Процессы управления документами

• включение документов в систему;
• регистрация;
• классификация;
• классификация доступа и защиты;
• установление порядка и сроков хранения;
• хранение;
• использование;
• обеспечение сохранности.

Эти процессы могут быть (и зачастую это так и бывает) отделены друг от друга во времени различными интервалами, но могут и выполняться одновременно или в иной последовательности. Например, в электронных системах управления документами решения о включении в систему и классификации, статусе доступности и сроках хранения обычно принимаются в момент создания документа.

Включение документов в документную систему

• установление связи между документом, его создателем и управленческим контекстом, в котором документ был создан;
• определение места документа в системе;
• установление связей с другими документами.

Этот процесс должен осуществляться систематически. Он базируется на анализе регулирующей среды, управленческих и подотчетных требований, а также анализе риска в случае, если документы не включены в систему. В частности, путем анализа управленческой деятельности и анализа требований к подотчетности за управленческую деятельность можно:

• идентифицировать все документы, которые необходимо создать для администрирования и управления каждым видом деятельности;
• идентифицировать подразделения организации, в которых эти документы управленческой деятельности включаются в систему;
• анализировать управленческую деятельность, чтобы идентифицировать все этапы, составляющие определенные виды деятельности;
• идентифицировать все операции, составляющие каждый этап управленческой деятельности;
• идентифицировать данные, требуемые в процессе каждой из таких операций;
• определить необходимость включения в систему доказательства о каждой из операций;
• определить соответствующий момент, когда следует включить этот документ в систему.

• классификацию и индексацию, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, производить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также поиск, передачу документов на хранение или уничтожение, идентификацию особо ценных документов;
• упорядочение путем создания логической структуры и последовательности как для бумажных дел, так и для электронных директорий, что упрощает последующее использование документов и справочную работу;
• регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в документной системе.

Методы, обеспечивающие включение документа в документную систему, могут включать в себя также и системы, которые формализуют (строят по шаблонам) действия в процессе управленческой деятельности, а именно:

• обеспечивают метаданные, описывающие управленческий контекст;
• обеспечивают доказательство месторасположения документа;
• идентифицируют, какое действие не выполнено;
• идентифицируют, кто имел доступ к документу;
• идентифицируют, когда такой доступ имел место.

При этом очень важно обеспечить доказательство операций, произведенных с документом.

Международный стандарт ИСО 15489 гласит, что управленческие или индивидуальные действия следует включать в систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими их особый управленческий контекст, когда они побуждают организацию или частное лицо к действию, служат для подотчетности организации или частного лица, а также документально фиксируют действие, решение или процесс принятия решения.

При работе с электронными документами очень важно уметь отличать служебные (управленческие) документы от личных (неофициальных) и иных материалов (справочных материалов, проектов документов, копий, публикаций).

К документам могут быть отнесены как оригиналы, так и копии документов, поскольку копия документа может служить отдельной управленческой цели и храниться в другой системе.

Документы должны храниться отдельно от иных материалов, которые можно уничтожать после минования надобности (без согласования с архивом организации или государственным архивом).

Следует учитывать, что электронные документы, созданные и полученные при помощи корпоративной системы управления документами, являются собственностью организации. В определенных нормативными документами организации случаях к электронным документам сотрудников разрешен доступ других лиц (системного администратора, службы безопасности, других сотрудников организации). В организации может также проводиться систематический мониторинг электронной переписки. Поэтому в систему управления документами должны включаться только те документы, которые фиксируют деловую деятельность организации.

Пример.

Согласно рекомендациям Национального архива США, к личным документам можно однозначно отнести:

• материалы, накопленные частным лицом до поступления на работу в данную организацию и после этого не использованные в деятельности организации;
• материалы личной переписки, общественной деятельности лица, рукописи и черновики статей и книг;
• дневники, блокноты, персональные календари, предназначенные только для личного использования, даже если в них затрагиваются вопросы деятельности организации.

Следовательно, статус личных документов должен быть четко обозначен, и они должны храниться отдельно от служебных документов. В противном случае личная переписка может стать достоянием общественности.
Пример.

