Системы электронного документооборота (СЭД), представленные на рынке, примерно похожи друг на друга по своей функциональности, поскольку все они учитывают требования ГОСТов. Поэтому неспециалисту в делопроизводстве, документоведении и документационном обеспечении управления оценить программные продукты довольно сложно. Трудность вызывает определение степени их соответствия внутренним процессам компании. При выборе СЭД целесообразно получить совет опытных экспертов или консультантов.

Безбумажный документооборот сокращает время на обработку бумажных документов - передачу их из подразделения в подразделение, согласование, хранение, поиск документов и, тем самым, снижает финансовые затраты компании. Те процессы, в которых юридически наличие бумажного документа не требуются, могут быть полностью переведены на электронный документооборот. В процессах, требующих наличия распечатанного и подписанного документа, возможно сохранение бумажных документов и перевод только некоторой их части в электронный вид.

Внедрение любой системы автоматизации осуществляется согласно проектным технологиям. Однако, как показывает практика, полезно воспользоваться некоторыми невредными советами, помогающими быстрее и качественнее достичь поставленных целей.

Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Документооборот как неотъемлемая часть деятельности любой организации требует систему, которая обеспечивает непрерывную работу всех процессов принятия и реализации управленческих решений. Использование для этих целей систем электронного документооборота (СЭД) позволяет повысить оперативность обработки каждого документа и как следствие, — принятие решений.