Отчетность по МСФО — в два раза быстрее

Предпосылки проекта

ГК «Пионер» является публичной компанией и стремится к прозрачности отношений с инвесторами, поэтому с 2012 года компания готовит и раскрывает свои показатели работы по стандартам МСФО. Первоначально для формирования финансовой отчетности по МСФО использовались электронные таблицы. Подготовка данных для трансформации в стандарт МСФО была весьма трудоемкой. По каждой из 48 дочерних компаний проводки заводились вручную, вручную заполнялись около 30 отчетных форм. Эти формы в виде файлов Excel разработала компания KPMG. Вместе с проверками, которые делали бухгалтеры этих дочерних компаний, весь процесс занимал до полутора месяцев. Затем таблицы консолидировались в специальной системе и еще раз проверялись.

«Функциональность этой системы была сильно ограничена, — говорит Юлия Редькина, руководитель направления отчетности по МСФО ГК «Пионер». — Все проверки приходилось делать вручную, не были автоматизированы сверка и урегулирование внутригрупповых операций (ВГО). По сути, старая система не обеспечивала автоматизацию подготовки отчетности. Ошибки, связанные с человеческим фактором, а также задержки по срокам в такой ситуации были неизбежны».

В результате сдача отчетности задерживалась, времени на качественный анализ данных постоянно не хватало. Кроме того, система позволяла видеть только общую картину по группе компаний, но невозможно было детализировать и раскрыть те или иные показатели, чтобы понять, что «тянет» результаты вниз. Предприятию требовалась информационная система, которая позволила бы упростить сбор данных от дочерних компаний и ускорить формирование консолидированной отчетности по МСФО.

Выбор системы для автоматизации подготовки отчетности

Проанализировав системы для автоматизации процесса подготовки консолидированной отчетности по МСФО, специалисты ГК «Пионер» остановили свой выбор на системе «1С:Консолидация 8 Проф». На их выбор повлияло то, что для управления и учета в компаниях холдинга уже успешно используются решения на платформе «1С:Предприятие 8» («1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8»), и возможность «бесшовной» интеграции с ними стала существенным преимуществом. Подрядчиком проекта выступила компания «МКСКОМ», партнер фирмы «1С», имеющий успешный опыт автоматизации задач управления финансами в холдинговых компаниях.

Однако практически в то же время компания «1С» выпустила бета-версию новой системы — «1С:Управление холдингом 8». «1С:Управление холдингом 8» — это существенное развитие системы «1С:Консолидация 8 Проф», вобравшее в себя семилетний опыт использования ее в крупнейших российских компаниях и лучшие практики одного из крупнейших международных аудиторов — компании Ernst & Young. Методические и функциональные возможности «1С:Управление холдингом 8» были существенно выше, и по предложению специалистов «МКСКОМ» ГК «Пионер» приняла решение автоматизировать подготовку отчетности на новой системе. Юлия Редькина признается, что на начальном этапе, конечно, было некоторое недоверие к новой для рынка системе. Однако по ходу проекта и благодаря быстрой реакции разработчиков системы на замеченные недочеты недоверие улетучилось.

В рекордно короткие сроки

Первый этап проекта охватывал дочерние компании, работающие в московском регионе, и был выполнен в минимальные сроки — за 1,5 месяца. Методика трансформации отчетности по МСФО, разработанная аудиторами, в целом не менялась. Лишь немного изменили элементы методики, которые были связаны с новым инструментарием:

• форматы ввода данных в новую систему (доработан формат форм сбора данных);
• шаблоны ручных корректировок;
• формат итоговой отчетности, план счетов по МСФО.

Кроме того, были изменены некоторые методики формирования трансформационных и консолидационных корректировок.

Что сделано в ходе проекта? Наиболее важные работы перечислены ниже.

