Как компании грамотно управлять дебиторской задолженностью

Техническое банкротство – это когда в теории заплатить можешь, а в реальности «живых» денег на покрытие долгов нет. Почему? Потому что они застряли в дебиторке. Чтобы минимизировать такой риск, компаниям нужна грамотная система управления дебиторской задолженностью. В статье рассказываем, как ее создать.

Цели и задачи управления дебиторской задолженностью: зачем это все

Главная цель в управлении дебиторской задолженностью сводится к тому, чтобы:

Первое важно, потому что дебиторка – это хоть и активы компании, но выходит так, что временно они работают не на нее, а на контрагента. К примеру, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа в две недели. В эти полмесяца у контрагента уже есть товар и еще не отданы деньги. А продавец довольствуется лишь записью на бухгалтерскому счете о том, что ему должны. Очевидно: в такой ситуации выигрывает дебитор.

Второе необходимо, потому что если уж текущий долг не особенно выгоден кредитору, то просроченная оплата – и подавно. Ведь у организации есть собственные обязательства. Как правило, они погашаются за счет возвращенной дебиторской задолженности. А если она не поступает в срок, значит, компании придется самой превращаться в не платящего вовремя должника, либо срочно изыскивать источники покрытия своей кредиторской задолженности, к примеру, брать кредит.

Цель определяет задачи управления долгами. Вот они:

Методы и инструменты управления дебиторской задолженностью: как уменьшить текущую и избавиться от просроченной

Все сказанное выше называется кредитной политикой компании и укладывается в пять основных этапов:

Дальше подробно разберем каждый этап.

Этап 1. Выбираем надежного контрагента

Этот этап касается, прежде всего, партнеров-новичков. Хотя в ситуациях стремительных перемен, как сейчас в РФ, и «старичков» не лишне проверять по основным критериям. Речь про то, что давний и надежный покупатель ввиду ужесточения санкций может утратить финансовую стабильность, а с нею и способность своевременно оплачивать долги.

Итак, перед заключением договора партнера стоит проверить. Вот три источника сведений, откуда черпать информацию:

Давайте узнаем, что именно смотреть и как это анализировать.

Специализированные сайты

Их несколько. В таблице показали основные и заодно уточнили, какие данные там приводятся. 

Таблица 1. Где в интернете найти информацию про компанию

Название сайта	Что можно найти
Прозрачный бизнес: Проверь себя и контрагента https://pb.nalog.ru/index.html	Это ресурс ФНС РФ. Вводите ИНН или название компании и попадете в ее карточку. А из нее по ссылкам можно скачать выписку из ЕГРЮЛ или получить бухгалтерскую отчетность. И это только часть информации. Про остальную написано здесь https://pb.nalog.ru/about.html.  Имейте в виду, что сервис ищет не только юрлиц, но и ИП. В итоге сразу поймете, существует ли контрагент на самом деле, как давно работает, сколько налогов задолжал и для скольких человек является местом работы
Картотека арбитражных дел https://kad.arbitr.ru/ ФССП. Узнай о своих долгах https://fssp.gov.ru/	Тут приводятся сведения о том, с кем судится организация или ИП и какова сумма иска. Если судов очень много, причем потенциальный контрагент там всегда в ранге ответчика, то стоит призадуматься о сотрудничестве с ним
ЗаЧестныйБизнес: Всероссийская система проверки контрагентов https://zachestnyibiznes.ru/	Здесь много всего. Даже больше, чем у налоговиков. К примеру, кроме стандартных реквизитов, есть: информация про суды; детализация сумм уплаченных налогов и страховых взносов; данные о госзакупках; сведения о проверках и исполнительных производствах; краткий финансовый анализ. Все это бесплатно. А если заплатить, то финансовый анализ окажется расширенным и откроется больше информации, к примеру, средняя зарплата работников, номера телефонов и e-mail
Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности https://bo.nalog.ru/ Центр раскрытия корпоративной информации Интерфакс https://www.e-disclosure.ru/#	Это сервисы, где можно посмотреть и даже скачать бухгалтерскую отчетность компании. Она пригодится для следующего шага проверки контрагента – анализа его экономических показателей

А еще эксперты советуют смотреть вакансии организации и резюме ее сотрудников на сайтах по поиску работы, например, на hh.ru. Зачем? Если компания массово набирает новых специалистов или уже занятые в ней сами ищут нового работодателя, то это повод насторожиться. Ведь от хорошего обычно не уходят. Значит, возможно, бизнес переживает не лучшие времена и нет денег даже на зарплату работникам. На оплату дебиторки тогда и подавно не окажется.

Финансовая отчетность потенциального контрагента

В таблице выше написали, где взять бухгалтерскую отчетность. А вот о том, куда в ней смотреть и что считать, чтобы оценить финансовую состоятельность и платежеспособность потенциального партнера, читайте в наших специальных статьях.

Если нужен быстрый анализ, тогда смотрите эти материалы:

• Экспресс-анализ финансового состояния предприятия: как провести диагностику по пяти показателям;
• Анализ финансовой отчетности без расчета коэффициентов;

А если хочется деталей, тогда обратите внимание на такие статьи:

• Анализ рентабельности предприятия  – узнаете, насколько прибылен бизнес;
• Анализ ликвидности предприятия – поймете, есть ли чем платить по долгам;
• Анализ финансовой устойчивости: оцениваем структуру капитала и долговую нагрузку  – увидите, как сильно закредитовано предприятие;
• Коэффициент оборачиваемости и продолжительность оборота в анализе деловой активности  – оцените, как скоро в компании совершается цикл продажи и расчетов с контрагентами.

Прошлый опыт сотрудничества

Если договор заключается с организацией, с которой вы уже сотрудничали, тогда «вспомните», как это было. На помощь придут бухгалтерские базы данных, например, в 1С. Из них узнаете:

Два последних момента нужны, чтобы понять: стоит ли продолжать сотрудничество, если, допустим, на данный момент этот бизнес переживает не лучшие времена. Если это ваш постоянный покупатель, причем всегда берет по-крупному, то, возможно, есть смысл немного закрыть глаза на имеющиеся риски.

А еще все, конечно же, зависит от конкуренции в отрасли. Если ваше предприятие – единственный поставщик чего-то уникального и к нему стоят в очередь за этим чем-то, тогда диктуйте свои условия. Возможно, обойдетесь и без дебиторки, так как партнер пришлет деньги авансом.

Но верно и обратное: на высококонкурентном рынке с массой однотипных товаров или услуг отсрочка платежа – это иногда единственный способ привлечь и удержать клиента.

Этап 2. Определяем оптимальный период отсрочки платежа и кредитный лимит

Этот этап компании реализуют по-разному.

Кто-то использует балльную оценку потенциальных покупателей. Чем выше получается балл, тем надежнее компания. Значит, тем бóльшую отсрочку платежа можно предложить и подальше отодвинуть срок погашения долга.

Кто-то отталкивается от максимальной дебиторки на месяц, которую планирует, исходя из текущей ситуации. А затем делит ее между покупателями.

А кто-то не мудрит ни с какими рейтингами и пользуется готовыми формулами. Расчет в них ведется исходя из прибыли компании, которую она получает от продажи и потерь из-за задержки с оплатой. Ведь, как отмечали выше, если даешь дебитору в долг, то свои обязательства иногда приходится покрывать за счет кредита. А это не бесплатные деньги.

В любом случае важно принимать во внимание два аспекта:

Мы проанализировали несколько подходов про то, как посчитать период отсрочки и кредитный лимит. Поделимся двумя. В первом – только формулы без оценки потенциального контрагента. Во втором – и формулы, и оценка.

Подход 1. Считаем длительность отсрочки и кредитный лимит по формулам

В основе первой формулы лежит простая истина: нам не должно быть хуже, чем тем, кому мы даем в долг. Это значит, что рентабельность сделки не может оказаться ниже, чем проценты по кредиту, который, возможно, компания привлечет, чтобы закрыть свою кредиторку.

В итоге получаем следующее:

П = (Ц × Р_прод.) ÷ (Ц × %)

где П – период, на который компания готова отсрочить платеж по договору;

Ц – цена сделки по договору;

Р_прод. – ожидаемая рентабельность продаж по сделке;

% – стоимость заемных средств. 

Если посмотреть внимательно, то, по сути, расчет сводится к делению Р_прод. на %. Откуда взять эти значения?

Р_прод. считается исходя из условий продажи. К примеру, компания «А» продает 10 т продукта за 1200 тыс. руб., в том числе НДС 20%. Себестоимость продаваемого составляет 700 тыс. руб. Найдем прибыль от сделки и поделим ее на выручку-нетто, то есть без НДС. Получим следующее:

• выручка-нетто: 1200 ÷ 1,2 = 1000 тыс. руб.;

• прибыль: 1200 ÷ 1,2 – 700 = 300 тыс. руб.;

• Р_прод.: 300 ÷ 1000 × 100% = 30%.

С расчетом стоимости кредита (%) чуть сложнее. Годовая процентная ставка по договору с банком не подойдет, ведь, скорее всего, компания берет взаймы на более короткий срок. Причем суммой основного долга будет закрываться «дыра» в денежных притоках вообще, а не только от этой поставки с отсрочкой платежа.