Классификация

Классификация как процесс управления документами заключается в установлении категории или категорий управленческой деятельности и управленческих документов, а также их группировки. Например, базы данных можно классифицировать:

• на базы данных, содержащие данные из множества первичных бумажных документов и не имеющие бумажного аналога;
• базы данных, содержащие данные из множества первичных электронных документов;
• базы данных, содержащие уникальную информацию.

По характеру обрабатываемой информации специалисты различают документальные и фактографические базы данных. Фактографические базы данных оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей форматизированных записей данных. Документальные базы данных содержат документы или информацию из документов (выделяют полнотекстовые, библиографические и реферативные документальные базы данных). То есть основным структурным элементом фактографической базы данных является факт как некоторый элемент содержательной информации, а документальной базы данных — документ.

По назначению содержащейся в них информации базы данных делятся:

• на базы данных деловой информации (социальная информация, кадастры, регистры, статистическая, коммерческая, финансовая, управленческая информация, данные о продукции и т. п.);
• базы данных информации для специалистов (научно-техническая, экономическая, маркетинговая, правоохранительная, исследовательская, производственная, конструкторская, технологическая информация и т. п.);
• базы данных массовой информации (правовая, библиотечно-библиографическая, архивная, учебная, справочная, общественно-политическая, словарно-энциклопедическая информация, информация о культуре, спорте, досуге и т.п.).

Процесс классификации требует наличия в организации классификаторов, прежде всего, классификатора управленческой деятельности. Также к числу основных классификаторов относятся (на примере Банка России):

• номенклатура дел (как основа номерообразования при регистрации и источник информации о физическом местонахождении исполненного и рассмотренного документа);
• перечень структурных подразделений;
• перечень должностных лиц, уполномоченных давать поручения по исполнению документов;
• справочник корреспондентов (организаций и физических лиц, с которыми ведется переписка, с указанием адресов и иерархической связи);
• шаблоны текстов (резолюции и аннотации документов, списки рассылки);
• классификатор групп документов (по создателям — структурным подразделениям и должностным лицам);
• тематический рубрикатор (систематизированная совокупность вопросов, по которым осуществляется взаимодействие внутри организации и с внешней средой), позволяющий группировать документы одной тематики;
• перечень видов доставки (почта, телеграф, электронная почта, курьерские службы и др.);
• перечень типов файлов (для электронных образов документов, привязанных к регистрационным формам);
• перечень типов связок (для установления таких традиционных для делопроизводства взаимосвязей, как «во исполнение», «в дополнение», «первичный — повторный», «запрос», «согласование», а также для отражения отмены или изменения сферы (сроков) действия нормативных и распорядительных документов, систематизации переписки по конкретной теме и др.);
• перечень пользователей с указанием видов доступа и полномочий при работе в системе.

• документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
• документы доступны только тем, кому разрешено;
• зашифрованные документы могут быть прочтены таким образом и в такое время, когда это требуется или разрешено;
• процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять;
• подразделения организации, ответственные за определенные управленческие функции, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Установление порядка и сроков хранения

Установление порядка и срока хранения документа может производиться уже в момент его включения в документную систему организации или регистрации. Однако предварительно необходимо организовать перечень документов (номенклатуру дел).

В основе процесса установления порядка и сроков хранения документов лежит экспертиза ценности документов. Согласно стандарту ИСО 5127, документ может иметь первичную ценность — административную, фискальную (финансовую), правовую, а также вторичную (архивную) ценность — доказательную и информационную.

При определении доказательной ценности документа рекомендуется использовать вместо традиционного подхода — оценки документов по содержанию — модель функциональной экспертизы ценности документов, согласно которой не сам документ (содержание документа), а контекст создания документа (функция, деятельность, действие) является отправной точкой. Современные зарубежные теории экспертизы ценности электронных документов явно имеют тенденцию фокусироваться на функциях и бизнес-процессах как ключевых элементах контекста создания документа.
Процесс установления ценности документа состоит из следующих этапов: определение управленческой функции, фиксируемой при помощи определенного документа; отнесение функций и документов к определенному классу в номенклатуре дел; установление подходящего срока и условий хранения документа; фиксация сроков и условий хранения документов в документной системе и организационных документах; определение сроков хранения документов.
К документам длительного хранения обычно относятся документы, которые обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации, о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами. Документы, которые фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций и содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц, также относят к документам длительного хранения.