показаны в таблице 2.

Таблица 2. Основные области применения этих технологий RPA и BPA/BPM

Вид активности (операции / задачи / процесса) Поддерживается частично Поддерживается полностью
 Короткие одиночные операции   RPA
Простые рутинные операции / задачи BPA/BPM RPA
Интеллектуальные задачи, которые не могут быть полностью автоматизированы из-за их творческой составляющей BPA/BPM  
Длительные процессы, состоящие из параллельных задач и ветвлений RPA BPA/BPM
Нестабильные и гибкие процессы BPA/BPM  
Ввод данных в систему RPA  
Взаимодействие между процессами RPA BPA/BPM
Мониторинг выполнения процессов   BPA/BPM

Заметим, что подход BPA/BPM хорошо согласовывается с RPA. Технология RPA — это автоматизация «снизу вверх», т.е. от отдельной задачи далее к более системной автоматизации. Мы «цепляем» одну задачу за другую задачу, постепенно охватывая весь процесс в целом. Технология BPM подразумевает движение сверху вниз, сначала мы смотрим на процесс в целом и автоматизируем его в целом, возможно опуская какие-то отдельные операции. А потом можем заняться детализацией процесса и поддержкой отдельных операций. Один подход не исключает другой.

Усложнение ботов и их интеллектуализация — это очевидный путь развития. Технологии RPA будут двигаться от автоматизации отдельных задач в сторону большего охвата, автоматизации все более сложных задач.

В перспективе роботы поумнеют

Наконец, скажем пару слов о новом появляющемся классе технологий — интеллектуальной автоматизации процессов (Intelligence Process Automation, IPA). IPA — это результат эволюции RPA, когда к обычным неинтеллектуальным ботам добавляются интеллектуальные возможности машинного обучения и искусственного интеллекта. Это позволяет сделать робота умным и устранить несколько недостатков технологии RPA. Уже сейчас часть роботов используют элементы машинного обучения и искусственного интеллекта. Это позволяет снизить требования к структурированию и единообразию данных, и частично работать с неструктурированными данными. Распространение таких интеллектуальных ботов даст возможности автоматизации более самых сложных и гибких задач.

Усложнение ботов и их интеллектуализация — это очевидный путь развития. Эксперты компании Gartner считают, что технологии RPA будут двигаться от автоматизации отдельных задач в сторону большего охвата, автоматизации все более сложных задач, постепенно подбираясь к автоматизации уровне процессов. Это потребует новых, более сложных технологий и сейчас поставщики уже работают над ними. Директор по исследованиям компании Gartner Стефани Стоут-Хансен заявила, что «дорожные карты вендоров RPA по запуску продуктовых линеек отражают их желание задействовать более сложные технологии — компьютерное зрение, встроенную автоматизацию и автоматические системы».

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.