Как положить деньги наличными на расчетный счет
Обычно деньги сдаются в банк по двум причинам:
- чтобы не превысить лимит остатка по кассе;
- чтобы потратить их так, как нужно компании, избежав ограничений по целям для наличных трат и лимиту расчетов наличкой.
Подробнее об этом смотрите в статье «Ведение кассовых операций: как работать с наличкой в организациях и у ИП».
Деньги в банк сдает сотрудник организации или инкассатор. Общая схема действий при любом из этих вариантов одинакова – выдали деньги из кассы, дождались их зачисления на расчетный счет. Однако есть отличия в документальном оформлении. Про них и поговорим.
Когда наличку в банк сдает сотрудник организации
Порядок действий в такой ситуации включает пять этапов:
- Составляется объявление на взнос наличными.
- Формируется расходный кассовый ордер (РКО).
- Деньги передаются сотруднику под роспись в РКО.
- Делается запись в кассовой книге на основании РКО.
- Сотрудник идет в банк с деньгами и объявлением на взнос наличными.
Объявление на взнос наличными – это документ, на основании которого банк зачислит деньги на расчетный счет. Также это подтверждение для сотрудника о том, что он действительно отнес деньги в банк, а не куда-то еще.
Документ составляется по унифицированной форме 0402001. Она приводится в Указании Банка России от 30.07.2014 г. № 3352-У (далее – Указание № 3352-У). И в ней есть три составляющие: объявление, квитанция, ордер. Многое в них повторяется. Это неудивительно, ведь в итоге документ разрезается на три части, каждая из которых становится самостоятельной:
- объявление остается в банке;
- квитанция выдается вносителю денег, чтобы подтвердить, что он передал их в банк;
- ордер возвращается в компанию вместе с выпиской из расчетного счета о зачислении налички.
Про то, как оформляется объявление на взнос наличными, написано в приложении 3 к Указанию № 3352-У. Некоторые сведения вписывает банковский работник, к примеру, свою должность и ФИО. Но большая часть строчек заполняется в компании. Обычно это не вызывает сложностей, но есть поля, с которыми могут возникнуть вопросы. Вот они.
Таблица 1. Как заполнить объявление на взнос наличными
|
В какой графе |
Что указывается |
|
От кого |
ФИО сотрудника, который относит деньги в банк |
|
Получатель |
Название вашей компании |
|
Счет №, Кредит счета №, Для зачисления на счет |
Номер расчетного счета, на который зачисляется наличка |
|
Сумма цифрами, Сумма (суммы) цифрами, Сумма |
Цифра для вносимой денежной суммы. Копейки приводятся через дефис, причем даже тогда, когда они нулевые. Например, так «50000-00» |
|
Сумма прописью |
Цифры прописью для вносимой суммы. Записываются, начиная с левого края строки, а не по центру. Оставшееся пустое место справа прочеркивается |
|
Символ |
Числовой код для источника поступления денег. Коды приводятся в Указании Банка России от 08.10.2018 г. № 4927-У. К примеру, для выручки от продажи товаров проставляется 02, а для доходов от реализации работ или услуг – 11 |
|
Источник поступления |
Словесная расшифровка для символа, например, «Поступления от продажи товаров» или «Поступления от реализации платных услуг (выполненных работ)» |
Если при составлении документа допустили ошибку, значит, переделайте его. Исправления вносить нельзя.
Про то, как составить РКО и оформить запись в кассовой книге, мы рассказали в статье, на которую уже ссылались выше: «Ведение кассовых операций: как работать с наличкой в организациях и у ИП».
Когда наличку в банк отвозит инкассатор
В такой ситуации действия укладываются в пять этапов:
- Формируется РКО на сотрудника, который передаст наличку инкассатору.
- Деньги выдаются этому сотруднику под роспись в РКО.
- Составляется препроводительная ведомость к инкассаторской сумке.
- Деньги передаются инкассатору.
- Делается запись в кассовой книге на основе РКО.
Подробнее остановимся на третьем и четвертом этапах.
Препроводительная ведомость – это три документа:
- ведомость к сумке;
- накладная к сумке;
- квитанция к сумке.
Их формы приводятся в приложении 7 к Указанию № 3352-У. А про порядок заполнения написано в приложении 9.
