Ольга Воробьева

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Это вторая часть статьи. В первой мы говорили про то, как выбрать надежного контрагента, как посчитать оптимальный период просрочки и как стимулировать быструю оплату. Здесь расскажем про то, как отслеживать своевременность погашения дебиторки и как истребовать просрочку. А еще подарим шаблоны должностных инструкций, претензий, исковых заявлений и кредитной политики.

Этап 4. Отслеживаем своевременность погашения дебиторки

Чтобы отследить, как дебиторы погашают свои долги, нужны:

  • отчеты с данными про то, кто задолжал и сколько;
  • сотрудники, которые на основе этих отчетов будут поторапливать контрагентов рассчитаться.

Эти два момента обсудим далее.

Отчеты о дебиторской задолженности

В каких-то компаниях готовят целый комплекс отчетов, а где-то обходятся одним документом. Очевидно, что здесь все зависит от:

  • объемов продаж, числа контрагентов, сумм возникающей дебиторки;
  • количества работников, которые контролируют просрочку;
  • системы автоматизации учета и ее возможностей;
  • пожеланий руководства.

Предположим, в организации решили составлять один отчет. Как он может выглядеть? Например, так, как в таблице 1. Это примерный вариант реестра старения дебиторки.

Таблица 1. Образец реестра старения дебиторской задолженности (ДЗ)

Покупатель

№ накладной (счета-фактуры)

Дата продажи

Сумма продажи, руб.

Сумма ДЗ, руб.

Дни отсрочки платежа по договору

Дата платежа по договору

Дни с момента появления долга

Дни просрочки

Структура ДЗ, руб.

не проср.

проср.

в том числе проср. свыше 30 дней

1

2

3

4

5

6

7

8

9 (8 – 6)

10

11

12

ООО «Альфа»

 

15

10.05.22

237 400

150 000

15

25.05.22

94

79

 

150 000

150 000

 

18

10.06.22

14 300

10 000

10

20.06.22

33

23

 

10 000

10 000

 

26

15.06.22

56 870

56 870

5

20.06.22

28

23

 

56 870

 

Итого

308 570

216 870

30

×

155

125

 

216 870

160 000

ООО «Бета»

 

Итого по всем дебиторам

×

… 

А вот еще один образец в таблице 2. Суть та же, но колонки немного другие.

Таблица 2. Отчет о состоянии дебиторки по покупателю «Гамма» на 01.07.2022

Номер накладной (счета-фактуры)

Дата отгрузки

Сумма отгрузки, руб.

Отсрочка по договору, дн.

Ожидаемый срок оплаты

Дата поступления денег по факту

Оплата, поступившая за период с просрочкой, руб.

Просроченная задолженность

0 дн.

до 7 дн.

до 30 дн.

до 60 дн.

свыше 60 дн.

сумма, руб.

срок, дн.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

38

05.06.22

100 000

7

12.06.22

 

 

 

 

 

 

14.06.22

 

40 000

 

 

 

60 000

2

 

 

 

 

 

15.06.22

 

40 000

 

 

 

20 000

3

 

 

 

 

 

25.06.22

 

 

20 000

 

 

20 000

13

46

16.06.22

250 000

7

23.06.22

 

 

 

 

 

 

25.06.22

 

180 000

 

 

 

70 000

2

 

 

 

 

 

01.07.22

 

 

70 000

 

 

 

9

Итого

350 000

 

 

 

0

260 000

90 000

0

0

0

6*

Поступление денег по срокам, %

0

74 (260 000 ÷ 350 000 × 100)

26 (90 000 ÷350 000 × 100)

0

0

×

×

Примечание: * – средняя просрочка

Иночгда, помимо стандартных, для таких отчетов дат оплаты и просрочки вводятся расширенные показатели. Они помогают сразу понять, что это за дебитор – «важная птица» или «мелкая сошка». От такого будет зависеть, как вести себя с ним дальше:

  • мягко, но настойчиво напоминать о том, что ждете деньги, руководствуясь желанием непременно сохранить такого клиента на будущее;
  • продать долг коллекторам, чтобы бывший дебитор ощутил на себе все прелести общения с ними. А заодно позабыть о перспективах дальнейшего сотрудничества.