1. Проработана методика интеграции с системами «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Проведен анализ НСИ в учетных системах дочерних компаний, разработаны рекомендации по унификации справочников, используемых при подготовке отчетности по МСФО; в учетных системах в основные справочники добавили унифицированные реквизиты МСФО. Также утверждена методика последующей синхронизации НСИ.
2. Построена трансформационная модель в «1С:Управление холдингом 8». Настроены формы ввода данных дочерней компании (31 форма) и автоматическое заполнение их из систем «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8» (на текущем этапе проекта).
3. Для компаний, которые не работают в «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Бухгалтерия 8», настроен пакет сбора данных в Excel с возможностью автоматического импорта в «1С:Управление холдингом 8».
4. Наглядная трансформация отчетности реализована в табличной модели раздела Trial Balance . Основной подход и внешний вид трансформационного отчета остались такими же, как и в ранее используемых электронных таблицах. Таким образом, сотрудникам группы компаний не пришлось переучиваться и привыкать к новым формам документов.
5. Настроены все необходимые автоматически рассчитываемые корректировки, а также возможности ручных корректировок. «Все корректировки в системе делятся на автоматические и ручные, — комментирует Павел Горбачев, генеральный директор «МКСКОМ». — Если корректировка редкая или требуется экспертное суждение, мы оставили ручные корректировки. Все остальные были автоматизированы».
6. Реализована наглядная сверка внутригрупповых операций с возможностью урегулирования несущественных отклонений.
7. Автоматизирован процесс повтора проводок нераспределенной прибыли предыдущего периода.
8. Автоматизирован учет финансовых инструментов по стандартам МСФО.
9. Настроены представление итоговых консолидированных отчетов МСФО и примечаний к консолидированной отчетности.

Объем доработок системы «1С:Управление холдингом 8» был небольшим. Потребовало усилий отражение некоторой специфики компании (например, отражение договоров долевого участия). Наиболее существенные изменения:

• доработан типовой функционал в области сверки ВГО, урегулирования отклонений и повтора проводок предыдущего периода (специалисты «МКСКОМ» использовали свой опыт, полученный на аналогичных проектах);
• доработан функционал управления ходом процесса подготовки отчетности (добавлен новый рабочий стол с функциональностью перезаполнения отчетов, в диаграмме процесса добавлен функционал предварительного пересчета отчетов по выбранной организации);
• добавлены дополнительные функции удобной настройки формул операндов в настраиваемом отчете;
• добавлены дополнительные контроли при проведении трансформационных корректировок на корректное заполнение аналитик;
• изменено представление основного отчета ОСВ МСФО.

Помимо этого, был сделан целый ряд доработок в области импорта данных для отчетности: изменен функционал импорта пакета отчетов Exсel с помощью анализа хml-документов, упрощена настройка и интерфейс загрузки пакета отчетов, добавлена возможность пакетного импорта трансформационных корректировок из Exсel.

«Специалисты «МКСКОМ» качественно справились с поставленными задачами. В ходе проекта они создали систему, в которой реализованы все необходимые функции для составления консолидированной финансовой отчетности по стандартам МСФО, а также для прохождения внешней аудиторской проверки», — отметила Юлия Редькина.

Интерфейсы новой системы были сделаны максимально похожими на старые xls-файлы. Это позволило упростить адаптацию сотрудников и минимизировать обучение работе в новой системе. Для обучения бухгалтеров провели однодневный тренинг. Конечно, он не снял всех вопросов, и Юлия Редькина признается, что сначала ей пришлось сидеть рядом с бухгалтерами при заполнении необходимых отчетных форм. Но знакомство бухгалтеров с интерфейсами и подходами к работе в системах на платформе «1С:Предприятие 8» (прежде всего с «1С:Бухгалтерия 8»), а также максимальная приближенность форм отчетов к знакомым xls-файлам позволили им быстро адаптироваться. И уже после сдачи первой отчетности бухгалтеры окончательно освоились и стали лояльны к системе. «На мой взгляд, система «1С:Управление холдингом 8» несложна в использовании. Интерфейсы очень удобные, понятная структура, знакомые формы; те места, где необходим ручной ввод или просто внимание эксперта, выделены и подсвечены, — делится впечатлениями Юлия Редькина. — Я освоила ее очень быстро».

Результаты проекта

С помощью «1С:Управление холдингом 8» специалисты ГК «Пионер» быстро и качественно выполняют сбор, проверку и консолидацию отчетности дочерних компаний московского блока группы. Теперь процесс подготовки отчетности по МСФО выглядит следующим образом:

1. Закрытие отчетного периода в учетных системах дочерних компаний (решения на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8»).
2. Автоматическое заполнение форм сбора данных для трансформации отчетности из систем «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Для предприятий, работающих на других учетных системах, заполнение пакета отчетных форм вручную с последующим импортом в «1С:Управление холдингом 8».
3. Сверка ВГО и урегулирование несущественных отклонений.
4. Трансформация отчетности по стандартам МСФО (повтор проводок предыдущего периода, автоматические и ручные корректировки).
5. Консолидация отчетности по МСФО по группе компаний.
6. Консолидационные корректировки.
7. Формирование отчетных форм и приложений по стандартам МСФО.

