Владимир Затеев

Руководитель проектного офиса компании Infosuite. В сфере управления проектами более 20 лет. Руководил проектами внедрения информационных систем класса CRM, ERP, EAМ, ЭДО, учетных и расчётных систем в МЧС, МИД России, торговых сетевых компаниях («Пятерочка» и Магнит), производственных компаниях («Ростех») и других.

В статье мы расскажем о комплексной автоматизации деятельности проектно-ориентированной компании Infosuite. В рамках программы внутренней автоматизации была разработана, внедрена и эксплуатируется корпоративная система управления проектами, построенная на базе решения «1С:Документооборот».

Автоматизация проектно-ориентированных организаций

Задача автоматизации проектно-ориентированной деятельности часто и регулярно возникает у различных компаний. Требуется обеспечить эффективный контроль и управление сроками, доходами и расходами, составом и сущностью работ, договорами и обязательствами, а также документационным обеспечением деятельности. Здесь речь идет о двух видах активностей:

  • во-первых, о группе сквозных процессов управления и поддержки проектов, которые являются ядром бизнеса или основным видом деятельности компании, в результате которых получается доход и прибыль, и на эту группу процессов ложатся прямые расходы;
  • во-вторых, проектно-ориентированное управление применяется к группе обеспечивающих и или внутренних процессов, которые выполняются для нужд компании.
Система «1С:Документооборот» зарекомендовала себя как эффективная платформа для автоматизации комплексного процесса управления проектами

В обоих случаях необходимо автоматизировать управление проектами так, чтобы получить четкую картину их состояния, с возможностью детализации до отдельных документов и процедур. Речь идет о разовых или уникальных активностях, которые не являются неизменными непрерывными процессами. Дискретные и уникальные активности, которые отличаются друг от друга и имеют собственные параметры стоимости, себестоимости, конкретных сроков выполнения или поставки могут и должны управляться проектными методами.

Примеры активностей, для управления которыми уместен проекто-ориентированный подход:

  • поставки оборудования для клиентов, которые включают закупку, комплектацию, установку, документирование и могут включать монтаж оборудования;
  • проведение комплексных мероприятий для внешних заказчиков;
  • строительно-монтажные услуги;
  • строительство или модернизация объектов;
  • специализированные услуги по сбору информации и получению разрешительной документации, а также лицензированию;
  • поставка, разработка и внедрение программного обеспечения;
  • технические услуги, например, подключение к энергетическим системам или установке инженерных систем;
  • разработка и запуск в производство продуктов или продуктовых линеек;
  • проектно-изыскательские работы;
    и другие.

О компании

Компания Infosuite является партнером фирмы «1С» и оказывает консультационные услуги по разработке и внедрению решений на платформе «1С:Предприятие» с 2001 года. С тех пор накоплен обширный практический опыт автоматизации финансово-хозяйственной деятельности самых различных организаций и выполнено большое количество внешних и внутренних проектов. В год выполняет в 80-150 внешних и внутренних проектов, которые длятся в среднем от 6 до 12 месяцев, средний размер проектной команды от 5 до 20 специалистов.

Выбор платформы для автоматизации проектного управления

Деятельность проектно-ориентированной организации комплексна. Сложность состоит в том, что проекты выполняются одновременно, в то время как последовательно выполняются обеспечивающие и сквозные процессы и операции. Проектно-ориентированное управление подразумевает большое количество отдельных хозяйственных и технических процессов и активностей, которые должны быть взаимоувязаны:

  • ведение внешней и внутренней официальной переписки;
  • работа и управление взаимоотношениями с заказчиками;
  • управление продажами;
  • управление договорной работой;
  • оперативное управление каждым отдельным внутренним и внешним проектом и управлением портфелем проектов;
  • проектное управление, включая управление рисками проектов;
  • управление проектно-техническими документами;
  • планирование и управление проектными ресурсами;
  • работа с первичными бухгалтерскими документами;
  • управление бюджетами и расходами (в разрезе каждого отдельного проекта) включая планирование учет трудозатрат специалистов проекта;
  • финансово-казначейское управление денежными средствами и контроль платежей и взаиморасчетов;
  • ведение базы знаний и хранилища документации.

Формат выходных данных этих процессов и активностей различен — документы как отдельные технические документы (ТЗ, ТП, спецификации), исходящие и входящие письма, цифровые финансовые данные и цифровые значения платежей, первичные документы бухучета, расчетные цифры планирования и фактического анализа трудозатрат, отдельные записи и сводные расчеты в системе управления задачами разработчиков и консультантов, цифровые данные по финансовым затратам или закупкам, даты начала и окончания работ и услуг по этапам.

