Как быстро и безболезненно перевести всех на удаленку

Фирма «1С» подготовила советы и рекомендации, которые помогут руководителю быстро и грамотно организовать работу сотрудников из дома. И не просто рекомендации, фирма «1С» выпустила специальный и очень привлекательный инструмент – «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы». Пора вам позаботиться о том, чтобы удаленная работа была максимально эффективной. 

Шаг первый. Выберите режим работы компании и  соберите заявления сотрудников

Режимов может быть два – полностью удаленный, все сотрудники работают удаленно, либо смешанный, когда часть людей все-таки приходит в офис. Важно то, что людей можно перевести на удаленную работу только по желанию. Согласно «Трудовому кодексу Российской федерации», дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями о переводе на удаленную работу. Если такой возможности уже нет, например, сотрудники уже работают из дома, можно попросить их написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Кроме того, согласно «Трудовому кодексу» возможность перейти на удаленный режим работы должна быть у тех, кто находится на больничном листе или на восстановительном периоде после болезни.

Скачать регламент с основной информацией по удаленной работе для руководителей подразделений можно здесь >>

Шаг второй. Издайте приказ об организации удаленной работы 

Это тоже необходимо сделать. Приказ может быть, например, таким (фрагмент):

                                                                                                                                                        Логотип

                                                                                                                      Полное название организации
                                                                                                            (сокращенное название организации)

                                                       ПРИКАЗ (фрагмент)

Место издания

Об организации удаленного режима работы сотрудников

В целях организации удаленного режима работы сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям самостоятельных структурных подразделений:

2.1. Опросить сотрудников подчиненного подразделения о возможности перехода на удаленный режим работы (обязательно: о наличии высокоскоростного интернета, работоспособного персонального компьютера или ноутбука, гарнитуры и веб-камеры);

2.2. В срок до --.--.---- предоставить в ИТ-службу и Отдел кадров список сотрудников подчиненного подразделения, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим;

2.3. Предоставить в ИТ-службу список необходимого оборудования для удаленного подключения на основании данных опроса сотрудников в срок до --.--.----.

2. Начальнику отдела кадров:

2.1. На основании предоставленных от руководителей структурных подразделений списков сотрудников, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, обеспечить сбор заявлений о переводе на удаленный режим в срок до --.--.----;

2.2. Разработать типовой проект дополнительного соглашения о переводе на удаленный режим работы сотрудника Организации и представить на согласование Заместителю директора по общим вопросам не позднее --.--.----;

2.3. Актуализировать личные данные сотрудников (контактные телефоны, домашний адрес) и занести их в информационную базу «Наименование ИБ» в срок до --.--.----.

2.5. Обеспечить подписание дополнительных соглашений о переводе на удаленный режим с сотрудниками Организации, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, в срок до --.--.----.

Полную версию приказа можно скачать здесь >> 

Шаг третий. Проанализируйте текущие процессы и продумайте, как их перестроить

Перестроить придется много чего, не только основные бизнес-процессы, но и работу с клиентами, продажи, а также бизнес-процессы организации удаленной работы с сотрудниками. Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились – надо менять практики работы. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать. Если этого не сделать и просто перенести старые практики и приемы работы в онлайн – компания столкнется с тем, что часть из них превратится в «гирю на ноге», часть будет вызывать сопротивление сотрудников и недовольство клиентов, а часть и вовсе окажутся невозможными.

Кроме того, нужно продумать, что делать с теми, кто не может работать удаленно, как в силу специфики их работы, так и потому, что просто не адаптировался к домашнему режиму работы. Очевидно, что часть людей будет оставаться в офисе и необходимо организовать  их взаимодействие с теми, кто работает из дома. 

Шаг четвертый. Организуйте техническую возможность удаленной работы

Массовая удаленная работа – это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и здесь принципиально важно опираться на удобные инструменты. Если инструментов для организации удаленной работы у компании нет, их придется срочно изыскивать.

Самый простой вариант – организовать доступ к рабочим компьютерам с домашних, как к удаленным рабочим столам. Но для этого в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один человек для перезагрузки зависших компьютеров и т.п. Безусловно многие компании будут использовать какие-либо системы управления задачами, организации взаимодействия и коллективной работы и т.д. Однако, на наш взгляд, более грамотный подход – использование системы, создающей единое информационное пространство и среду для оперативного управления задачами сотрудников на уровне всей организации, включая удаленные рабочие места. И здесь на первом месте стоят системы электронного документооборота, которые создавались именно для того, чтобы обеспечить такие возможности. Фирма «1С» рекомендует систему «1С:Документооборот», которая уже давно хорошо поддерживает удаленную работу вне зависимости от местонахождения.   

Шаг пятый. Оптимизируйте работу с документами

При удаленной работе нет возможности оперативно обмениваться бумажными документами, особенно в условиях всеобщего карантина. Поэтому возможно именно сейчас пора перевести компанию на систему электронного документооборота. Дорого и долго, а времени нет скажете вы? Согласны, полноценный перевод компании на электронный документооборот – это не простой проект. Однако, мы говорим не об этом.

Как раз для решения задачи быстрой организации управления документами и задачами прямо сейчас, в период борьбы с распространением коронавирусной инфекции, фирма «1С» выпустила специальный продукт «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы». Продукт содержит временные лицензии (лицензия на сервер «1С:Предприятия 8» и клиентская лицензия на 100 рабочих мест) и может использоваться в течение 180 дней с момента активации лицензий, но не позднее 30 ноября 2020 года.

В поставку антикризисного комплекта для удаленной работы входит доработанная версия прикладной системы  «1С:Документооборот», включающая следующие дополнительные функции:

• учет работающих дома сотрудников;
• отчеты по отсутствиям и работе из дома;
• готовый набор методических материалов: регламенты, инструкции, полезные советы, ответы на частые вопросы;
• преднастроенные инструменты для обеспечения взаимодействия: общие файлы, форум, мероприятия, проекты и прочее.

В условиях, когда требуется ограничение присутствия сотрудников в офисах, продукт позволит быстро перевести их на дистанционный режим работы и организовать управление текущей деятельностью. Все текущие задачи можно будет решать в одной программе: вести переписку с сотрудниками и клиентами, согласовывать документы, проводить обсуждения, вести учет работы сотрудников и контролировать выполнение поставленных задач.

 «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» продается через партнеров-франчайзи фирмы «1С». Список партнеров фирмы «1С» по регионам смотрите здесь >>

Полный  пакет регламентов, инструкций и других документов для быстрой организации работы сотрудников из дома скачайте здесь >> 

Комментарии 0