Методологическая работа и внедрение системы «1С:Управление холдингом 8» помогли добиться следующих результатов:

• максимально автоматизировано заполнение форм ввода данных для трансформации для большинства дочерних компаний. Сейчас 90 % данных автоматически поднимается из систем на платформе «1С:Предприятие», установленных в дочерних компаниях. И только 10 % данных требует ввода вручную. Это кардинально облегчило работу бухгалтеров дочерних компаний, у них осталось больше времени на контроль предоставляемых данных. Время на первичное заполнение форм ввода данных сокращено с 2—3 недель до двух дней (более чем в 5 раз);
• унифицированы и автоматизированы корректировки, в том числе и наиболее сложные: повтор проводок предыдущего периода, импорт ручных корректировок из электронных таблиц. Это упростило методику и сократило время на технические операции при трансформации отчетности до одной недели;
• наглядный процесс сверки и элиминации внутригрупповых операций, а также урегулирование несущественных расхождений позволили специалистам компании упросить важнейший этап трансформации отчетности.

В целом трудозатраты на подготовку отчетности по МСФО были минимизированы, теперь консолидацию данных может выполнять один высококвалифицированный специалист. В 2014 году руководители компании решили готовить не только годовую отчетность по стандартам МСФО, но и полугодовую. В результате успешно сдана консолидированная финансовая отчетность по состоянию на 30 июня 2014 года. «Со старой системой мы бы не успели в срок сдать отчетность за полугодие», — резюмирует Юлия Редькина.

Благодаря интеграции системы «1С:Управление холдингом 8» с другими ИТ-системами предприятия пользователи могут всего за несколько «кликов» спуститься до первичной операции. Это помогает сотрудникам ГК «Пионер» быстро проводить необходимый анализ трансформированной отчетности, а аудиторам — подтвердить достоверность финансовой отчетности. «Важнейшее преимущество нового инструмента — возможность раскрытия и детализации каждой строки отчета и возможность последовательно дойти до первичных проводок, — говорит Юлия Редькина. — После внедрения «1С:Управление холдингом 8» модель трансформации отчетности по стандартам МСФО стала более прозрачной и легко управляемой. Аудиторы высоко оценили эти характеристики и удобство работы в новой системе. Минимизировано количество ручного труда, существенно сократилось время на подготовку итоговой отчетности, а общее время трансформации отчетности ускорилось в два раза».

Перспективы

Руководство группы компаний «Пионер» довольно результатами проекта, и работы продолжаются уже в санкт-петербургском блоке группы компаний. По окончанию первого этапа проекта, который включал отчетность только по компаниям группы, относящимся к московскому блоку, принято решение расширить рамки проекта и включить в него и компании санкт-петербургского блока. Если первоначально предполагалось, что эти компании сдают данные для трансформации по-старому (в формах на xls-файлах), то теперь решили сделать автоматическое заполнение отчетных форм из систем «1С:Бухгалтерия», которые стоят в дочерних компаниях, и интегрировать их с «1С:Управление холдингом 8». Таким образом, автоматизированная система отчетности по МСФО охватит все компании группы.

Здесь есть один важный аспект: поскольку дочерние компании санкт-петербургского блока заполняли данные отчетности в старых формах на xls-файлах, то появилась возможность сравнить результаты ручного и автоматического составления отчетности, провести анализ их расхождений и тем самым еще доработать методику трансформации отчетности . «В системе предусмотрена версионность отчетов, можно вводить новые правила трансформации и сравнивать их с результатами работы старых правил, — говорит Павел Горбачев. — И это позволяет оттачивать методику трансформации отчетности».

Отметим и другой важный аспект: ускорение подготовки отчетности позволило специалистам направления отчетности по МСФО расширить свои функции и предоставлять руководству компании важную дополнительную информацию. Дело в том, что руководители группы компаний «Пионер» все больше использует данные отчетности по МСФО в качестве основной управленческой информации. И практика ее использования будет расширяться. «В ближайшем будущем мы будем уделять больше внимания анализу и прогнозированию наших показателей, именно в формате МСФО, — говорит Юлия Редькина. — И теперь у меня достаточно времени не только на подготовку отчетности, но и на анализ, а также на составление прогнозов. Это очень важный результат проекта».

Комментарии 0