Показателен список вопросов, которые мы обсуждали на этапе проектирования целевой функциональной и технической архитектуры системы управления проектами:

  • Какие основные процессы управления проектом, а также увязанные вспомогательные и обеспечивающие процессы целесообразно включить в контур автоматизации?
  • Сможем ли увязать их все так, чтобы это было не слишком громоздко и управляемость повысилась?
  • Как совместить автоматизацию оперативного управления проектами и портфелем проектов с финансовым контуром управления?
  • Что взять за основу — диаграммы Ганта для проектов и сетевое планирование, или подняться уровнем выше до управления портфелем проектов в целом?
  • Собрать данные по проектам в масштабе организации в Project Server, но как потом обеспечить оперативное управление и получить данные о документационном обеспечении?
  • Может строить систему от автоматизации бухгалтерии, например на основе системы «1С:Бухгалтерия предприятия» или от торговых операций как в «1С:Управление торговлей»?
  • Построить собственную систему на платформе «1С:Предприятие»?

После сбора функциональных требований и сравнения различных вариантов реализации, мы взяли за основу систему «1С:Документооборот» и впоследствии не пожалели о своем решении.

Карточка проекта внутренней автоматизации основного производственного процесса компании

Информационная система: система управления проектами на базе решения «1С: Документооборот».
Технологическая платформа: «1С:Предприятие 8», система «1С:Документооборот».
Количество пользователей: 100 +
Количество проектов в системе: 1500
Общее количество документов в системе: 80 000
Функциональные пользователи в системе управления проектами:

  • руководители структурных подразделений и компании в целом;
  • специалисты ДОУ;
  • менеджеры по работе с клиентами, продавцы, аккаунт-менеджеры;
  • специалисты по договорной работе;
  • руководители проектов;
  • архитекторы;
  • аналитики, методологи, тестировщики;
  • разработчики-программисты;
  • администраторы проектов;
  • менеджеры и специалисты СМК;
  • бухгалтера и расчетчики з/п;
  • специалисты по работе с персоналом.

Преимущества системы «1С:Документооборот» для комплексной автоматизации проектно-ориентированной деятельности

Система «1С:Документооборот», разработанная на технологической платформе «1С:Предприятие 8», зарекомендовала себя как эффективная платформа для автоматизации комплексного процесса управления проектами. По итогам проектирования, разработки и эксплуатации системы управления проектами, мы можем отметить следующие ее преимущества:

  • возможность автоматизировать отдельные самодостаточные процессы и процедуры (например, подготовка и согласование договоров, формирование и согласование финансовых актов, табелирование, жизненный цикл проектной документации и т.п.), при этом результаты попадают в единый контекст и единое хранилище;
  • возможность автоматизировать различные процессы компании на одной платформе и объединить в единый сквозной процесс различные производственные, организационные, управленческие и финансовые операции;
  • возможность использовать, а при необходимости, быстро организовать и настроить маршруты согласований различных проектных, технических и финансовых документов;
  • возможность достаточно просто и быстро организовать интеграции системы управления проектами с учетными системами для обмена финансовыми данными, параметрами и документами;
  • возможность оперировать цифровыми показателями для учета, суммирования, изменения и сопоставления данных и финансовых показателей, трудозатрат и проч., (расчетный модуль);
  • общая система хранения НСИ, данных и документов позволяет быстро организовывать отчётность по любым данным сквозного производственного процесса;
  • возможность создания настраиваемой системы управления проектами, с возможностями изменения шаблонов операций;
  • гибкость и мощность системы «1С:Документооборот» как среды быстрой разработки, при этом отдельные процедуры и операции сквозного производственного процесса хорошо легли на систему и удобно автоматизированы;
  • возможность реализовать открытую архитектуру системы управления проектами, с возможностью быстрой и независимой доработки как существующих моделей и подсистем, несложно расширить рамки автоматизации и добавить новые автоматизируемые процессы и модули;
  • сжатые сроки и относительная простота доработки/модернизации системы на технологической платформе «1С:Предприятие 8».
Функциональная архитектура системы управления проектами компании Infosuite

Рис. 1. Функциональная архитектура системы управления проектами компании Infosuite.