Первые страницы ведомости, накладной и квитанции по структуре схожи с объявлением на взнос наличными. Поэтому не станем подробно останавливаться на заполнении граф. Отметим лишь те из них, в которые не нужно ничего вписывать, так как это делают банковские работники:
- поля для номеров ведомости, накладной и квитанции;
- строка «Опломбированную сумку № ... без пересчета принял» в квитанции к сумке;
- строка «Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег».
Подготовка сумки и передача ее инкассатору производятся так, как показали на схеме.
Рисунок 1. Как передать деньги инкассатору
И еще три момента про оформление РКО в рассматриваемой ситуации:
- в строке «Выдать» напишите ФИО работника своей компании, который передает наличку, а не инкассатора;
- в графе «Основание» укажите, к примеру, так: «Внесение денежных средств на расчетный счет в обслуживающем банке»;
- в строку «Приложение» внесите реквизиты квитанции, которую инкассатор возвращает после получения денег.
Как снять деньги наличными с расчетного счета
Чтобы снять и оформить в кассу наличку с расчетного счета, сделайте следующее:
- Заполните денежный чек.
- Сходите с ним в обслуживающий банк и получите деньги.
- Составьте приходный кассовый ордер (ПКО) на полученную наличку.
- Внесите запись о приходе в кассовую книгу.
Разберемся с тем, что такое чек и как он оформляется.
Денежный чек – это бланк из чековой книжки. Той, что выдается банком при открытии счета.
У каждой страницы в чековой книжке есть две части:
- основная – передается в банк для получения денег;
- корешок – остается в книжке и хранит информацию о сумме налички и ее получателе.
Чек формируется по правилам из Приложения к Положению о Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения. Вот основные моменты:
- чек заполняйте только вручную. Используйте ручку черного, синего или фиолетового цвета;
- не допускайте повторного обведения букв и тем более ошибок. Чек с исправлениями недействителен. Оставьте такой бланк в книжке, но перечеркните, чтобы аннулировать. Затем заполняйте новый;
- в строке «Заплатите» впишите полностью ФИО получателя денег. Если это будет инкассатор, значит, нужны его данные;
- с обратной стороны чека укажите паспортные данные получателя. Иногда банковские сотрудники требуют полное соответствие паспорту. К примеру, ожидают, что будет написано «гор. Москва», а не «г. Москва»;
- в графах «Сумма прописью» начинайте писать с самого начала левого края. Слово «рублей» пишите полностью и тут же следом. Оставшееся пустое место прочеркните двойными параллельными линиями;
- в таблице на оборотной стороне чека распределите получаемую сумму по указанным строкам. К примеру, если деньги снимаются на зарплату и для покупки хозяйственных материалов, тогда заполняйте строки с символами 40 и 57;
- следите, чтобы данные в основной части чека и его корешке соответствовали друг другу;
- помните, что банки сличают подписи директора и главбуха из чека со своими карточками образцов подписей. Нередки случаи, когда отказывают в выдаче даже из-за незначительных несовпадений.
Не лишним будет уточнить дополнительные правила в обслуживающем банке. Иногда они прописываются на обратной стороне обложки чековой книжки. К примеру, некоторые кредитные организации требуют, чтобы паспортные данные в чеке заполнял сам получатель.
Получить наличку по чеку можно в течение 10 дней со дня его выписки, причем день выписки в расчет не берется.
Как выдать деньги под отчет сотруднику из кассы
Деньги под отчет обычно выдаются для оплаты командировочных расходов или для покупки за наличку товаров, работ, услуг, необходимых компании.
В п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (далее – Указание № 3210-У) называются две группы лиц, которые могут стать подотчетниками. Это те, кто работает:
- по трудовому договору;
- по договору гражданско-правового характера.
Выходит, нельзя выдать деньги под отчет постороннему человеку, который никак не связан с деятельностью предприятия.
Наличка под отчет выдается на основании приказа руководителя или по заявлению работника. Конкретный вариант выбирает сама компания, причем нет запрета на совмещение сразу двух подходов.
Про обязательные составляющие приказа написано в письме Банка России от 06.09.2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642. Вот их перечень:
- номер приказа;
- дата его составления;
- ФИО подотчетного лица;
- сумма выдаваемой налички;
- срок, на который выдаются деньги;
- подпись руководителя.
Приказ можно составить сразу на несколько выдач и на несколько подотчетников.
