Инвентаризация склада: как провести, какими документами оформить и каких ошибок избегать

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

Смотрите, какие еще статьи есть на нашем сайте по связанным темам:

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Сначала вспомним, когда инвентаризируются активы компании. Тут все зависит от вида инвентаризации – обязательной или добровольной.

Обязательная проводится тогда, когда велит буква закона. Сама эта «буква» прописана в таких документах:

И это такие ситуации (см. рисунок).

Рисунок. Когда надо проводить обязательную инвентаризацию

Добровольная инвентаризация проводится в прочих случаях. Она нужна для дополнительного контроля за активами, для профилактики воровства и учетных ошибок.

Допустим, руководитель решает, что хорошо бы проверять кассу в последний рабочий день каждого месяца, а товары со стоимостью свыше 100 тыс. руб. – раз в квартал. Его решение записывается в учетную политику, положение по инвентаризации или еще в какой-то внутренний приказ. Так и определяются даты пересчета активов в добровольном порядке.

Важные нюансы этапа:

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

В идеале позвать бы еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще идеальнее, если этот аудитор окажется внешним – от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то взаправду захворает во время инвентаризации, срочно замените его «резервистом» и про это издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше «заморочиться» с ними. Иначе может получиться что-то такое:

Приказ, в котором вы зафиксируете комиссию, составляйте в произвольной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22.

И пóмните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать. Это так, потому что в ней должно быть минимум два человека – председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

Материально ответственный обязан присутствовать при инвентаризации. Это логично, ведь проверяются активы, за которые он отвечает.

До начала инвентаризации МОЛ:

В ходе инвентаризации возможны два форс-мажора из-за МОЛ (таблица 1).

Таблица 1. Какие форс-мажоры могут случиться с материально ответственным лицом

Про формирование бланков инвентаризационных описей

Результаты пересчета ценностей комиссия записывает в инвентаризационные описи. Поэтому бланки описей готовятся заранее – до того, как члены комиссии отправятся на склад.

Нужны два экземпляра. Один пойдет в бухгалтерию для отражения излишков или недостач на счетах, а другой останется у МОЛ.

Как уже отмечали, сложностей с распечаткой описей нет. Они формируются в бухгалтерской программе, где сразу же вписываются все артикулы. Но есть один нюанс, к которому могут придраться налоговики. Суть в следующем: в 1С встроены инвентаризационные описи из «древнего» постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. С 01.01.2013 применять этот документ не обязательно. Поэтому компания должна:

Иначе инспекторы уцепятся за то, что организация использует неутвержденную первичку.

К слову, постановление Госкомстата предлагает такие формы описей для инвентаризации склада:

Этап 3. Как технически проводится пересчет активов

Есть две основных причины, по которым склады инвентаризируются формально:

Однако выше мы уже писали, во что выльется формальный подход к процессу. Поэтому инвентаризацию лучше проводить, чем игнорировать. Тем более, что сейчас в этом помогают технические решения. Давайте узнаем, какие именно.

Штрихкоды, чтобы не вписывать артикулы вручную

С помощью штрихкодов фактическое количество товаров вносится в учетную систему автоматически. Работникам не нужно вручную записывать цифры в опись, а потом так же вручную забивать излишки и недостачи в 1С или другую бухгалтерскую программу. Это очень экономит время.

Штрихкодирование для инвентаризации реализуется так:

RFID-метки, чтобы не считать одни и те же запасы повторно

RFID – это Radio Frequency Identification или радиочастотная идентификация. Суть RFID-меток в том, чтобы записать на чип информацию о товаре, прикрепить чип на этот товар, а затем отслеживать его перемещение через радиосигнал.

Общий принцип RFID-меток в инвентаризации похож на штрихкодирование, но более продвинут сразу по нескольким параметрам. Например:

Однако есть и недостаток: RFID-метки обойдутся дороже, чем штрихкоды.

Дроны, чтобы не двигать коробки и не лазить на высоту

Дроны во время инвентаризации помогают так:

Если возможности вашего бизнеса не позволяют закупаться дронами и RFID-метками, тогда возьмите на вооружение два других подхода. Они не такие технологичные, но тоже эффективные.

Зонирование склада, чтобы знать, где уже все посчитали

Для инвентаризации склад делится на зоны пересчета под каждый вид товара. Схема с зонами распечатывается и на ней отмечаются участки, где проверка уже завершилась, а где пересчет еще предстоит. Такая визуализация помогает председателю инвентаризационной комиссии. Он видит, где нужна подмога и может перераспределить работников так, чтобы закончить процесс вовремя.

Выборочная инвентаризация, чтобы не копаться во всех ящиках

Выборочная проверка не противоречит нормативке, поэтому можно инвентаризировать товары не сплошняком, а лишь некоторые. А затем распространить полученные результаты на вообще все товары. Например, в пятидесяти проверенных запасах нашли один недостающий, значит, в оставшихся непроверенных двухстах этот результат сохранится. Среди них тоже будет одна недостача на каждую полусотню, то есть всего – 4 штуки.

Вообще, выборка родом из статистики и строить ее надо умеючи. Допустим, если проверить только те коробки, что стоят рядом с дверью, а вглубь склада не заходить, то велика вероятность, что в той глубине как раз и будет черная дыра недостач. Правило тут такое: у каждого элемента проверяемой совокупности должна быть равная вероятность попасть в выборку, и без разницы, где этот элемент находится – прямо под ногами или на пятой полке стеллажа.

И еще момент: нужно решить, сколько именно и каких элементов отбирать для проверки. Вот возможный вариант:

Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать

Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.

Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:

Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:

Давайте разберемся, зачем и как их составлять.

Инвентаризационная опись

Выше отмечали, что бланки описей формируются до начала инвентаризации. Что происходит с ними дальше? В ходе проверки работники вписывают в них фактическое количество. Если компания использует штрихкоды или RFID-метки, факт вносится в описи в автоматическом режиме.

По итогам инвентаризации проверьте, чтобы:

Сличительная ведомость

Сличительная ведомость составляется лишь тогда, когда есть расхождения между фактическим и учетным количеством запасов, про которое вы узнали из инвентаризационной описи.

Форму ведомости разработайте сами и утвердите в учетной политике. Или возьмите готовый шаблон под номером ИНВ-19 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Про его применение тоже напишите в учетной политике, а то налоговики решат, что вы используете неустановленную первичку.

По аналогии с описью ведомость составляется в двух экземплярах: один нужен бухгалтерии, второй – материально ответственному.

В сличительной ведомости окончательные расхождения в количестве подсчитываются в три этапа:

С пересортицей будьте особенно внимательны, потому что покрыть недостачу излишком можно лишь при одновременном выполнении шести условий:

Если условия не соблюсти, то налоговики могут придраться и решить, что нехватка товара – это на самом деле безвозмездная реализация и с нее надо платить НДС. Такие прецеденты уже есть.

Чтобы придирок от ИФНС не было, в некоторых компаниях в дополнение к сличительной ведомости пишут пояснительную записку. В ней указывают, точно ли зачитываемые ценности относятся к одному виду и с чем связана допущенная пересортица.

Сличительную ведомость подписывают бухгалтер, который ее составляет, и материально ответственный.

Ведомость учета результатов инвентаризации

Это еще одна «бумажка», в которой выводится окончательный итог инвентаризации и фиксируется, куда спишут недостачу. Вот четыре возможных варианта, что делать с отсутствующими ценностями:

С формой ведомости учета результатов инвентаризации – та же история, что с инвентаризационной описью и сличительной ведомостью. Или придумывайте ее сами и утверждайте в учетной политике. Или берите готовый шаблон ИНВ-26 из постановления Госкомстата, но тоже закрепляйте его применение в учетной политике.

У ведомости есть три особенности:

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Приказ составляется, если при инвентаризации нашли излишки или недостачи. Это обязательный документ, потому что про него хоть и не прямо, но написано в п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В нашем вольном пересказе этот пункт звучит так: «Руководителю передаются предложения о том, куда деть найденные расхождения, а он решает, какое из них выбрать». Такой выбор и прописывается в приказе.

Для приказа нет унифицированной формы, поэтому сочините его сами. Например, так:

«Приказываю:

Приложениями к приказу будут:

Целая куча бумаг, правда же? И это еще не все. Например, чтобы списать недостачу в налоговые расходы потребуются документы от ОВД или МЧС. Для них есть свои нюансы, поэтому вынесли их в отдельный этап.

Этап 5. Какие документы и у кого получить, чтобы списать недостачу в налоговом учете

Недостачу можно списать в налоговые расходы, а значит, уменьшить налог на прибыль. Именно поэтому налоговики особенно внимательны к документальному подтверждению недостач. Если они посчитают, что вы не обосновали причину выбытия активов, то доначислят налог на прибыль, НДС, а сверху докинут пени и штраф.

Чтобы такого не случилось, давайте разберемся:

Какие недостачи учитываются в налоговых расходах

Вот три вида недостач, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (таблица 2).

Заодно отметим, что пересортица как явление в налоговом учете не существует. Зачесть недостачу излишком можно только в бухучете. В налоговом учете нужно признать самостоятельные:

Какими документами подтвердить причину недостачи

Вид недостачи определит, какие документы понадобятся, чтобы включить ее в налоговые расходы (см. таблицу 3).

Таблица 3. Какую недостачу можно списать в налоговые расходы и какие документы нужны

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

В общем, не делайте так, как указано в таблице 4.

Таблица 4. Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Инвентаризация – это способ контроля за активами, причем один из старейших. Еще фараоны в Древнем Египте периодически пересчитывали свое добро. Очень надеемся, что статьей мы убедили и вас заняться этим иногда муторным, но всегда важным процессом. И пусть недостач будет поменьше.

Комментарии 0