К примеру, вот какие данные пригодятся для отнесения контрагента к стратегическим или заурядным:

  • доля продаж клиенту в общей выручке;
  • оборачиваемость дебиторской задолженности конкретного клиента.

Чем больше цифры, тем солиднее контрагент.

Напомним, что второй показатель считается как отношение выручки к средней дебиторке. Для крупных клиентов оборачиваемость, возможно, будет высокой даже при существенных долгах. Причина в том, что продажи таким организациям велики и выручка оказывается значимой. Выходит, один рубль их дебиторки несет за собой немалый доход и компании выгодно продолжать работать с ними.

Подробнее о том, как вычисляется и что показывает оборачиваемость, смотрите в статье «Коэффициент оборачиваемости и продолжительность оборота в анализе деловой активности».

Напоследок расскажем, какие отчеты можно формировать, если одного документа мало, рабочих рук в организации много, а руководство и/или собственники очень любят детальную информацию. Смотрите в таблице 3 один из подходов. 

Таблица 3. Варианты отчетов о дебиторской задолженности (ДЗ)

Название отчета

Что в нем

Как часто составляется

Об ожидаемых поступлениях

Даты и суммы ожидаемых в течение дня поступлений и фактический приход денег

Ежедневно

О состоянии ДЗ

Разбивка дебиторки по группам:

·    текущая;

·    просроченная;

·    сомнительная;

·    безнадежная.

Напомним, что просроченная – это непогашенная в договорной срок. Сомнительная – это непогашенная в срок или с низкой вероятностью своевременного погашения и при этом ничем не обеспеченная. Безнадежная – это нереальная к взысканию, так как, к примеру, компании-дебитора больше нет или организация-кредитор не обратилась в суд вовремя и просрочила срок исковой давности

Еженедельно или ежемесячно

О работе по возврату просроченной ДЗ

Меры, которые предпринимались в отношении проблемной ДЗ, и полученные результаты

Еженедельно или ежемесячно

О списании безнадежной ДЗ

Сумма списанной дебиторки и причина, по которой ее не удалось истребовать

Ежеквартально

Сотрудники, которые работают с дебиторами

Чтобы коллеги работали слаженно:

  • разъясните, каков их функционал в отслеживании расчетов с клиентами;
  • мотивируйте, в том числе материально этот функционал реализовывать.

Обычно обязанности работников закрепляются в их должностных инструкциях. Мы нашли образец для специалиста, который занимается просроченными долгами и предлагаем его скачать.

А еще посмотрите в таблице 4, как можно распределить функционал между отделами и сотрудниками, чтобы оплата от клиентов поступала вовремя.

Таблица 4. Кто за что отвечает в компании при работе с дебиторкой

Какой специалист

Что делает

Менеджер по продажам

·  Оценивает надежность потенциального клиента до подписания договора с ним. Использует различную информацию, кроме финансовой отчетности;

·  напоминает клиенту о том, что подошел срок оплаты и что предпримет компания, если деньги не придут вовремя

Сотрудник финансовой службы

·  Анализирует финансовую отчетность потенциального клиента перед подписанием договора. Оценивает платежеспособность контрагента, его финансовую устойчивостьрентабельность,деловую активность и т.п.;

·  проверяет экономические условия договора. Следит, чтобы размеры отсрочки, кредитного лимита, скидки были выгодны, прежде всего, самой компании;

·  составляет отчеты о погашении дебиторской задолженности, о переводе ее из текущей в просроченную, сомнительную или безнадежную

Сотрудник юридической службы

·  Согласовывает договор с контрагентом;

·  готовит претензионные письма и прочие документы в процессе взыскания долга;

·  представляет компанию в суде, если вернуть долг «мирным» путем не выходит

Очевидно, что обозначить обязанности – это одно, а мотивировать их выполнять – другое. Поэтому в некоторых компаниях увязывают зарплату тех, кто работает с дебиторами по вопросам своевременного закрытия долгов, с результатами в этой сфере. Для этого, к примеру:

  • включают в менеджерскую премию процент от продаж только после поступления денег от клиента;
  • депремируют, если сотрудник забыл вовремя переслать контрагенту документы на оплату и просрочка связана с этим;
  • штрафуют, когда долг не погашается свыше 5-7-10 дней при том, что коллега не сделал задолжавшему клиенту ни одного напоминания;
  • сокращают бонусную часть зарплаты, если менеджер дал добро на отгрузку по договору с предоплатой, не отследив условия сделки и не дождавшись поступления денег.

Поделимся специальной формулой. По ней рассчитывается коэффициент эффективности работы с дебиторкой, и с его помощью корректируют премию менеджеров по продажам. Причем учитывается не просто наличие или отсутствие просрочки у «подопечных» клиентов, но и количество дней, на которые задержалась оплата. Вот как делается расчет такого показателя: 

КДЗ = 1 – (ПДЗ ÷ СПДЗ) × (СП ÷ КСП)

где КДЗ – коэффициент эффективности работы с дебиторской задолженностью для конкретного менеджера;

ПДЗ – просроченная дебиторка на конец месяца по клиентам, за которых отвечает конкретный менеджер;

СПДЗ – средний объем продаж клиенту за период, равный средней просрочке в днях;

СП – средневзвешенный период просрочки дебиторской задолженности;

КСП – критический срок просрочки.

В отношении двух последних параметров поясним отдельно. При расчете СП весом выступает сумма просроченного долга. А КСП компания определяется сама, исходя из условий своей работы. К примеру, устанавливает на уровне 30 или 60 дней. То есть такого периода, по завершении которого ждать больше не будут и пойдут с просроченной дебиторкой в суд, к коллекторам или к факторинговым компаниям.

Посчитаем КДЗ на условном примере. Допустим, на конец июня по клиентам менеджера Иванова сложились такие цифры:

Показатель

Значение

Просроченная дебиторка на конец месяца по подотчетным клиентам, руб.

1 000 000

Всего продаж подотчетным клиентам за июнь, руб.

80 000 000

Соответствие просроченных сумм и дней просрочки по ним, руб./дн.

·  200 000 руб. – 10 дн.;

·  350 000 руб. – 18 дн.;

·  450 000 руб. – 32 дн.

Критический срок просрочки, принятый в компании, дн.

30 

А вот такими будут вычисления промежуточных значений и итогового результата:

Показатель

Значение

ПДЗ, руб.

1 000 000

СП, дн.

22,7

= (10 ×200 000 + 18 × 350 000 + 32 × 450 000) ÷ (200 000 + 350 000 + 450 000)

СПДЗ, руб.

60 533 333

= 80 000 000 ÷ 30* × 22,7

КСП, дн.

30

КДЗ, ед.

0,9875

= 1 – (1 000 000 ÷ 60 533 333) × (22,7 ÷ 30)

Примечание: 30 – календарные дни июня

Выходит, эффективность работы менеджера с дебиторкой составляет 98,75%. От максимума премии ему можно начислить именно этот процент.

Этап 5. Истребуем просроченный долг

Что делать, если дебитор ушел в закат, занял глухую оборону и теперь недоступен по всем номерам телефонов земли? В общем, не платит вовремя ни при каких условиях. Тогда рассматривайте вариант истребования задолженности.

Далее поговорим о ситуации, когда:

  • в компании нет специалиста по взысканию долгов;
  • организация истребует долг своими силами и не рассматривает вариант продажи его коллекторам или уступки факторинговой фирме.

В таком случае практики советуют задействовать в процессе тех, кто:

  • хорошо знает клиента, имеет опыт работы с ним и понимает, насколько данный контрагент важен или не особо значим для компании. Это сотрудники отдела продаж;
  • хранит все финансовые документы по операциям, знает точную сумма задолженности и дни просрочки. Это бухгалтеры или финансисты;
  • разбирается в договорных условиях, умеет составлять грамотные претензии и способен подготовить исковое заявление в суд. Это юристы.