Выходит, мы пока не знаем период отсрочки платежа, но уже должны сообразить, сколько процентов заплатим банку за этот срок, если возьмем кредит. В том источнике, где приводилась данная формула, брался процент за один календарный день. То есть кредитная ставка делилась на 365 или 366, а полученное попадало в расчет. Сами понимаете, это некорректно, ведь кредит привлекается не на один день. Поэтому посоветуем взять за основу плановый период кредитования и % в формуле считать исходя из его дней. Давайте на примере.

Допустим, компания «А» для погашения кредиторки привлекает банковские кредиты. Средняя годовая ставка по ним 20%, а обычный период кредитования 30 дней. Тогда стоимость заемных денег составит:

% = 20% ÷ 365 дней × 30 дней = 1,64%.

Вернемся к формуле для П и получим, что отсрочка платежа при таком раскладе выйдет:

Р_прод. ÷ % = 30% ÷ 1,64% ≈ 18 дней.

Понятно, что условностей в таком расчете много. Но, согласитесь, лучше выйти на хотя бы примерную цифру, которая определяется условиями бизнеса, чем брать период отсрочки «с потолка».

Заметьте, что формулу можно усложнить. Если ввести в числитель плановые расходы по сопровождению и обслуживанию дебиторки, то получится так: 

П = (Ц × Р_прод. – Р_ДЗ) ÷ (Ц × %) 

где Р_ДЗ – расходы компании на обслуживание дебиторки.

Такой вариант точнее, но и сложнее. Ведь Р_ДЗ тоже надо как-то посчитать. К примеру, это может быть зарплата специалистов за те часы работы, которые они потратили на подсчет периода просрочки, кредитного лимита, составление договора поставки или оказания услуг с учетом этих условий и т.п.

И еще одна формула первого подхода. Она нужна, чтобы определиться с лимитом дебиторки для конкретного клиента. Ведь покупателю можно предоставить и 100% отгруженного продукта в долг, и только 5%. Посчитать значение поможет такая функция: 

КЛ = В_мес. ÷ К × П_мес. × Д

где КЛ – кредитный лимит для конкретного покупателя;

В_мес. – средняя выручка за месяц от продаж этому покупателю;

К – среднее количество отгрузок в месяц этому покупателю;

П_мес. – отсрочка платежа в пересчете на месяц;

Д – доля продаж на условиях отсрочки платежа. 

Сразу заметим, что формула работает только для тех контрагентов, с кем уже был опыт сотрудничества. Что делать, если это клиент-новичок? Самый расхожий вариант – вообще не отгружать в долг, потому что непонятно, как все будет. Другой способ – подумать, над тем, насколько перспективен покупатель с точки зрения продолжения сотрудничества и объема закупок. И, возможно, предоставить какую-то минимальную партию продукта на условиях постоплаты.

Если КЛ рассчитывается для постоянного покупателя, то исходные данные для формулы определяются так:

Посмотрим на примере, как работает формула. К примеру, с компанией «Б» сложилось такое сотрудничество в 2021 г.:

Посчитаем кредитный лимит по этим данным:

КЛ = (50 млн руб. ÷ 4 мес.) ÷ 1 × (15 ÷ 30) × (50% ÷ 100%) = 3,125 млн руб.

Вот в таких пределах можно кредитовать компанию «Б» исходя из сложившихся условий сотрудничества. Если планируется его расширение, тогда можно ввести в формулу ожидаемый темп роста продаж в предстоящие периоды. Схема расчета видоизменится так:

КЛ = В_мес. ÷ К × (100% + Тп) ÷ 100% × П_мес. × Д

где Тп – плановый прирост продаж в пользу конкретного покупателя в процентах.

Подход 2. Определяем длительность отсрочки и кредитный лимит по балльной системе

Балльные системы бывают разными. Иногда там всего пара-тройка параметров, а иной раз – больше десятка. Мы покажем два варианта. Начнем с простого.

Вот такие показатели учитывались на Челябинском механическом заводе, когда оценивалась надежность покупателя.

Таблица 2. Оцениваем надежность покупателя (упрощенный подход)

Критерии	Баллы
	1	2	3	4
Период сотрудничества с клиентом, годы	<1	1–2	2–4	>4
Объем продаж клиенту за последние два года, млн руб.	<5	5–10	10–20	>20
Просроченный долг клиента в общем объеме продаж, %	50–100	20–50	0–20	0

Здесь всего три индикатора. Итоговая оценка вычисляется как произведение всех полученных баллов. А дальше пользуются таким рейтингом клиентов:

К примеру:

В этом случае итоговый балл окажется равным:

3 × 3 × 3 = 27 и это надежный клиент.