Про структуру заявления работника на получение денег под отчет в нормативке ничего нет. Однако можно взять за основу отдельные составляющие приказа и включить в текст такие элементы:
- ФИО работника;
- сумма запрашиваемой налички;
- цель трат;
- срок, в течение которого деньги будут израсходованы;
- дата составления заявления;
- подпись работника.
После того, как руководитель подписал приказ о выдаче денег или работник написал заявление, сделайте следующее:
- Составьте РКО на подотчетное лицо.
- Выдайте ему по этому документу деньги.
- Сделайте запись о выдаче в кассовой книге.
По строке «Основание» в расходнике можно написать так: «Выдача под отчет на оплату товаров по договору от 01.11.2022 г. № 67». Или так: «Выдача под отчет на командировочные расходы по заявлению работника».
Когда подходит срок отчитаться за полученную наличку, работник составляет авансовый отчет и приносит его в бухгалтерию. К нему прикладываются:
- чеки ККТ или бланки строгой отчетности от поставщиков и подрядчиков;
- накладные от поставщиков на приобретенные товары;
- акты от подрядчиков о выполненных работах или оказанных услугах;
- счета-фактуры поставщиков и подрядчиков;
- авиа- и железнодорожные билеты;
- счета за проживание в гостиницах и т.п.
Бухгалтер или руководитель, если бухгалтера нет, проверяет правильность заполнения отчета и приложенных к нему документов. Затем авансовый отчет утверждается руководителем. Это обязательный момент, который подтверждает: начальство в курсе этих трат и одобряет их.
Когда сотрудник истратил больше, чем ему выдавалось, тогда перерасход компенсируется. Это можно сделать наличными из кассы, предварительно составив РКО. А когда израсходованная сумма оказалась меньше подотчетной, тогда остаток возвращается обратно в кассу. При этом формируется ПКО. Номера и даты кассовых ордеров вписываются в авансовый отчет.
Если компания большая и подотчетников много, то хорошим решением будет составить регламент. А в нем конкретизировать моменты, которые отдаются на откуп предприятиям и не оговариваются в документах от Банка России. К примеру, такие:
- каким сотрудникам выдаются деньги под отчет;
- каковы цели выдач применительно к каждому сотруднику;
- какой период устанавливается для расхода подотчетных сумм;
- в какой срок работник представляет авансовый отчет;
- за сколько дней бухгалтерия проверяет авансовый отчет, утверждает его у руководителя, выдает работнику перерасход или получает от него непотраченный остаток;
- как будет отвечать работник за то, что не сдаст авансовый отчет вовремя;
- как происходит выдача денег под отчет работникам обособленных подразделений, если такие есть.
В этом же регламенте можно напомнить про два «нельзя» для подотчетной налички. Нельзя, чтобы подотчетник:
- передавал полученные деньги третьим лицам;
- оплачивал наличкой покупки на сумму свыше 100 тыс. руб. по одному договору.
Если делать наоборот, то это станет нарушением сразу двух указаний Банка России.
Как выдавать зарплату наличными из кассы
Чтобы оформить выдачу зарплаты наличкой, составьте любой из трех документов:
- расчетно-платежная ведомость;
- платежная ведомость;
- расходный кассовый ордер.
В самой компании решают, какой вариант будут использовать. Однако важно учитывать особенности каждого. Ведомости формируются сразу на всех работников организации или ее структурного подразделения. А расходником оформляется выдача одному человеку, например, увольняющемуся сотруднику.
На выплату зарплаты отводится не более пяти рабочих дней с учетом дня снятия налички в банке. Руководитель может сократить этот период в своем приказе по организации. Конкретные даты выдачи оплаты за труд фиксируются на первых листах в расчетно-платежной или платежной ведомостях.
Давайте чуть подробнее остановимся на том, как заполняются зарплатные ведомости. Обратите внимание: если зарплата зачисляется на банковские карты, то такие документы не понадобятся.
Расчетно-платежная ведомость
По какой форме составляется. По унифицированной № Т-49. Ее утвердил Росстат в Постановлении от 05.01.2004 г. № 1.
Сколько экземпляров нужно. Один.
Кто составляет и кому передает. Ведомость составляется в бухгалтерии, подписывается главбухом и руководителем, а затем передается кассиру.
В чем особенности документа. В нем совмещаются данные о:
- начисленной зарплате;
- удержаниях из нее;
- выплаченных суммах.
Когда в компании используется ведомость № Т-49, тогда не нужны по отдельности расчетная и платежная ведомости. Это так, потому что информация из последних совмещается в ней одной.
