Группа компаний IDS построила единую информационную систему.

Ситуация до старта проекта

До старта проекта ИТ-ландшафт группы компаний «Ай Ди Эс» напоминал лоскутное одеяло. Существовало много различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управленческий учёт и бюджетирование, производственная система, система документооборота. Одной из главных задач было объединить их все на одной платформе.

Проблема заключалась в том, что первичная информация по хозяйственным операциям заносилась в систему не инициаторами бизнес-процессов или проектов, а бухгалтерией, причём с опозданием от одного до трёх месяцев. Так как взаимодействие между компаниями группы очень тесное, то получалось, что документы, отражающие взаимные операции, вводились дважды — в компании-источнике и в компании-получателе. Дублирование ввода данных в систему повышало вероятность ошибок — требовались дополнительные сверки, поиск расхождений.

Большая часть управленческого учёта и бюджетирование были неавтоматизированы. Отсутствовал оперативный контроль закупок, а основная часть бизнес-процессов была не формализована.

Также встала задача учёта по стандарту МСФО. Всё более сложно было делать в Excel корректировки, необходимые для учёта по стандарту МСФО. Чтобы исключить ошибки и эффективно сформировать полный комплект отчётности по МСФО, необходима информационная подсистема.

Однако главным стимулом старта проекта стал быстрый рост группы IDS. В последние пять лет выручка группы ежегодно растёт на 50-100%. В связи с такими темпами роста бизнеса потребовались другие, более современные инструменты управления. Руководство приняло решение создать новую информационную систему и с её помощью изменить подходы к управлению группой.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• создание единой информационной системы производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS;
• организация эффективного взаимодействия компаний группы;
• организация системы внутреннего контроля;
• оперативное формирование корпоративной управленческой отчётности, повышение качества информации;
• сокращение трудозатрат на ведение учёта;
• быстрое закрытие периода по бухгалтерскому учёту и МСФО.

Если говорить более детально, то проект должен был решить следующие задачи:

1. В области финансов и казначейства — сокращение трудозатрат и повышение качества оперативных отчётов, контроль за платежами по коммерческим заказам, выработка регламента управления авансовыми и прочими платежами.
2. В области закупок — контроль и согласование потребности до принятия обязательств, отслеживание своевременной оплаты поэтапных/авансовых платежей, формализация процесса контроля закупочных цен, отслеживание незакрытых заказов на предмет неотражения расходов в управленческом и регламентированном учёте (для целей быстрого закрытия).
3. В области складского учёта — оперативное информирование о складских остатках, нормализация и классификация справочников ТМЦ, автоматизация определения статей затрат по номенклатуре (или его виду).
4. В области производства — формирование прямой себестоимости по заказам, автоматическое формирование актов КС-2, КС-3, отслеживание движения производственных бригад и их сотрудников для учёта времени и точного распределения затрат, автоматическое формирование потребности в услугах подрядчиков согласно спецификации для заказа.
5. В области технического обслуживания и ремонтов — формализация принципов и процессов управления состоянием бурового и телеметрического оборудования, обеспечение контроля и согласования потребности в ремонтах и обслуживании, а также глубокая детализация для статистики и планирования бюджетов ремонтных работ.
6. Регламентированный учёт — обеспечение быстрого закрытия, сокращение трудозатрат бухгалтерии, хранение скан-образов первичных документов для ускорения прохождения проверок.
7. В области зарплаты и управления персоналом — сокращение трудозатрат на расчёт заработной платы; интеграция с системой «Управление буровыми работами» для онлайн-табелирования, автоматический расчёт премий производственных подразделений, обеспечение соответствия процесса управления кадрами, расчёта заработной платы и отчётности требованиям законодательства.
8. В области управления документами — согласование заказов, договоров и дополнительных соглашений, претензий клиентов, кадровых документов, хранение скан-образов всех регламентированных первичных документов.
9. В области НСИ — поддержка единых справочников, назначение их владельцев, введение регламентов их управления, интеграция с внешними источниками.