Архитектура системы управления проектами

Целевая функциональная архитектура системы управления проектами показана на рисунке 1. Система автоматизирует управление проектами, а также связанные с ними активности:

  • документационное обеспечение проектно-ориентированной организации (Канцелярия, входящие и исходящие документы, официальная переписка);
  • документационное обеспечение договорного процесса, учет и согласование договоров;
  • управление продажами и CRM;
  • управление проектами — документация, ведение статусов проектов, отчетность по управлению проектам, управление себестоимостью и сроками проектов, а также управление ресурсами проектов включая учет рабочего времени, списание и акцептование фактически отработанных трудозатрат и табелирование;
  • управление задачами разработки — полным производственным циклом выполнения задач разработки до включения в релиз;
  • создание, утверждение и управление проектно-технической документации — «Технические задания», «Технические проекты», отчеты об обследовании, спецификации, перечни функциональных требований и другие организационно-технические документы;
  • управление финансовыми документами проекта — финансовые акты, акты выполненных работ, отчеты, отчетные документы;
  • управление отчетами по проектам — отчеты по исполнению сроков, по бюджетам проектов и другие, более 100 различных видов отчетов;
  • документационное обеспечение «Системы менеджмента качества франчайзи» — хранилище стандартов СМК и подсистема управления документами СМК (аудиты и орг. документация).
  • учет трудозатрат и табелей рабочего времени сотрудников;
  • управление отдельными задачами разработки, сопровождения и подготовки релизов, через специальную подсистему управления внедрением, разработкой и сопровождением.

Централизация автоматизируемых функций в рамках единой системы значительно упрощает администрирование и поддержку, включая разработку и модернизацию модулей, создание резервных копий и управление пользователями и правами доступа к проектам, документам, процессам и маршрутам системы.

Кроме того, были реализованы сопряжения с отдельной системой «1С:Бухгалтерия предприятия 8» для обмена первичными документами и документами движения денежных средств, с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» для расчета заработной платы, а также с внешней системой HelpDesk.

Эффект от эксплуатации корпоративной системы управления проектами

По итогам промышленной эксплуатации, а также сертификации системы менеджмента качества компании Infosuite, видны следующие положительные эффекты создания системы управления проектами на базе «1С:Документооборот».

  1. Значительно повысилась общая управляемость проектами за счет централизованного хранения и обновления в единой системе всей необходимой проектной и финансовой информации, цифр, данных, документации и основных проектных показателей каждого проекта.
  2. Повысилась надежность и доходность выполнения проектов за счет планирования и фактического учета затрат и трудозатрат, управления финансовыми параметрами проектов, прежде всего расходной частью.
  3. Повысилась эффективность управления персоналом, за счет учета текущей загрузки, распределения ресурсов и планирования выполнения проектных задач.
  4. Сокращены и сведены к минимуму отклонения от графиков ДДС за счет централизованного планирования контроля и учета взаимодействия с заказчиками и подрядчиками, возросла финансовая дисциплина.
  5. Значительно повышена эффективность и четкость отслеживания контрольных сроков и отклонения дат начала и завершения этапов, сдачи-приемки и актирования работы.
  6. Повысилась скорость и надежность, заказчиков и участников проектных команд счет централизованного ведения и информирования в системе актуальной информации по каждому проекту в части ресурсов, затрат, доходов.
  7. Повысилась надежность и скорость подготовки проектной документации за счет стандартизации ЖЦ проекта и проектной документации, унификации и использования преднастроенной структуры проектных папок, а также использования шаблонов документов, процессов, карточек типовых документов.
  8. Повысилась надежность и эффективность ведения проектов за счет стандартизации процессов и устранения отклонений выполнения проектов согласно положениям Системы Менеджмента Качества франчайзи (СМК).
  9. Повышение надежности и сокращения рисков утери или искажения данных за счет автоматизации и стандартизации правил разработки, согласования и хранения проектно-технических документов в системе управления проектами.
  10. Повысилась эффективность оценки и планирования новых проектов за счет использования архивных данных и learned lessons ранее выполненных аналогичных проектов.

* * *

В следующих публикациях мы более подробно рассмотрим реализацию в системе управления проектами сквозного проекта и его различных фаз: предпроектной, инициализации, выполнения, завершения и закрытия. А также покажем, как автоматизированы отдельные процессы и подсистемы: подсистемы управления задачами внедрения, разработки и сопровождения, подсистемы учета затрат, трудозатрат и табелирования, а также управления жизненным циклом проектных, технических, бухгалтерских и финансовых документов.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.