В идеале напишите инструкцию, по которой будут действовать коллеги. Они должны понимать, на каком этапе подключаться к проблеме и что от них ожидается. На схеме показали возможный вариант.

image2_001.png 

Рисунок 1. Кто и как работает с просроченной дебиторкой

Выходит, схема действий, по сути, сводится к трем шагам:

  • добиться от клиента признания долга;
  • написать ему претензию;
  • обратиться в суд.

Давайте рассмотрим каждый момент по отдельности.

Добиваемся признания долга

Добиться признания обычно означает получить от контрагента акт сверки взаимных расчетов. Этим действием вы готовите своей компании почву для последующего обращения в суд. Ведь подписанный дебитором акт – это один из документов, которые понадобятся, если дело дойдет до судебного взыскания задолженности.

Вот шесть моментов про акт сверки, которые стоит учесть.

Первый. Типовой формы документа нет. Поэтому организация может составить его по своему усмотрению, лишь бы в нем были обязательные реквизиты. Их перечень приводится в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». А еще обычно готовый шаблон встроен в программы автоматизации бухучета. К примеру, в 1С акт сверки точно есть. 

Второй. Два экземпляра акта направляются должнику с просьбой подписать уполномоченным лицом и выслать один экземпляр назад. Чтобы документ в дороге не затерялся и у вас было доказательство, что дебитор его получил, отправляйте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Еще вариант – лично передать клиенту под расписку его ответственного лица, например, секретаря.

Третий. Подпись абы кого на акте не подойдет. Идеально, если распишется руководитель компании-дебитора. Допустимо, если это будет главбух. Хуже, когда какой-то иной сотрудник. У последнего должна быть доверенность на признание долгов организации. Однако чаще всего установить ее наличие легко и быстро у стороннего лица не получается.

Четвертый. Если дебитор не прислал назад подписанный акт, но при этом погасил часть задолженности, то воспринимайте это как признание долга. Аналогичными по смыслу являются следующие действия:

  • уплата пеней и штрафов по договору;
  • присланное сообщение с просьбой о пролонгации;
  • акцепт инкассового поручения.

Пятый. Филиалы и представительства не вправе признавать свои долги. Это возможно лишь тогда, когда в доверенности от головной организации они уполномочиваются на это. Но вы ведь не знаете, есть ли такая доверенность, поэтому адресуйте акт руководству основной компании.

Шестой. Обязательно запаситесь письменным вариантом подтверждения долга, причем сообщения по e-mail недостаточно. К примеру, если в ответ на отправленный дебитору акт вы получаете звонок от тамошнего руководителя с заверениями, что он про все помнит, то не ведитесь на такое. Суд не примет устные заявления. Для него это недопустимые доказательства и даже тогда, когда есть свидетели разговора.

Пишем претензию

Претензионный порядок урегулирования спора – это обязательный этап перед обращением в суд. Если им пренебречь, то и суда никакого не будет, так как исковое заявление не станут рассматривать (пп. 2 п. 1 ст. 148 АПК РФ). 

Учтите следующие три момента в отношении составления и отправки претензии.

Первый. Напишите претензию на бланке компании. Поставьте номер и дату для исходящих писем.

Второй. Подпишите ее у руководителя или того, кто уполномочен подписывать подобные документы по доверенности. Можно даже указать номер и дату доверенности рядом с подписью или приложить ее копию.

Третий. В претензии укажите следующее:

  • реквизиты договора, обязательства по которому дебитор не выполняет;
  • конкретные пункты договора про сроки оплаты и последствия, если деньги не поступают вовремя;
  • свои требования к должнику. К примеру, оплатить долг и набежавшие по нему пени до такого-то числа.

К претензии прикладывайте подтверждающие документы, например, копии договора, накладной на отгрузку товаров, расчет пеней и т.п. А потом все это отправляйте так же, как и акт сверки, то есть по почте с описью и уведомлением о вручении. Или передавайте лично под расписку сотрудника компании-клиента.