Выбор системы

Критериев выбора базового продукта для создания информационной системы производственного, управленческого и регламентированного учёта было несколько:

• достаточная зрелость ERP-системы (ключевой критерий);
• относительно невысокая стоимость владения системой, включая её сопровождение;
• достаточная гибкость системы, возможности кастомизации, а также её стоимость. На момент старта проекта менеджеры не знали ещё всех процессов, и требовался гибкий инструмент по доработке системы.

В результате специалисты компании выбрали систему «1С:ERP Управление предприятием 2». Руководители компании понимали, что в индустрии, где работает IDS Group, ещё не накоплен достаточный опыт внедрений системы «1С:ERP Управление предприятием 2». Однако, системы западных производителей не обладали достаточной гибкостью, а «1С:ERP Управление предприятием 2» позволяла находить гибкие решения, и именно это, по их словам, и было важнейшим фактором при принятии решения о выборе системы.

Исполнитель и команда проекта

На тендер по выбору исполнителя были приглашены несколько компаний-партнёров «1С». Однако сроки поставлены очень жёсткие: тендер проводился летом 2017 года, а запуск проекта руководство ожидало с 1 января 2018 года. Первоначальный объём проекта был достаточно велик, а риски высоки, так как у исполнителей не хватало опыта проектов в этой отрасли. В результате при выборе исполнителя возникла заминка — компаниям было непросто определиться, входить или не входить в столь масштабный проект, а время было очень дорого.

В данной ситуации руководство компании стало обдумывать выполнение проекта собственными силами. В этом решении были свои плюсы — внешнему исполнителю нужно было чётко определить рамки (объём работ и стоимость), тогда как с внутренней командой можно было делать проект достаточно гибко — по agile-методологии управления проектом, когда есть понимание, какие приоритетные задачи будут решаться в ближайшую неделю или две. После анализа руководство группы компаний IDS приняло решение выполнять проект собственными силами.

Была собрана команда специалистов, которые уже внедряли «1С:ERP Управление предприятием», пусть и в других отраслях. Отдельно сформировали команду по внедрению «1С:Зарплата и управление персоналом» из специалистов, у которых уже имелись за плечами крупные проекты. Общая численность проектной команды составила 20 человек, равное число аналитиков и программистов, большую часть из которых удалось найти на открытом рынке.

Руководитель группы отмечает, что на рынке очень трудно отобрать высокой квалификации специалистов по внедрению крупных систем «1С», рынок специалистов такого уровня очень тесен. Поиск таких людей начали осенью 2017-го, но полностью укомплектовать команду проекта к моменту запуска первых функциональных блоков системы (1 января 2018 года) не успели. Целиком сформировать команду проекта смогли только в апреле 2018 года, в момент запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Естественно, в проект были вовлечены многие сотрудники группы. Регулярно проводились совместные встречи руководителей функциональных направлений, руководства проекта и группы компаний, анализировались различные статусы, подсистемы, процессы, и все самые тяжёлые и проблемные моменты разрешались в ходе таких встреч.

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» вер. 2.4, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вер. 3.1, «1С:Документооборот» вер. 2.1. Информационная система и вошедшие в нее продукты охватили следующие предметные области:

«1С:ERP Управление предприятием 2.4»:

• финансовый и управленческий учёт;
• казначейство;
• учёт материальных ресурсов, склад;
• оперативное управление производством и ремонтами;
• управление закупками;
• управление продажами;
• регламентированный учёт;
• управление буровыми работами.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:

• кадровый учёт;
• расчёт заработной платы.

«1С:Документооборот 2.1»: управление документами.

Системы интегрированы в единое информационное пространство. С «1С:ERP Управление предприятием 2» интегрирована система «Управление буровыми работами» (собственная разработка на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем»), а также система управления транспортом. Интеграция с системой управления транспортом позволила формировать затраты (в том числе по агентской схеме) и учитывать выручку в разрезе транспортных средств.

