Хранение электронных документов сопряжено с рядом проблем. Особенно сложными из них признаны устаревание техники, зависимость от программного обеспечения, износ носителей хранящейся информации. Хотя единый подход к решению этих проблем пока не выработан, существуют стратегии и способы обеспечения сохранности и доступности электронных документов.

Согласно стандарту ИСО 15489, управление документами предполагает эффективный и систематический контроль создания, получения, хранения, использования и распределения документов, в том числе процессы сбора и хранения документальных доказательств и документированной информации об управленческой деятельности и отдельных управленческих операциях. Для эффективного управления необходимо идентифицировать процессы и определить их взаимодействие.

Процессный подход, применяемый при разработке, внедрении и совершенствовании системы менеджмента качества в соответствии с требованием стандартов серии ИСО 9000, предполагает, что для эффективной деятельности организации необходимо идентифицировать процессы, определить их взаимодействие и управлять ими.

Управление документами является задачей не только управляющих документацией, но и любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности.