Хранение электронных документов сопряжено с рядом проблем. Особенно сложными из них признаны устаревание техники, зависимость от программного обеспечения, износ носителей хранящейся информации. Хотя единый подход к решению этих проблем пока не выработан, существуют стратегии и способы обеспечения сохранности и доступности электронных документов.

Наблюдения показывают, что даже средние по размеру предприятия «производят» в рамках месячной отчетности сотни, а иногда и тысячи данных. Далеко не всегда понятно, кому и зачем они нужны. Задача контроллера заключается в том, чтобы придать всем имеющимся данным некую информационную пользу для руководителей.

Работа с информацией автоматически предполагает обеспечение ее достоверности и защиту от несанкционированного доступа. Одним из таких средств можно считать электронную цифровую подпись (ЭЦП). В системах электронного документооборота ЭЦП защитит от фальсификации и от раскрытия содержимого документов, которые всем видеть не положено.

Себестоимость продукции - важный показатель деятельности предприятия. Выбор метода ее расчета напрямую влияет на финансовый результат. При принятии решения об использовании того или иного метода, необходимо принимать во внимание достоинства и недостатки каждого из них.

Организация в компании документооборота тесно сопряжена с организацией ее деловых процессов. Управление информацией и потоком документов требует четкой формализации и упорядочивания всех процессов. Однако стремление к наведению идеального порядка может негативно сказаться на результатах деятельности компании. Всему должна своя мера, важно найти свою «золотую середину».

Один из постулатов сегодняшнего бизнеса - нет компании вне ИТ! Информационные технологии (ИТ) стали частью жизни, средой обитания не только бизнеса, но каждого человека. Однако в компаниях, различных по уровню развития, сфере деятельности, объему производства, использование и организация ИТ-инфраструктуры выглядит по-разному. Различны и варианты конфигураций, и тенденции ее развития.

Успех проектов внедрения систем электронного документооборота (СЭД), как и всех других информационных систем, определяется несколькими факторами. Выбор проектной технологии занимает среди них центральное место. Универсальных рецептов нет, ведь сферы реализации, масштаб, сложность проектов различны. Тем не менее, можно выделить определенный положительный управленческий опыт, помогающий сделать правильный выбор.

Хотя внедрение системы автоматизации технического обслуживания и ремонтов (ТОиР) оборудования на Воскресенском заводе минеральных удобрений еще полностью не завершилось, но первые результаты ее работы уже налицо. При непрерывном росте объемов производства удалось добиться сокращения числа аварий и времени простоев оборудования, снижения затрат на материально-техническое обеспечение, более равномерной загрузки работников ремонтной службы. Применение только организационных мер позволило изменить общую ситуацию с ремонтами и, самое главное, сформировать необходимость использования системы автоматизации.

Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования (ТОиР) является одной из важнейших задач управления любым предприятием, у которого в составе активов, участвующих в его производственной деятельности, имеются технические и технологические системы. Сложность решения этой задачи связана как с проблемами в эксплуатации оборудования, так и с управлением персоналом, привлекаемыми ресурсами, планированием и контролем выполнения работ по поддержанию этих систем в работоспособном состоянии.

Системы электронного документооборота (СЭД), представленные на рынке, примерно похожи друг на друга по своей функциональности, поскольку все они учитывают требования ГОСТов. Поэтому неспециалисту в делопроизводстве, документоведении и документационном обеспечении управления оценить программные продукты довольно сложно. Трудность вызывает определение степени их соответствия внутренним процессам компании. При выборе СЭД целесообразно получить совет опытных экспертов или консультантов.