Аутсорсинг бухгалтерских услуг: зачем передавать ведение бухучета на сторону, как это сделать и сколько стоит

Как работает аутсорсинг бухгалтерии

У передачи бухучета на сторону есть правовое обоснование. Это п. 3 ст. 7 Закона о бухучете. Там говорится, что руководитель вправе заключить договор об оказании бухгалтерских услуг его компании. Это и есть аутсорсинг – передача внутренней бизнес-функции сторонней организации или внештатному исполнителю.

Бухгалтерию на аутсорс выводят как мелкие, так и крупные предприятия. Причем передают лишь что-то из учетной рутины или заказывают расширенный пакет услуг, включающий не только бухгалтерские операции, но и управленческий учет с бюджетированием.

Вот примеры того, как можно организовать взаимодействие с аутсорсинговой фирмой.

Таблица 1. Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Выбранный вид определит два момента:

К примеру, договор на комплексное сопровождение будет стоит дороже, чем только расчет зарплаты. Но при этом аутсорсер сам заплатит все штрафы из-за неверно подсчитанных налогов или сданной с опозданием отчетности, если вдруг такое допустит.

Далее мы еще вернемся к вопросам стоимости и ответственности. А пока давайте разберемся, нужен ли вам бухгалтерский аутсорсинг. К слову, это наша вторая статья по такой теме. В первой – «Аутсорсинг: какой функционал можно передать на сторону и как это сделать» – мы разбирались с общими вопросами, например, рассказали про плюсы и минусы процесса.

Нужна ли вам передача бухгалтерии на аутсорсинг

На вопрос из заголовка можете ответить только вы. Мы лишь поделимся пятью подсказками про то, когда аутсорсер выручит, а когда вы и сами справитесь.

Итак, нужен ли вашему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг?

Да, чтобы сократить затраты

Услуги аутсорсера могут стоить в разы дешевле, чем штатная бухгалтерия. Чтобы понять, так ли это в вашем случае:

Мы вам немного поможем с подсчетом и сориентируем с расценками.

Чтобы узнать стоимость своей бухгалтерии, сложите такие цифры за месяц:

Кроме этого, есть не ежемесячные траты на покупку новых ноутбуков, принтеров, сканеров, телефонов и другого офисного оборудования. Сюда же можно докинуть штрафы и пени, которые компания платила из-за бухгалтерских косяков – ошибок с налогами или срывом отчетных сроков.

В общем, может набежать приличная сумма. Например, такая:

Это скриншот из Excel-расчетчика, который мы смастерили вам в помощь. Скачивайте его с нашего сайта и заполняйте своими цифрами.

А теперь давайте разберемся с ценниками от аутсорсинговых фирм. Конечно, конкретики под ваш бизнес мы не сможем показать, но минимальную планку обозначим. Отыскали ее на сайтах четырех высокорейтинговых компаний, которые оказывают услуги по ведению бухучета. Мы бы привели и больше расценок, но многие аутсорсеры рассказывают о них только по заявке на сайте.

Таблица 2. Аутсорсинг бухгалтерских услуг: примерные цены

На итоговую цену услуги влияют такие факторы:

Если интересно, какие еще способы помогут урезать траты в бизнесе, кроме аутсорсинга, читайте наши статьи:

Да, чтобы работать с профессионалами

Штатный бухгалтер может оказаться ленив, некомпетентен, а то и нечист на руку. Причем последнее – самое страшное. Ведь если это главбух, то он не просто стащит с работы пачку бумаги, а придумает целую схему с переводом денег и других активов компании в свои закрома.

Это не наши выдумки. Вот для примера пересказ двух реальных историй, которые мы прочитали в телеграм-канале «Считай, управляй». Его ведет основательница компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Пример 1 – про бухгалтера, не разбирающегося в ВЭД

Компания изготавливала столешницы из камня. Часть продукции экспортировалась.

Для экспортных операций применяется ставка НДС 0%. Но чтобы ее получить, нужно правильно заполнить налоговую декларацию, причем уложиться с подачей документов в ИФНС в 180 дней с даты реализации.

Бухгалтер не знал про это, поэтому просто не платил НДС по экспорту, никак не подтверждая право на нулевую ставку. Это нарушение закона, за которое прилетели бы недоимка по налогу, пени и штраф на общую сумму 4,5 млн руб.

Аутсорсинговая компания спасла клиента. Для этого ее специалисты организовали правильный процесс: сначала доплатили НДС и лишь потом подали уточненные декларации в зачет якобы переплаченного налога. В итоге в бюджет пришлось перечислить только пени в 200 тыс. руб.

Пример 2 – про бухгалтера, не замечающего сбыт запчастей налево

Компания оптом продавала запчасти для грузовых автомобилей. Бухгалтер от аутсорсера, за которым закрепили учет реализации, нашел нестыковки между распечатками накладных и данными по ним же в 1С.

Нестыковка была в том, что по 1С списывали большее количество запчастей, а в накладной на печать выводили меньшее. Оказалось, это мошенническая схема. Вот ее суть:

Мы не знаем, участвовал ли в этой схеме бухгалтер. Но в любом случае штатные учетные работники виноваты в том, что не сверяли распечатки с данными в 1С. Этим занялся лишь специалист аутсорсинговой фирмы. В результате бухгалтерской «слепоты» или сговора компания за два года потеряла на таких хищениях 5 млн руб.

Этими примерами мы хотели показать вот что:

Да, чтобы не платить налоговые штрафы

Если вы передадите налоговый учет на аутсорс, то штрафы за все ошибки в расчете налогов и декларациях будет платить аутсорсер. Для этого аутсорсинговые фирмы страхуют свою ответственность, чтобы деньги на такие выплаты были всегда. Вот смотрите, как об обязательствах перед клиентами аутсорсеры пишут на своих сайтах.

Это лаконичное заверение от СберРешенийt:

Это гарантии от Unicon Outsourcing:

А вот так про себя рассказывает Мое дело:

Теперь сравните с ситуацией, когда штраф от налоговиков прилетает за ошибку штатного бухгалтера. Доплаты в бюджет, пени и штрафы в таком случае лягут на компанию, потому что именно она является налогоплательщиком. А бухгалтер отделается лишь административными санкциями за свою оплошность, причем весьма скромными. К примеру, за задержку с подачей декларации его могут оштрафовать максимум на 500 руб. по статье 15.5 КоАП РФ.

Выше разобрали три причины, когда бухучет на аутсорсе – это на самом деле спасение от проблем в бизнесе. Но есть ситуации, когда лучше обойтись и без него. Вот, пожалуй, две главных.

Нет, если у вас все просто

Бухучет и налоги – это не всегда сложно и трудоемко. Все зависит от вашего бизнеса и от выбранной системы налогообложения. Вот два примера такой предпринимательской «простоты»:

В первом случае всего-то и надо, что пробивать чеки в приложении «Мой налог» и отправлять их клиентам. Даже составлять декларации не потребуется.

Во второй ситуации набор действий чуть шире, но тоже однообразен и несложен:

Причем эти обязанности можно отчасти скинуть с себя на налоговиков или на целую кучу сервисов, которые и налоги посчитают, и декларацию заполнят.

Скинуть на налоговиков выйдет, если проживаете в Москве, Татарстане, Московской или Калужской областях. Там идет эксперимент по внедрению автоматизированной упрощенки, когда инспекция сама вычисляет налог и ей не нужна ваша декларация. Подробности об этом читайте в статьях:

А сервисы можно отыскать у банков или компаний, которые помогают с бухгалтерским и налоговым учетом.

Нет, если любите мухлевать

Никого не ходим обидеть, но и хорошо знаем, что иной бизнес создается лишь для того, чтобы ловить рыбу в мутной воде. Если у вас как раз такое, тогда лучше мутите в одиночку. Вот две причины для этого.

Первая. Высокорейтинговые аутсорсинговые фирмы – это не какие-то конторы, где вам помогут реализовать обнальные схемы, уход от налогов и продажу контрафакта. Там все серьезно и по закону. В примерах выше рассказали, как именно аутсорсеры разгребали «помойку» из неверно составленной первички и по-правильному пересчитывали налоги. Поэтому если идти к ним, то только за прозрачными и законными подходами.

Вторая. Бухгалтерские аутсорсеры сообщают о подозрительных сделках своих клиентов в Росфинмониторинг. Они обязаны это делать на основании п. 2 ст. 7.1 Закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ, который в народе прозвали «антиотмывочным». В течение трех рабочих дней через личный кабинет на сайте Росфинмониторинга аутсорсинговая фирма расскажет о сомнительных операциях заказчика.

Какую компанию выбрать: рейтинг для аутсорсинга бухгалтерских услуг

Для тех, кто ищет бухгалтерскую компанию-аутсорсера есть отличная подсказка. Это ежегодный рейтинг от агентства РАЭКС. В июле 2022-го он составлялся в 13-й раз и вот кто оказался в топовой десятке :

Всего в рейтинге 81 компания. Как говорится, есть из чего выбирать, ведь все это – надежные партнеры.

В статье «Аутсорсинг: какой функционал можно передать на сторону и как это сделать» мы уже писали про то, как найти хорошего аутсорсера. Теперь давайте сосредоточимся на особенностях для бухгалтерских компаний. Специалисты советуют интересоваться шестью моментами.

Опыт учета и налогообложения в вашей сфере

Узнайте, есть ли у аутсорсера специалисты, которые знают, как вести учет и считать налоги для компаний из вашей сферы. Этот момент особенно важен для сложных или узких направлений, например, строительство, сельское хозяйство, некоммерческие организации.

Количество сотрудников и их загрузка

Поинтересуйтесь такими моментами:

Квалификация и коммуникационные навыки выделенных специалистов

Наведите справки про то:

А их умение коммуницировать пригодится, чтобы не наломать дров в общении с налоговиками, банкирами, контрагентами. Если вы отдадите аутсорсеру все учетные процессы, значит, именно его сотрудники будут запрашивать первичку у поставщиков, созваниваться с ИФНС или отсылать в банк документы, подтверждающие сделку. Нужно, чтобы за всеми этими процессами стояли вежливые, но настойчивые люди.

В идеале вас должны познакомить с командой специалистов. Еще идеальнее, когда за вашим бизнесом закрепят не только главбуха, но и руководителя проекта, персонального ассистента, куратора. Они нужны, чтобы было с кем оперативно решать возникающие проблемы и консультироваться.

Техническое обеспечение процессов

Это вопросы о том, какие программные продукты и оборудование используются. Здесь не только учетная программа, но и использование облачных серверов, программ для коммуникации и отслеживания выполненных задач.

К примеру, хорошо, когда ваша база 1С размещается не на ПК аутсорсера, а в облаке, чтобы минимизировать риск утраты данных. Отлично, если через какое-нибудь приложение вы можете следить за объемом и характером задач, которые решает за вас аутсорсер. Замечательно, если переписка по рабочим вопросам ведется не через email, где в ворохе спама можно упустить важное сообщение.

Пакет услуг и цена

Уточните:

Профессиональная этика и ответственность

Это про то, как аутсорсер хранит вашу коммерческую тайну и на какую сумму застраховал свой финансовый риск.

Вот показатели ответственного подхода:

Как составить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг и где взять образец документа

Если вы обратитесь к крупному аутсорсеру, то он сам предложит вариант договора. Вам лишь останется его изучить на соответствие обещаниям с сайта или из коммерческого предложения. Но чтобы изучалось легче, давайте посмотрим на советы от специалистов. Мы обобщили их подсказки про то, на что обратить внимание в тексте договора и какие подвохи там могут быть.

Начнем с общих моментов. Их три.

Первый. Договор аутсорсинга – это в терминах ГК РФ договор оказания услуг. Про него написано в главе 39 ГК РФ.

Второй. Слова «аутсорсинг» и «аутсорсер» не используются в законах РФ, поэтому не стоит писать их и в договоре. Называйте его договором на предоставление бухгалтерских услуг, а стороны именуйте заказчиком и исполнителем.

Третий. Пропишите в договоре такие моменты:

А теперь перейдем к конкретике про предмет, конфиденциальность и ответственность.

Что написать в предмете договора

Нужно конкретно сформулировать, что будет делать исполнитель. Например, общая фраза «исполнитель обязуется вести бухучет и считать налоги» не подойдет. Здесь все расплывчато: что именно подразумевается под «вести бухучет», какие налоги будут рассчитываться? Лучше напишите так:

«Исполнитель обязуется вести бухгалтерский учет операций заказчика, а именно:

Обратите внимание: не нужно прописывать в предмете договора каждую подробность. Лучше вынести детали в приложение и уже в нем сформулировать все, что ждете от исполнителя по каждому участку учета. К примеру, по зарплатному блоку это будет так.

Таблица 4. Примеры формулировок в договоре аутсорсинга

Как обозначить условие о конфиденциальности

Вот пять моментов про конфиденциальность, которые важно включить в договор:

Как разграничить ответственность

Сформулируйте в договоре, за что отвечаете вы. К примеру, так:

«Заказчик отвечает за:

А вот пример формулировки ответственности для аутсорсера:

«Исполнитель несет материальную ответственность в размере действительного ущерба заказчика в виде штрафных санкций от государственных налоговых органов и государственных внебюджетных фондов, если санкции возникли из-за нарушений исполнителя, а именно:

Предлагаем скачать пример документа с нашего сайта. Посмотрите, как строится типовой шаблон:

Договор аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг – Образец.

Что еще учесть при передаче бухгалтерии на аутсорс

Пóмните, в чем была одна из проблем «ковидной» удаленки, которую старались закрыть в первую очередь? Недостаток коммуникации по рабочим вопросам. Это может стать сложностью и при передаче бухгалтерии на аутсорс. Чтобы такого не случилось, сделайте три вещи.

Создайте проектную команду

Крупные аутсорсинговые фирмы обычно формируют такие команды. Хорошо, если она будет и у вашей компании, чтобы «вживление» аутсорса прошло безболезненно. Эти сотрудники будут курировать передачу функционала на сторону, а затем общаться с выделенными вам специалистами.

Вот несколько моментов, которые важно учесть:

Пропишите правила взаимодействия с аутсорсером

Письменно согласовывайте важные вопросы с аутсорсером и придерживайтесь того, о чем договорились. Вот что стоит зафиксировать на бумаге:

Внесите изменения во внутренние документы

Речь про то, чтобы поменять учетную политику и подготовить доверенности.

В учетной политике зафиксируйте, что с такого-то числа учет в организации ведет компания-аутсорсер. А доверенность выпишите на стороннего специалиста, который будет представлять ваши интересы перед налоговиками.

В России много компаний, оказывающих услуги по ведению бухучета и расчету налогов. У них давно отлажены процессы взаимодействия с заказчиками. В их штатах работают знатоки бухгалтерии для разных сфер и налоговых режимов. А еще они из своего кармана платят за допущенные ошибки. Возможно, передача учетного функционала такой компании окажется верным решением и для вашего бизнеса.

Комментарии 0