Что будет, если хитрый дебитор проигнорирует ваше письмо и не пойдет за ним на почту? Для него ничего не изменится. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ написано так: если адресат мог получить корреспонденцию, но не стал этого делать, то сообщение считается доставленным.

У нас есть два шаблона для претензий. Первый — о выплате задолженности за поставленный товар и неустойки за просрочку оплаты товара, второй — об оплате задолженности по договору купли-продажи оборудования и пени за просрочку платеж.

Как быть, если контрагент не реагирует на вашу претензию: получил и молчит или попросту не идет за нею на почту? Примените обеспечительные меры, если в вашем случае это возможно. К примеру, приостановите все новые отгрузки по договору поставки. Или ограничьте доступ в помещение нерадивому арендатору. Или заблокируйте через интернет доступ к программному продукту, который вы продали неплатящему клиенту.

Только обязательно подкрепляйте все подобные действия документами и свидетельскими показаниями. Это нужно, чтобы впоследствии не оказалось так, будто это ваша компания – недобросовестный поставщик, подрядчик или арендодатель, который не исполняет свои обязательства, зато требует деньги.

И еще расскажем про некоторые хитрости, которые иногда помогают ускорить оплату по долгам. Вот они:

  •  в претензии напишите, что если контрагент не заплатит, то ваша компания обратится в суд. И вы предъявите ему в дополнение счета на судебные издержки и юридические услуги;
  • укажите, что злостное уклонение от погашения кредиторки наказывается по ст. 177 УК РФ в том числе лишением свободы до двух лет;
  • пообещайте передать долг коллекторской или факторинговой компании либо сообщите, что готовы продать его фирме-конкуренту. Последнее пугает тем, что скупка долгов за бесценок – это популярный механизм для поглощения мешающего бизнеса.

Обращаемся в суд

В статье не будем описывать тонкости судебных разбирательств. Расскажем лишь про то, когда есть смысл обращаться в суд. А еще подарим шаблоны исковых заявлений. Там два документа. Один для просрочки по договору оказания услуг, второй – по договору поставки.

Итак, когда стоит идти в суд? Специалисты-практики подсказывают на этот счет два момента.

Первый. Сопоставьте сумму долга и траты на юриста. Если первая величина намного меньше, то в судебных разборках вы потеряете больше, чем приобретете. Совет касается, прежде всего, тех компаний, где юриста в штате нет и придется нанимать стороннего.

Второй. Судитесь только с теми, с кого есть что взять. То есть у организации-должника на балансе должны быть активы, причем не меньше, чем ваших требований к ней.

Вообще наличие активов стоит проверять еще до заключения договора с контрагентом. Об этом мы писали в первой части этой статьи , а еще в материале «Экспресс-анализ финансового состояния предприятия: как провести диагностику по пяти показателям».

Поэтому, скорее всего, когда-то вы такую проверку уже делали, и дебитор не из тех, кто гол как сокол. Если так, тогда подавайте в суд иск о применении обеспечительных мер (ст. 92 АПК РФ). Зачем? Чтобы за время судебных разбирательств дебитор не избавился от своего имущества. И в итоге не получилось, что у вас на руках есть положительное решение суда, но нет реальной возможности удовлетворить свои претензии.

После подачи иска о применении обеспечительных мер происходит следующее (ст. 96 АПК РФ):

  • на имущество компании-должника накладывается арест;
  • вашей фирме выдается исполнительный лист;
  • этот лист передается приставам-исполнителям.

Все это означает, что ваш иск о возврате долга теперь обеспечен активами должника и можно спокойно ждать решения суда.

И еще момент. Даже если стало ясно, что дебитор с вами не рассчитается, так как активов или не было, или он успел их «спрятать», то все равно доводите процедуру взыскания до конца. Это нужно, чтобы получить от судебных приставов акт о невозможности погашения задолженности. Последний пригодится при списании безнадежного долга на расходы, уменьшающие налоговую базу по на прибыль. Когда такого акта нет, то налоговики считают, что ваша компания не сделала все, что могла, для возврата денег, и доначислят «прибыльный» налог.