В настоящее время в группе компаний IDS система «1С:ERP Управление предприятием 2» установлена на 600 рабочих местах. Если учесть пользователей систем «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот», то всего в ИТ-ландшафте на основе платформы «1С:Предприятие» сейчас установлено 1000 рабочих мест.

Этапы проекта

1. Март—декабрь 2016 года — был проведён подготовительный этап: первичное обследование, ликбез владельцев процессов по целевой операционной модели, совместная прорисовка процессов и увязка их между собой.
2. Июль—сентябрь 2017 года — выбор прикладного решения, а также проведение тендера по выбору исполнителя проекта.
3. Октябрь—ноябрь 2017 года — планирование проекта и ресурсов (кто и как будет занят в каскаде проектов), набор команды и определение ответственных за базовые модули системы.
4. Ноябрь 2017 года — первая попытка запуска достаточно сложных модулей — ТОиР и МТО. Руководители группы признают, что они пошли на определённый риск, так как эти модули были непростыми, поэтому сразу запустить их не получилось.
5. Декабрь 2017 года — активная подготовка к запуску блоков «Бухгалтерия» и «Казначейство». В информационной системе IDS Group «Казначейство» — это достаточно сложный блок, так как в нём используются активные финансовые инструменты, и типовой функционал «1С:ERP Управление предприятием 2» здесь оказался недостаточен. Типовая система была кастомизирована к условиям работы IDS Group, а функционал доработан. Также продолжалось формирование команды проекта.
6. Январь 2018 года — произведён запуск первых функциональных модулей системы в опытную эксплуатацию. Однако, фактически вводить данные стали не с самого начала месяца, потому что всё производство компании расположено в регионах и потребовалось время на обучение сотрудников. Поскольку команда проекта была не до конца укомплектована, практически все члены команды разъехались по различным подразделениям и в течение двух недель в довольно плотном режиме обучали работников на местах. Первая группа обученных работе в новой системе специалистов составила 150 человек. Параллельно с этим шла доработка модулей, которые были критичны для работы системы, прежде всего по складскому учёту и производству (управлению буровыми работами).
7. Апрель 2018 года — автоматизирован контур управления буровыми работами и ведения производственного учёта (в системе «1С:ERP Управление предприятием 2»), а также закупками материально-технических ресурсов, настроены новые процессы согласования (в системе «1С:Документооборот»). Началась промышленная эксплуатация и произошёл полный переход группы на новую информационную систему. Запуск нового функционала привёл к резкому росту пользователей системы и команда проекта продолжила обучение специалистов.
   Также в апреле 2018 года было проведено закрытие первого квартала по бухгалтерскому учёту. Это было непростое время: команда проекта вынуждена была работать в течение месяца без выходных. Тем не менее, отчётность была сдана вовремя.
8. Июль 2018 года — закрытие полугодичного периода, которое потребовало лишь двух недель работы. Новая информационная система достойно выдержала первые месяцы промышленной эксплуатации, более того её использование вышло на новый уровень. Если раньше ставилась, прежде всего, задача регистрации в системе первичной информации, то теперь службы начали анализировать финансово-экономические показатели деятельности, обращаясь за данными к системе. А это означало, что в систему поверили.

В дальнейшем развитие функционала системы было продолжено: автоматизирована отчётность по блоку «Казначейство», развита отчётность по производству и анализу эффективности, запущена система контроля работы с претензиями клиентов, автоматизировано ведение реквизитов контрагентов, договоров и соглашений, создана подсистема управления безналичными денежными средствами. Реализовано автоматическое формирование актов КС-2, КС-3 1. Дальнейшее развитие получила система контроля закупок, списаний, полностью автоматизирован процесс начислений и оплаты и согласование этих процессов в системе «1С:Документооборот».

* * *

В следующей части статьи мы расскажем об особенностях и результатах проекта.

Комментарии 0