Как просроченные задачи убивают производительность компании? И что с этим делать?

Как эксперт по повышению эффективности, я стремлюсь к оптимизации процессов в компании, чтобы они были регламентированы, понятны сотрудникам и основаны на метриках эффективности и результативности. Моя цель – автоматизировать большую часть работы для повышения эффективности и производительности. Однако автоматизация текущих задач – это еще далеко не все, это, скорее, начало пути.

Обнаружив, что половина всех текущих автоматизированных задач сотрудников просрочены, я была расстроена, но не слишком удивлена.

Понятно, что такое большое количество просроченных задач – это существенное препятствие для успеха компании. Поэтому перед тем, как внедрять изменения и ИТ-системы в компании, важно провести анализ выполнения задач и выявить причины возникновения просроченных задач.

Почему возникают просроченные задачи? Причины

Если просрочки исполнения задач становятся нормой, как правило, это говорит о проблемах с управлением временем в компании. Анализируя деятельность организаций, можно выделить десять основных причин, которые чрезвычайно часто приводят к просроченным задачам:

1. Неясные цели и задачи – сотрудники не видят конечной цели задач, что ведет к потере мотивации и отсрочки выполнения.
2. Неправильная оценка времени – сотрудники и менеджеры часто ошибаются в оценке времени, необходимого для выполнения задачи.
3. Плохое планирование – неадекватное планирование проектов и задач, неравномерное распределение задач, неправильная оценка компетенций исполнителя, что ведет к накоплению задач и их последующему невыполнению.
4. Недостаточные ресурсы – недостаточно сотрудников, необходимых навыков или отсутствие необходимых инструментов для выполнения задачи в срок.
5. Отсутствие навыков тайм-менеджмента у исполнителей – неверная расстановка приоритетов, отсутствие культуры управления задачами и низкая ответственность.
6. Плохая коммуникация – отсутствие четкой и своевременной коммуникации между различными отделами или сотрудниками приводит к недопониманию приоритетов и сроков.
7. Недостаточный контроль и мониторинг – отсутствует система контроля или постановщики задач вовсе не контролируют сроки исполнения.
8. Смена приоритетов – частая смена фокуса внимания с одних задач, на другие с более срочными дедлайнами.
9. Низкий уровень автоматизации – отсутствие или недостаточный уровень автоматизации бизнес-процессов.
10. Перегрузка – многочисленные неотложные дела отвлекают от исполнения текущих задач.

Решение этих проблем подразумевает комплексный подход к управлению временем, ресурсами и коммуникациями в компании. Также важна культура ответственности за результат, которая поощряет сотрудников своевременно выполнять возложенные на них задачи.

Возможные последствия низкой исполнительской дисциплины

Просроченные задачи в корпоративной среде несут потенциальные риски, снижают общую производительность компании и ухудшают ее результаты. Наиболее критические последствия следующие:

• замедление производства;
• ухудшение качества продукции или услуг;
• повышенные расходы;
• недовольство клиентов;
• негативное воздействие на репутацию компании;
• ухудшение мотивации сотрудников;
• риск потери сотрудников;
• потеря доверия между сотрудниками и руководством;
• потеря возможностей.

Как повысить дисциплину?

Для повышения исполнительской дисциплины и эффективности выполнения поставленных задач важно комбинировать системный подход к управлению и использование проверенных практик менеджмента, продуманные инструменты автоматизации и контроля, а также культуру и степень ответственности сотрудников. Российские компании применяют множество инструментов, таких как автоматизированный учет задач, процедуры планирования и контроля выполнения.

Положительный эффект дает мотивация, которая включает показатель соблюдения сроков. Так, в нашей компании, подразделение Администрация имеет очень высокие показатели исполнительской дисциплины, так как у каждого сотрудника в мотивации есть показатель сроков исполнения задач.

Вот десять советов как повысить исполнительскую дисциплину:

1. Установка четких целей – формулировка ясных и измеримых цели, чтобы сотрудники понимали ожидаемые результаты.
2. Приоритезация задач – определение ключевых задач и разрабка системы приоритетов, помогающую фокусироваться на наиболее срочных и важных заданиях.
3. Реалистичное планирование – распределение времени и ресурсов таким образом, чтобы работники не ощущали перегрузку (или минимизируйте ее насколько это возможно) и могли достигать поставленных перед ними целей.
4. Автоматизированные инструменты управления задачами – внедрите эффективные инструменты для управления задачами и проектами, которые могут помочь в организации рабочего процесса.
5. Периодический контроль сроков исполнения – регулярно отслеживайте прогресс и своевременное завершение заданий, используя системы мониторинга и контроля.
6. Обучение и развитие профессиональных навыков –  вкладывайте в развитие компетенций сотрудников, чтобы улучшить их способность эффективно справляться с задачами.
7. Создание системы мотивации сотрудников, включая мотивацию на выполнение поставленных задач.
8. Развитие культуры ответственности – поощряйте сотрудников брать на себя ответственность и быть подотчетными за свои сроки и результаты.
9. Формирование культуры гибкости в выполнении задач (см. ниже).
10. Поддержка сотрудников – настройте сотрудников на изменения, научите их управлять своими состояниями и энергетикой для поддержания своей эффективности в условиях турбулентности.

Эти действия могут помочь не только предотвратить просрочку задач, но и создать стабильную основу для продуктивной работы, даже в условиях экономической неопределенности и перемен.

Культура гибкости в выполнении задач

На мой взгляд, самое важное и работоспособное, но при этом и самое сложное – это создание культуры гибкости. Культура гибкости в выполнении задач представляет собой особый стиль работы, где каждый член команды отличается ответственностью и готовностью адаптироваться к изменениям. Умение переносить сроки, эффективная коммуникация, приоритезация задач и открытость к обратной связи являются ключевыми компонентами этой культуры.

Развивая эту культуру, мы сможем успешно адаптироваться к изменяющимся условиям, улучшить эффективность работы и справиться с просроченными задачами. Необходимо продолжать стремиться к повышению исполнительской дисциплины и созданию более гибкой и продуктивной рабочей среды.

Вперед к повышению эффективности и успеху компании!

Комментарии 0