Простой и эффективный сценарий автоматизации

Подход к автоматизации основного бизнес-процесса

Для начала обсудим сам верхнеуровневый основной бизнес-процесс предприятия. Это профильной процесс, который обеспечивает получение прибыли и является «стержнем» всего бизнеса. Рамки процесса раздвинуты максимально широко и емко – от подготовки планов и бизнес-вводных, до завершения деловой активности и получения бизнес-результата и прибыли. Все подпроцессы и этапы процесса взаимоувязаны, участвуют в формировании общей итоговой эффективности и получении бизнес-результата. На основной бизнес-процесс нанизываются доходы, расходы и к нему логически подвязываются вспомогательные и обеспечивающие процессы.
Мы исходим из того, что повышение эффективности каждого подпроцесса и этапа основного процесса прямо и положительно влияет на эффективность деятельности предприятия в целом. По этой причине мы делаем акцент на сквозную автоматизацию основного процесса, как на средство повышения общей эффективности деятельности предприятия (см. также про автоматизацию бизнес-процессов).
Понимание основного бизнес-процесса, как сквозного с максимально расширенными рамками, дает следующее:

• во-первых, гарантирует нам отсутствие информационных и управленческих разрывов и убирает дублирование и параллельные зоны автоматизации, в том числе хранение данных в различных системах;
• во-вторых, явное и достоверное перечисление его этапов позволяет в полной мере учесть, спроектировать и автоматизировать все аспекты деятельности и, в итоге, разработать действенную систему мониторинга и управления предприятием в целом.

Пример основного бизнес- процесса компании Infosuite

В прошлой статье «Опыт автоматизации проектно-ориентированной деятельности на платформе электронного документооборота» я рассказал об автоматизации процессов проектного офиса компании Infosuite на базе системы «1C:Документооборот». Эту систему мы использовали для автоматизации основного процесса компании Infosuite. Схему процесса мы сформировали на основе двух источников: 

• изучение реальной деятельности предприятий «как есть»;
• анализ вариантов референтных схем бизнес-процессов уровня предприятия, доступных нам из различных источников.

Мы синтезировали референтные схемы и реальный опыт предприятий, а также оптимизировали и декомпозировали процесс для наглядности и лучшей визуализации. В итоге мы получили верхнеуровневую, отчасти схематичную, но достоверную схему типового сквозного бизнес-процесса компании. Далее, в ходе декомпозиции и описания набора и групп процессов до второго и третьего уровней, уточнили и дополнили эту схему, а также требования к автоматизации.  

В таблице приведены  этапы, подпроцессы, функции основного бизнес-процесса, а также выходные результаты, которые должны создаваться и храниться в автоматизируемой системе.

Таблица. Этапы, подпроцессы, результаты и функции основного бизнес-процесса компании Infosuite.

№	Этапы и подпроцессы	Результаты и функции системы управления
1	Разработка стратегии, планирование бюджетов и формирование системы KPI	разработка и хранение документов и стратегических планов; формирование квартальных и годовых оперативных планов и финансовых расчетов, включая бюджеты; документы и расчеты системы KPI.
2	Маркетинг и продажи	разработка, согласование, хранение и контроль планов и бюджетов продаж, а также сводных показателей по планам продаж; разработка, согласование, хранение и контроль планов по территорям; разработка, согласование, хранение и контроль мастер-бюджета и других общих документов; отражение процесса продажи и активностей по этапам воронки продаж (или по пайплайну).
3	Управление продажами и взаимоотношениями с заказчиками	ведение и хранение структурированных записей о заказчиках, включая контактную и проч. информацию; ведение НСИ,  реквизитов и информации о заказчиках; ведение истории взаимодействия (коммерческих предложений, заказов и проч.) в разрезе заказчиков и групп заказчиков; ведение информации о запросах и предложениях заказчикам; ведение договорной работы – формирование, согласование и хранение договоров и соглашений с заказчиками; ведение официальной переписки и т.д.
4	Выполнение заказов и нарядов, производственный блок	контроль и отслеживание статуса заказов; ведение информации о ходе выполнения и подготовки (производства) заказов; ведение информации о комплектности и структуре заказов, а также технических работах; создание, утверждение и хранение детальной технической информации о предмете заказов, проектно-технической и методологической документации, спецификаций, нормативных требований и эксплуатационной документации; сбор и расчет данных производственного (хозяйственного или логистического) блока о затратах для расчета себестоимости и маржинальности.
5	Закупки и управление подрядчиками	закупка материалов, комплектующих и сборочных единиц, закупка исполнителей-подрядчиков; комплектация заказов; учет материалов и оборудования, контроль сроков выполнения заказов; ведение договорной работы – формирование, согласование и хранение договоров и соглашений с подрядчиками.
6	Диспетчеризация заказов и отгрузки (сдача-приемка) заказчику	отражение движения и отгрузки заказов (результатов работ); отражение движения первичных документов (хранение, скан-образы, доставка и получение); ведение официальной переписки и т.д.
7	Претензионная и гарантийная работа	ведение информации о претензиях заказчиков; ведение информации о гарантийных действиях и их затратной стоимости; ведение официальной переписки и т.д.