Как заполняются некоторые строки. Вот так.
Таблица 2. Как заполнить расчетно-платежную ведомость
|
В какой графе |
Что указывается |
|
Начислено (графы 8–13) |
Составляющие начисленной зарплаты работника: · оклад; · премия; · отпускные; · больничные и т.п. |
|
Удержано и зачтено (графы 15–18) |
Составляющие удержаний из зарплаты работника: · НДФЛ; · выданные авансы; · возмещения в счет нанесенного организации материального ущерба и т.п. |
|
К выплате (графа 21) |
Разница между общими суммами начислений и удержаний |
|
Подпись (запись о депонировании суммы) (графа 23) |
Здесь работники ставят свои подписи при получении зарплаты. Если кто-то не пришел ее получать, тогда кассир в этой графе делает запись «Депонировано» |
В конце ведомости записывается, какая сумма по ней выплачена, какая депонирована и какой РКО составлен. Речь идет про единый расходник, которым оформляется операция выдачи зарплаты из кассы. В нем ничего не указывается в строках «Выдать» и «Получил». А в качестве приложения приводится ссылка на номер и дату расчетно-платежной ведомости, под которую он формируется.
Платежная ведомость
Она очень похожа по смыслу и порядку составления на расчетно-платежную ведомость. Разница лишь в том, что нет блоков с подсчетом зарплатных начислений и удержаний. Есть лишь суммы к выдаче.
По какой форме составляется. По унифицированной № Т-53, утвержденной Постановлением Росстата от 05.01.2004 г. № 1.
Сколько экземпляров нужно, кто составляет и кому передает. Здесь полная аналогия с расчетно-платежной ведомостью:
- составляется бухгалтером в одном экземпляре;
- подписывается у главбуха и руководителя;
- передается кассиру.
Как заполняются некоторые строки. В графе 4 «Сумма» проставляется зарплата к выдаче.
В графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» расписываются работники. По аналогии с ведомостью № Т-49 если кто-то не пришел за зарплатой, то кассир здесь делает отметку «Депонировано».
Вот еще два общих момента про ведомости;
- ошибки в них можно исправлять. Для этого неправильное зачеркивается одной чертой. Сверху вписывается правильное с датой внесения исправления. И все это заверяется подписью составителей документа: кассира, бухгалтера, главбуха или руководителя. Заодно указываются их должности и ФИО;
- ведомости хранятся долго. Шесть лет, если компания ведет по работникам лицевые счета. И 50 или даже 75 лет, если лицевых счетов нет. 50 лет будет для документов, составленных после 01.01.2003 г., а 75 – для тех, что сформированы до этой даты.
В завершении этой части статьи покажем на схеме, что делает кассир, когда выдает зарплату.
Рисунок 2. Что делает кассир, когда выдает зарплату
Как выдать заем наличными из кассы
В самой процедуре выдачи займа наличкой нет ничего сложного:
- выписываете РКО на сумму займа;
- даете его на подпись заемщику;
- регистрируете подписанный расходник в кассовой книге.
Однако есть сложности с тем, какую именно наличность выдавать взаймы и на какую сумму. Разберемся с этими моментами.
Какую наличность можно выдать взаймы
Только ту, что снята с расчетного счета в банке. Торговую выручку использовать для такой цели нельзя.
Исключением из этого правила являются:
- ломбарды;
- микрофинансовые организации;
- кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные.
Они могут выдавать займы из возвращенных в кассу долгов, а именно основных сумм по ним, процентов и неустоек.
Есть ли ограничения по сумме займа
Если заемщиком является организация или ИП, тогда заем наличкой не должен превышать 100 тыс. руб. А если деньги занимает физлицо, к примеру, работник компании, то такого ограничения не будет.
И еще момент, про который важно помнить. Когда выдаете заем для оплаты товаров, работ, услуг, тогда применяйте контрольно-кассовую технику.
Подробности про то, кем и когда используется ККТ, есть в нашей статье «Применение ККТ: кто обязан использовать контрольно-кассовую технику и что будет, если этого не делать».
Документальное оформление движения денег в кассе зависит от конкретной ситуации. В статье рассмотрели пять типов хозяйственных операций с наличкой. Используйте подсказки из статьи, чтобы не запутаться в последовательности действий и в разных «бумажках», которыми они подтверждаются.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь