Сергей Ковалев

Сергей Ковалев — руководитель и ведущий консультант консалтинговой компании БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии). Имеет 20-летний опыт организационного проектирования и управления бизнес-процессами. Автор публикаций, семинаров и книг по стратегическому и процессному управлению и развитию.

Разработка и ввод в действие регламентирующих документов дают дополнительные возможности для повышения эффективности организации. Поэтому разработка регламентов является своего рода оптимизацией деятельности предприятия. Часто улучшение деятельности, достигаемое за счет регламентации, называют «мягкой» оптимизацией, так как в этом случае не происходит существенных изменений, которые бывают при реинжиниринге или реструктуризации..

Технологии бизнес-моделирования основаны на принципе системности и позволяют правильно состыковать между собой различные части большой системы. А использование специализированных программных средств позволяет автоматизировать данный процесс и, в частности, автоматически проверять целостность и непротиворечивость различных частей бизнес-модели. Таким образом, применение технологий и специализированных программных средств автоматизации бизнес-моделирования и регламентации позволяет избежать ошибок, повысить качество и эффективность регламентов и заставить их работать.


Процессные и структурные регламенты

Существует два типа регламентирующих документов: процессные регламенты, которые описывают бизнес-процессы, и структурные документы, регламентирующие оргструктуру компании (рис. 1). Примерами типовых процессных регламентов являются следующие документы:
  • положение о системе процессов верхнего уровня;
  • положения о бизнес-процессах (регламенты процессов), имеющие различные названия, в зависимости от уровня процесса, для которого они разрабатываются.

Различия между ними определяются уровнем регламентируемых бизнес-процессов. Например, в первом типе документов перечисляются процессы верхнего уровня, с указанием их границ и ответственных за их выполнение. В положениях о бизнес-процессах (регламентах процессов) описываются подпроцессы или процедуры, их составляющие, указываются ответственные за процедуры, информационные и материальные потоки, а также прочая информация, определяемая целями регламентации.

Типовые структурные регламенты:

  • положение об организационной структуре компании;
  • положения о структурных подразделениях (отделах);
  • должностные инструкции персонала.

Pic 1 01.png
Рис. 1. Процессные и структурные регламенты.

Различия между ними также определяются уровнем описания оргструктуры. Если положение об оргструктуре описывает агрегировано всю структуру предприятия, то положение об отделе описывает только структуру отдела, а должностная инструкция используется на самом нижнем уровне и детально описывает должностные обязанности сотрудников. Процессные и структурные регламенты описывают деятельность организации с разных точек зрения. Процессные регламенты делают это с точки зрения бизнес-процессов – в них сначала прописываются процессы, а потом указываются структурные единицы, которые в них задействованы. В структурных регламентах картина меняется с точностью до наоборот. Сначала происходит описание структурных подразделений и должностей, только потом указываются выполняемые ими процессы.

Подробнее о регламентации и описании бизнес-процессов и оргструктуры рассказано в книге «Настольная книга аналитика. Практическое руководство по проектированию бизнес-процессов и организационной структуры».

Два типа регламентов дополняют друг друга. Например, если в компании регламентированы все бизнес-процессы, то из процессных регламентов автоматически можно получить структурные. Ту же процедуру частично можно проделать и в обратную сторону – на основе структурных регламентов восстановить процессные. Тем не менее, чтобы руководители и специалисты не тратили рабочее время на трансформацию одного типа регламентов в другой, в компании целесообразно использовать два типа документов одновременно. Это также необходимо для того, чтобы по-разному смотреть на деятельность компании – как с точки зрения бизнес-процессов, так и с точки зрения оргструктуры.Формирование процессных и структурных регламентов

Формирование процессных и структурных регламентов

Если мы построили процессно-организационную модель предприятия, то на ее основе мы можем сформировать процессные и структурные регламенты (рис. 2). Такие регламенты получаются более наглядными, понятными и непротиворечивыми. Причина в том, что они базируются на согласованной и непротиворечивой процессно-организационной модели, и рождаются из реальных процессов и их шагов. 

Pic 1 02.pngРис. 2. Разработка и актуализация регламентов на основе процессных моделей. 


  На практике применяются две технологии формирования регламентов на основе бизнес-моделей − ручная и автоматизированная (кроме того, нередко используется смешанная технология). Ручное формирование регламентов осуществляется так: аналитик разрабатывает и согласует графические модели процессов, оргструктуры и распределения ответственности. После ее утверждения специалист по регламентации разрабатывает регламент в текстовом или табличном формате, описывая необходимые события и действия (рис. 3).

Pic 1 03.pngРис. 3. Пример фрагмента бизнес-модели процесса и формируемого вручную на ее основе процессного регламента.


Преимущество ручного формирования регламентов – специалист по регламентации, обладающий навыками написания документов, переставляя вручную порядок слов в предложении, добивается наилучшей стилистики документа.  Недостатков у ручного подхода формирования регламентов два:

  • при большом объеме ручной переработки текста повышается вероятность появления двусмысленности, противоречий и нестыковок;
  • большая трудоемкость и затратность – время разработки и актуализации регламентов остается большим и при высокой динамике изменений регламенты не успевают актуализироваться, в результате чего быстро устаревают и перестают работать.

В современных условиях большого динамизма внешней среды эти два недостатка ручной технологии начинают значительно перевешивать ее единственное преимущество, и переход на автоматизированный способ формирования регламентов становится все более актуальным и набирает популярность в российских компаниях.

Pic 1 04.png

Рис. 4. Пример регламента процесса, автоматически сформированного на основе модели.


Современные специализированные программные продукты, автоматизирующие построение моделей процессов, позволяют пользователю самостоятельно разрабатывать и настраивать любые шаблоны регламентов. При разработке шаблонов в них закладываются именно те разделы и информационные поля, которые на текущий момент актуальны для предприятия. С помощью шаблонов можно автоматически формировать на основе процессной модели различные регламенты (рис. 4).


***

Таким образом, применение технологий и специализированных программных средств автоматизации бизнес-моделирования и регламентации позволяет избежать ошибок, повысить качество и эффективность регламентов и заставить их работать.


© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.