 

Автоматизация основного бизнес- процесса

Все перечисленные этапы, подпроцессы, функции и результаты автоматизированы и включены в состав системы управления проектами компании Infosuite.  Система реализована на платформе «1С:Предприятие» на базе нескольких систем:

• «1C:Документооборот»;
• «1С: Бухгалтерия предприятия»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом».

Ключевым элементом архитектуры и базой автоматизации основного сквозного бизнес-процесса служит система «1C:Документооборот» (см. рис). Системы «1С: Бухгалтерия предприятия»и «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматизируют обеспечивающие процессы подготовки регламентируемого учета. 

    Рис. Архитектура системы управления проектами компании Infosuite.

Основные задачи, которые система выполняет на сквозном процессе: 

• фиксация планов и показателей деятельности, включая финансовые данные, показатели и расчеты; 
• ведение договорной работы и обязательств перед заказчиками и подрядчиками;
• автоматизация оперативной работы продавцов, менеджеров, и специалистов, отражение показателей и результатов работ в официальных документах;
• отражение сути и состава оказываемых услуг и выполняемых работ (с детализацией), состава спецификаций, в том числе многофазных заказов, отгрузок, поставок и отдельных проектов;
• диспетчеризация выполнения заказов и отгрузок, контроль плановых сроков и обязательств перед заказчиком;
• отражение и аккумулирование затрат и трудозатрат, а также себестоимости вплоть до отдельных операций, контроль финансовых показателей и финансового результата в разрезе отдельных заказов, нарядов, проектов и этапов, менеджеров, заказчиков и т.д.;
• предоставление данных и расчет показателей для контроля и управления всеми стадиями деятельности предприятия,  подведение итогов и оценка деятельности за отчетный период.

«1С:Документооборот» как основа построения информационной системы предприятия

Мы рассмотрели кейс создания учетно-расчетной системы управления проектной деятельностью компании Infosuite.  Система поддерживает деятельность компании уже несколько лет и доказала свою эффективность.

Аналогичный подход к автоматизации может быть применен для организаций, деятельность которых  строится вокруг отдельных заявок, заказов, проектов или нарядов. Например:

• комплексные поставки оборудования для клиентов, которые включают закупку, комплектацию, установку, документирование, и могут включать, например, монтаж оборудования;
• геологические и геодезические работы, бурение скважин и монтаж инженерных сооружений;
• проведение комплексных мероприятий для внешних заказчиков;
• строительно-монтажные услуги по отдельным заказам и нарядам;
• строительство или модернизация объектов (например, точек продаж);
• услуги по сбору информации и получению разрешительной документации, и лицензированию;
• поставка, разработка, внедрение или сопровождение программного обеспечения;
• организационно-технические услуги, например, по подключение к энергетическим системам или установка инженерных систем;
• разработка и запуск в производство продуктов или продуктовых линеек;
• проектно-изыскательские работы.

К сожалению, роль системы «1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8», как основы построения информационной системы предприятия для средних и специализированных компаний, недооценена интеграторами и функциональными заказчиками. Вероятно, здесь работают стереотипы, связанные с толкованием термина «документооборот» в узком смысле (канцелярия, входящие-исходящие, поручения и т.п.).  Систему «1С:Документооборот» часто просто не рассматривают при проектировании и выборе ключевой системы для автоматизации указанных выше бизнесов.

Однако, система «1С:Документооборот» представляет собой решение для документационного обеспечения управления, которое, по своей сути, и есть основа мониторинга, контроля и управления. Система «1С:Документооборот» имеет  мощный инструментарий для создания комплексных решений – это функции маршрутизации, согласования и утверждения решений и документов, функции хранения документов, возможность реализации учетных и расчетных задач. Кроме того, есть штатные механизмы  интеграции со специализированными  системами регламентируемого учета. При необходимости можно добавить и расширить функционал и подключить дополнительные модули – производственный блок, GIS-системы, модули работы с данными и быстрой визуализации отчетов и проч.

Резюме: автоматизация верхнеуровневых сквозных бизнес-процессов немалого количества организаций на базе системы «1С:Документооборот» – это быстро, удобно, экономно и результативно.

 

Комментарии 0