Валентина Клавдеева

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Взаимодействие с поставщиками – основа успешной работы компании. Правильный выбор поставщика и эффективное сотрудничество с ним обеспечивают развитие производства, минимизируют возможные риски для бизнеса.

Виды поставщиков 

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

Преимущества:

  • возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
  • самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).
Недостатки:
  • реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
  • вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.

Мелкие производители 

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации. 

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица). 

Таблица. Группы поставщиков

Признак

Классификация

Масштаб компании

Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок.

Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций.

Тип взаимосвязи

Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота. 

Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер.

Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем.

География

Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры.

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

  • стоимость и ассортимент товара;
  • минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
  • условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
  • удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
  • наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
  • система сертификации товара.
Скачайте чек-лист по выбору поставщика >>>

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2.  Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3.  В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

  • отличный;
  • удовлетворительный;
  • неудовлетворительный. 

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки. 

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

  • контроль цен,
  • контроль качества,
  • предоставление образцов,
  • бонусные программы лояльности.

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками. 

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.

Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок

Партнерство 

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара. 

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

  1. Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика. 
  2. Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками 

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.  

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.   

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

  1. Определение партнеров и схемы работы с ними.
  2. Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
  3. Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
  4. Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
  5. Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
  6. Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
  7. Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
  8. Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
  9. Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

  1. Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
  2. Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

  1. О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
  2. Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
  3. Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
  4. Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.