Разработка кредитной политики

Кредитная политика – это этапы управления дебиторкой, которые описаны применительно к конкретной компании и уложены в один документ. Такой внутренний стандарт должен отвечать на вопросы:

  • как оценивать потенциальных дебиторов с точки зрения надежности;
  • какие отсрочку и кредитный лимит предоставлять;
  • как варьировать величины отсрочки и лимита между клиентами с разным уровнем надежности и значимости для компании;
  • какую скидку предоставлять за предоплату, а какую за погашение дебиторки раньше срока;
  • какие отчеты составлять для контроля за дебиторкой, в том числе за своевременностью ее погашения;
  • какие сотрудники и как участвуют в процессе мониторинга дебиторки;
  • как организуется работа с просроченными долгами.

По сути, это все то, о чем мы написали в этой и предыдущей статье , облеченное в формат внутрифирменного стандарта. Предлагаем скачать вариант кредитной политики. Это документ реальной компании. В нем учтено многое из перечня, который привели выше.

Эффективность управления дебиторской задолженностью: как понять, что стало лучше, чем было

Чтобы система управления дебиторкой в компании совершенствовалась, нужны маркеры. По ним компания отслеживает, как было и как стало. Давайте порассуждаем, какими они могут быть и этим завершим тему про управление дебиторкой.

В таблице 5 привели показатели, которые разумно взять за основу. Причем можно использовать все, а можно выбрать лишь некоторые.

Таблица 5. Как оценить эффективность управления дебиторкой

Показатель

Как рассчитывается

Что характеризует

Какая динамика ожидается

Доля ДЗ в выручке

= ДЗ ÷ Выручка = 1230 ББ ÷ 2110 ОФР

Какая часть денег от объема продаж приходит в компанию с опозданием, потому что оседает в ДЗ

Уменьшение. Идеальная ситуация, когда ДЗ вообще нет и вся начисленная выручка сразу же поступает на счета или в кассу. Но такое характерно разве что для розничных продавцов 

Доля просроченной ДЗ в ее общей сумме

= ДЗ просроченная ÷ ДЗ общая = Данные из табл. 5.2 пояснений к ББ и ОФР ÷ 1230 ББ

Какая часть ДЗ не погашена в срок

Уменьшение. В идеале просроченных долгов вообще не должно быть. Они становятся рискованным активом, так как повышается вероятность превращения их в безнадежные

Сумма безнадежных долгов, списанных в убыток

= ДЗ безнадежная = Данные из табл. 5.1 пояснений к ББ и ОФР, колонка «Списание на финансовый результат»

Какую сумму ДЗ не получится вернуть в оборот 

Уменьшение. Безнадежная ДЗ – это наихудший вариант для просроченной. Ее не просто не заплатили в срок. Ее вообще никогда не заплатят

Затраты на возврат просроченных долгов

Равняется судебным издержкам и тратам на юристов, если последние работают не в штате компании, а приглашаются со стороны

Какие дополнительные расходы компания несет для того, чтобы вернуть свои же активы

Уменьшение. Часто такие траты включаются в сумму иска к нерадивому дебитору. Однако если окажется, что ему нечем рассчитываться, тогда плюсом к непогашенной ДЗ компания получит еще и такие расходы

Примечания:

·    ДЗ – дебиторская задолженность;

·    ББ – бухгалтерский баланс;

·    ОФР – отчет о финансовых результатах;

·    цифры – номера строк в бухгалтерской отчетности 

Заметьте: в последней колонке мы написали про ожидаемую динамику, а не про требуемый норматив. Почему? Потому что самой компании решать, каким он должен быть. Конкретные значения, приемлемые для организации, можно зафиксировать в ее кредитной политике.

В двух статьях мы рассказали про пять этапов в управлении дебиторской задолженностью. В них обобщили инструменты, которые помогают минимизировать абсолютную величину долгов перед компанией и снижать долю просроченной составляющей.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.