Для каждой из четырех групп устанавливаются свои условия по дням отсрочки и кредитному лимиту. К примеру, для:

А это вариант с бóльшим количеством параметров. В рассмотрение берутся три группы:

В итоге получается такая система оценки.

Таблица 3. Оцениваем надежность покупателя (расширенный набор параметров)

Критерии	Значение показателя	Баллы
Финансовое состояние
коэффициент текущей ликвидности	>2	13
	1–2	8
	<1	0
коэффициент быстрой ликвидности	>0,6	12
	0,2–0,6	6
	<0,2	0
коэффициент финансовой автономии	>0,5	13
	0,2–0,5	6
	<0,2	0
рентабельность продаж	>0,08	12
	0,05–0,08	6
	<0,05	0
Качество управления бизнесом
состав учредителей	реальные собственники являются учредителями	6
	реальные собственники не являются учредителями	3
	информация о реальных собственниках отсутствует	0
участие учредителей в управлении компанией	компанией управляют владельцы бизнеса	6
	компанией управляют не владельцы бизнеса	3
количество сотрудников	>15	8
	5–14	3
	в компании только один сотрудник, который и является владельцем бизнеса	0
Хозяйственная деятельность
основные виды деятельности	один вид деятельности	10
	два-три вида деятельности	5
	четыре и более разнородных видов деятельности	0
продолжительность деятельности	>5 лет	10
	>3 лет	7
	1–3 года	5
	<1 года	0
доля товарных запасов в активах	20%–35%	10
	10%–20% или 35%–45%	5
	<10% или >45%	0

В итоге опять получаем четыре группы с такими баллами:

Чтобы быстро посчитать баллы любым из двух способов, скачивайте Excel-файл. В нем два основных листа. На первом отыщете первый подход, а на втором – второй. От вас потребуется лишь внести исходные данные и увидите примерно такой результат:

 

 

Периоды отсрочки платежа между группами можно распределить как 30, 20, 10 и 0 дней соответственно. А кредитный лимит по каждому клиенту рассчитать по формуле:

КЛ = В_кв. × Б ÷ 100

где В_кв. – среднеквартальная выручка от продаж конкретному клиенту;

Б – балл этого клиента в рейтинговой оценке.

Этап 3. Стимулируем скорейшую оплату

Как заинтересовать покупателя, чтобы он поскорее рассчитался? Дать что-то взамен. Чаще всего предоставляют скидку. В случае с погашением дебиторки она бывает двух видов:

Первая скидка иногда определяется как процент от объема проданного. А вторая – как процент от дебиторки, которую погашают досрочно.

Однако устанавливать такие проценты наугад или как у нашего поставщика – рискованно. Лучше все посчитать. Причем предприятия часто ориентируются на средний процент по привлеченным банковским кредитам, считая его платой за наличие денег в обороте.

Именно этот процент используется в двух формулах, которые приведем далее. По первой определяется скидка за предоплату. Расчет строится так:

Скидка _{предоплата} = % ÷ 365 (366) × (П _{отгрузка} + П _{отсрочка})

где % – стоимость заемных средств (средний годовой процент по взятым кредитам);

365 (366) – количество дней в году;

П _{отгрузка} – количество дней между датами предоплаты и отгрузки;

П _{отсрочка} – количество дней отсрочки платежа, которые определены договором. 

В этой формуле все логично. По сути, мы вычисляем среднедневную стоимость заемных средств и умножаем ее на дни, в которые покупатель мог не платить за поставку.

Схожий подход применяется для расчета процента за досрочное погашение текущего долга:

Скидка _{погашение ДЗ до срока} = % ÷ 365 (366) × (П _{отсрочка} – П _{отсрочка исп.})

где П _{отсрочка исп.} – использованные дни отсрочки.

Здесь тоже все просто. К примеру, по договору нужно заплатить через 15 дней, а покупатель погасил долг через 10. Процент скидки приравняется к стоимости кредита за пять дней.

Важный момент, который стоит проверить: не чересчур ли большие скидки предоставляет ваша компания. Если это так, то реально скатиться в убыток. Ведь скидка покупателю – это недополученный доход, а, значит, с ними нужно быть поосторожнее. Специалисты советуют периодически считать точку безубыточности и запас финансовой прочности, чтобы видеть:

Про вычисление этих показателей на нашем сайте есть такой материал «Точка безубыточности и запас финансовой прочности: расчет по методике CVP-анализа».

Это первая часть статьи про управление дебиторской задолженностью. Продолжение выйдет чуть позже.

 

Комментарии 0